Crear y administrar solicitudes de derechos del interesado para datos más allá de Microsoft 365 (versión preliminar)
Las solicitudes de derechos del interesado para datos posteriores a Microsoft 365 (versión preliminar) admiten dos tipos de solicitudes:
Exportación: exportación de los datos personales de un interesado que se encuentran en el panorama de datos de la organización.
Eliminar: la eliminación de todos los datos personales de un interesado que se encuentra dentro del panorama de datos de la organización.
Las solicitudes se pueden crear por dos medios:
Un interesado puede completar y enviar un formulario de solicitud en línea creado por su organización.
Un usuario de su organización puede crear manualmente una solicitud en nombre de un interesado.
En este artículo se explica cómo se pueden crear solicitudes, cuáles son las etapas de progreso de una solicitud y cómo administrar solicitudes hasta su cumplimiento.
Solicitudes creadas a partir de un formulario de solicitud
Un interesado externo a la organización, por ejemplo, un cliente o un antiguo empleado, puede realizar una solicitud del interesado directamente a su organización mediante un formulario de solicitud en línea que cree y hospede.
Aunque las solicitudes de puntos de interés del asunto para datos que van más allá de Microsoft 365 están en versión preliminar, le recomendamos que cree solicitudes de derechos del interesado usando datos artificiales o de prueba para evitar la recopilación o eliminación innecesarias de información personal.
Crear manualmente una solicitud
Un usuario de su organización puede crear una solicitud cuando, por ejemplo, un interesado se pone en contacto con su organización solicitando una exportación o eliminación de sus datos personales. Para crear una solicitud, un usuario escribe un generador de solicitudes para introducir detalles básicos sobre el interesado y, a continuación, conecta la solicitud a una plantilla, que determina cómo se cumple la solicitud. Todas las plantillas se pueden encontrar en la pestaña Plantillas de la página Formularios de solicitud y plantilla .
Propina
Para poder crear una solicitud, primero debe crear una plantilla.
Para crear manualmente una solicitud de derechos del asunto:
En la página Administración de solicitudes , seleccione Nueva solicitud para abrir el generador de solicitudes.
En la página Detalles básicos , seleccione la plantilla que quiera usar para la solicitud y, después, seleccione Siguiente.
En la página Formulario de solicitud , escriba los detalles necesarios sobre el interesado.
Selecciona Enviar.
Para recibir una solicitud de derechos del asunto desde el portal:
En la página Formularios de solicitud , seleccione la plantilla que desea usar para la solicitud.
Seleccione el vínculo Portal de privacidad para ir al portal de privacidad en línea de su organización.
Ingrese los detalles requeridos y complete el reto captcha.
Selecciona Enviar.
La solicitud se crea en el sistema y usted llega a la página de detalles de la solicitud. La solicitud está ahora en la fase de proceso de Validación de identidad. Visite Ver el progreso de la fase para comprender las etapas de la solicitud.
Página de administración de solicitudes y página de detalles de la solicitud
La página Administración de solicitudes enumera todas las solicitudes con información básica como el nombre, el estado, su fase actual, las siguientes acciones necesarias, la fecha límite de respuesta y el contacto o el propietario de la solicitud. Puede filtrar la tabla para ver las solicitudes por tipo, estado, fecha límite o contacto de plantilla.
Cada solicitud tiene su propia página de detalles. La página de detalles de la solicitud es donde realiza un seguimiento y administra el flujo de trabajo de la solicitud. Seleccione una solicitud de la lista de la página Administración de solicitudes para abrir la página de detalles de la solicitud.
Ver el progreso de la fase y el estado básico en la pestaña Información general
Cada solicitud pasa por diferentes etapas a medida que avanza hacia su finalización. En la página de detalles de una solicitud, la pestaña Información general incluye una barra de progreso que muestra las fases de la solicitud. Una marca de verificación verde indica una fase completada, el icono de carga azul indica que la fase está en curso y un círculo gris con una línea que la atraviesa indica que no se aplica la fase. Las etapas se detallan a continuación:
No iniciado: todas las solicitudes comienzan en esta fase; indica que el sistema está iniciando el proceso de validación de identidad.
Validación de identidad: si la solicitud se crea con una plantilla que designa una validación de identidad manual, se crea una tarea de validación de identidad para un ingeniero de datos y se muestra un icono de carga azul hasta que un ingeniero de datos complete la tarea. Cuando se complete la tarea de validación manual de identidad, se mostrará una marca de verificación verde. Si la solicitud se crea manualmente y la plantilla no requiere validación manual de identidad, se supone que el creador de la solicitud ha validado la identidad del interesado y este paso muestra un círculo gris con una línea a través de ella.
Análisis de datos: sea cual sea la clasificación o el tipo de información confidencial (SIT) que seleccionó en el formulario de solicitud o plantilla, el sistema busca coincidencias con esas clasificaciones o SIT dentro de activos en el mapa de datos. Cuando se identifican los activos, se muestran en la sección Ámbito de la pestaña Información general , donde se muestran los valores del interesado para las clasificaciones y SIT necesarias. Cuando se identifican los activos, se crean como tareas para el propietario del activo y se muestran en la pestaña Tarea . El propietario del activo debe revisar el activo para encontrar la información personal del interesado con el activo.
Trabajo en tareas: las tareas se han asignado y están en curso.
Aprobación de tareas: todas las tareas están completas y listas para su aprobación.
Listo para responder: todas las tareas se aprueban y la solicitud está lista para redirigirse de nuevo al interesado.
Nota
La respuesta al interesado se produce fuera de Priva mediante un método determinado por su organización.
Tareas
Cuando el análisis de datos determina que se ha encontrado una clasificación o SIT relacionada con una solicitud en un activo de mapa de datos, se asigna una tarea al propietario del activo, que normalmente es un ingeniero de datos de su organización. El propietario recibe un correo electrónico en el que se le notifica que se le ha asignado una tarea relacionada con una solicitud de derechos del asunto.
El trabajo del propietario del activo es ahora buscar en el activo para ver si contiene los datos personales del interesado relacionados con la solicitud. La sección Ámbito de la pestaña Información general de la solicitud indica los datos personales específicos que debe buscar el propietario.
Nota
La búsqueda de un activo de datos de los datos personales del interesado se produce fuera de Priva.
Algunos activos no muestran un propietario. Si se crea una tarea para un activo sin propietario, puede asignarle un propietario. En la página Tareas , seleccione una tarea para abrir su página de detalles. En la pestaña Propietarios de datos, seleccione Editar propietarios de datos, busque por usuarios para seleccionar un usuario y, a continuación, seleccione Confirmar.
Página Tareas
Todas las tareas se muestran en la página Tareas con propiedades básicas e información de estado. Las columnas se pueden filtrar para personalizar la vista o buscar tareas específicas; por ejemplo, para mostrar todas las tareas asignadas a determinados propietarios o tareas con un estado de estado determinado, como No iniciadas o En curso. Las tareas de cada solicitud también se encuentran en la pestaña Tareas de la página de detalles de la solicitud.
Trabajar en tareas
Para empezar a trabajar en una tarea, el propietario va a la página Tarea y busca la tarea asignada. Seleccione el nombre de la tarea para abrir un panel flotante con detalles sobre la tarea.
El primer paso es que el propietario reclame la tarea. En la pestaña Detalles del panel flotante, seleccione Reclamar tarea. El estado de la tarea cambia de No iniciado a En curso. El propietario ya está listo para empezar a trabajar en la tarea siguiendo estos pasos:
En el panel flotante de la tarea, vaya a la pestaña Ámbito para ver qué activos y qué valores del asunto de datos están dentro del ámbito de la solicitud.
Activos en el ámbito: cada activo enumerado tiene hipervínculos. Seleccione el vínculo de activo para ir directamente al activo en la Data Catalog.
Clasificaciones en el ámbito: vea las clasificaciones que están en el ámbito de la solicitud y los valores de cada clasificación que el propietario necesita buscar. Por ejemplo, podría enumerar la clasificación de "Todos los nombres completos" con un valor junto a ella de "Linar".
Para solicitudes de exportación:
Vaya a cada activo para buscar los valores de cada clasificación. Si los datos personales se encuentran en el activo, extraiga esos datos a un archivo CSV.
En Datos relacionados en el panel de tareas pendientes, seleccione Cargar y cargar el archivo CSV. Puede ver el contenido del archivo CSV después de cargarlo seleccionando el icono de vista situado junto a la fecha de carga. Vuelva a seleccionar el icono de vista para ocultar el contenido.
Para las solicitudes de eliminación: vaya a cada activo para buscar los valores de cada clasificación. Si los datos personales se encuentran en el bien, lleve a cabo la eliminación de esos datos.
Cuando termine de extraer y cargar el archivo CSV o de eliminar los datos, seleccione Marcar como completado para completar la tarea. El estado de la tarea cambia a ** Completado; esperando aprobación**.
Si no se encuentran los datos personales del interesado
Si el propietario del activo no encuentra la información del interesado en el activo, seleccione No aplicable en la parte inferior del panel flotante del activo. El estado de la tarea cambia a No aplicable.
Aprobar tareas después de su finalización
Cuando se completa el trabajo de una tarea, el contacto de la plantilla debe aprobar ahora la tarea. La aprobación de todas las tareas avanza la solicitud a la fase final de respuesta al interesado. Para aprobar una tarea:
Seleccione una solicitud de la página Administración de solicitudes para abrir su página de detalles.
En la pestaña Tareas , seleccione la casilla situada junto al nombre de la tarea. El responsable de privacidad debe inspeccionar los datos para asegurarse de que los datos recopilados coincidan con la identidad del interesado y de que no se capturaron involuntariamente datos inadecuados (como la información de otro interesado u otra información confidencial) en el archivo CSV.
Aprobar indica que el elemento de trabajo se revisó y se cumplió correctamente.
Rechazar indica que el elemento de trabajo se revisó y debe actualizarse antes de considerarse aprobado. Se notifica al propietario de la tarea y el estado de la tarea cambia a Rechazado. El ingeniero de datos debería volver atrás y extraer los datos correctos, así como volver a cargar un archivo CSV en la tarea y, a continuación, Marcar como completado. El responsable de privacidad, o el propietario de la solicitud, revisa de nuevo la tarea para su aprobación.
Una vez completadas y aprobadas todas las tareas de una solicitud, el responsable de privacidad (el propietario que figura como contacto de la solicitud) recibe un correo electrónico indicando que todas las tareas de la solicitud se completan y están a la espera de aprobación. La fase de la solicitud cambia a Listo para responder.
Responder a solicitudes y descargar paquetes de exportación
La respuesta al interesado se produce fuera de Priva. El responsable de privacidad responde al interesado transmitiendo los datos del paquete de exportación del interesado o confirmando que sus datos se han eliminado de los activos de datos de la organización.
Para solicitudes de exportación:
- En la página de detalles de la solicitud, ve a la pestaña Paquetes .
- Selecciona Descargar. El paquete se descarga como un archivo .zip que contiene todos los archivos CSV que se importaron para cada tarea.
- El responsable de privacidad proporciona el archivo de .zip al interesado para completar la solicitud de exportación.
Para las solicitudes de eliminación:
El responsable de privacidad se pone en contacto con el interesado y les informa de que todos sus datos personales han sido identificados y eliminados dentro de sus sistemas, y que se han completado las solicitudes de derechos del interesado.
Completar una solicitud
Cuando se hayan completado y aprobado todas las tareas y se haya notificado al interesado que se ha cumplido la solicitud, abra la página de detalles de la solicitud y seleccione Marcar como completado en la esquina superior derecha. El estado de la solicitud ahora es Completado. La tarea permanece en el sistema durante 180 días.