Mejorar sus proyectos con el acelerador de Office de administración de proyectos

Project for the Web es cómodo y fácil de usar. Dado que se basa en Microsoft Power Platform, es fácil personalizar con soluciones. Hemos creado una solución que agrega seis escenarios de administración de proyectos: el Acelerador de Office de administración de proyectos (acelerador de PMO). En este artículo se explica cómo usarlo para mejorar los proyectos en Project for the Web.

Nota:

Este artículo está destinado a los usuarios que usan Project para que la web trabaje en proyectos.

Requisitos previos

• El entorno debe tener la solución Acelerador de PMO implementada y habilitada por el administrador.
• Tendrá que pertenecer a un grupo que tenga los roles de seguridad necesarios para crear o editar proyectos en Project for the Web.

Escenarios de acelerador para ampliar la administración general de proyectos

💡 Solicitudes de proyecto Agrega una incubadora de ideas: puede capturar ideas para posibles proyectos nuevos y dedicar algún tiempo a desarrollar un caso de negocio para convertirlos en proyectos. Cambie el estado para avanzar la solicitud. Cuando State se establece en Activo , un flujo crea automáticamente un nuevo proyecto con Stage establecido en Crear.

💼 Programas Agrega un nivel en la parte superior de la jerarquía: puede agregar proyectos a un programa para mejorar la coordinación de recursos y esfuerzos, y para crear una imagen más amplia de las iniciativas de la organización.

Escenario: Solicitudes de proyecto

El acelerador usa una tabla de solicitudes de proyecto que los equipos pueden usar para proponer nuevos proyectos y un flujo de nube de Power Automate para crear un proyecto cuando se aprueba una solicitud de proyecto.

Nota:

El administrador debe activar el flujo de nube para que la aprobación de una solicitud cree un nuevo proyecto. Sin embargo, todavía puede agregar ideas de proyecto a la tabla Solicitud de proyecto. Cuando se activa el flujo de nube, las ideas se pueden aprobar y convertirse en proyectos.

Adición de una solicitud de proyecto

1. En el panel de navegación, seleccione Solicitud de proyecto.

2. En la barra de comandos, seleccione Nuevo.

   

3. El estado de solicitud de la propuesta es Nuevo.

   

4. Escriba un valor para Nombre y, a continuación, proporcione toda la información adicional sobre la solicitud que pueda. La persona que pueda aprobar propuestas la usará para decidir si la aprueba.

5. Cuando haya terminado de agregar más datos, en la barra de comandos seleccione Guardar y cerrar.

   

Revisión de una solicitud de proyecto

1. En el panel de navegación, seleccione Solicitud de proyecto.

2. Cambie a la vista Nuevas solicitudes de proyecto .

   

3. Seleccione la solicitud y, a continuación, en la barra de comandos, seleccione Editar.

   

4. Establezca Estado de solicituden En revisión y, a continuación, en la barra de comandos, seleccione Guardar. La solicitud deja de aparecer en la vista Nuevas solicitudes de proyecto, por lo que otros usuarios no pensarán que todavía necesita revisión.

   

5. Revise los detalles de la solicitud de proyecto y, a continuación, actúe en consecuencia:

   • Para pedir más detalles al solicitante, vuelva a establecer Estado de la solicitud en Nuevo y especifique qué detalles faltan editando Detalles. A continuación, en la barra de comandos, seleccione Asignar, asígnelo a la persona que aparece en Solicitado por y, a continuación, seleccione Guardar y cerrar.

     

   • Para que otra persona decida, seleccione Asignar en la barra de comandos, elija el nuevo revisor y, a continuación, seleccione Guardar y cerrar.

   • Si tiene suficientes detalles y puede tomar la decisión, establezca Estado de la solicitud en Aprobado o Rechazado según su decisión y, a continuación, seleccione Guardar y cerrar.

6. Si aprobó la solicitud, en unos instantes, la solicitud del proyecto aparece como un nuevo registro en Project con la fase establecida en Crear. Puede ordenar proyectos por el valor de Fase o incluso crear una vista que se filtre por ese valor.

   

Escenario: Programas

El acelerador usa una tabla Program que permite el seguimiento de resumen de proyectos relacionados. Por lo tanto, puede crear una jerarquía para que su organización revise los proyectos relacionados en curso sin abrir cada proyecto para revisar los detalles. A continuación, puede priorizar los esfuerzos entre proyectos basándose en aspectos como los rendimientos financieros esperados y el estado actual.

1. Establezca la marca de verificación para seleccionar un programa.
2. Seleccione la flecha para abrir el programa seleccionado.
3. O bien, use la barra de comandos para elegir una acción para el programa seleccionado.

Nota:

Al cambiar el tamaño del explorador, cambia la barra de comandos: solo muestra tantos comandos como se puedan representar de forma legible. Para ver más comandos, seleccione los puntos verticales en el borde derecho de la barra de comandos para abrir un menú.

Crear un programa

1. Abra Project para la web.

2. En el panel de navegación, seleccione Programa.

3. Se abre el formulario principal predeterminado (Información) y muestra la vista predeterminada de los programas (Programas activos). Puede cambiar a una vista diferente si no encuentra el programa que desea.

   Nota:

   El administrador puede cambiar tanto el formulario predeterminado como la vista predeterminada, por lo que la experiencia puede diferir un poco. La mayoría de las veces, se abre el formulario Información y, si cambia la vista predeterminada, puede seleccionar la vista que desee. Es mejor ver tantos programas como sea posible para que no cree programas duplicados o sustancialmente similares.

4. En la barra de comandos, seleccione + Nuevo.

   

5. Proporcione tantos datos como pueda y, a continuación, en la barra de comandos, seleccione Guardar y cerrar.

   

6. Después de crear un proyecto, debe activarlo antes de que empiece a supervisar los proyectos que incluye. Es posible que el proceso empresarial requiera que otra persona revise cada programa antes de activarlo. En cualquier caso, el proceso es sencillo: establezca el estado en Activo. Es posible editar los datos directamente, pero también hay un botón en la barra de comandos.

   

Adición de proyectos a un programa

1. Abra el programa donde desea agregar un nuevo proyecto y, a continuación, seleccione la pestaña Proyectos .

2. En la barra de comandos de la lista de la pestaña Proyectos , realice una de las siguientes acciones:

   • Para crear un nuevo proyecto para el programa, seleccione + Nuevo proyecto.
   • Para agregar un proyecto que ya existe, seleccione Agregar proyecto existente. Si no ve el comando que desea, seleccione los puntos verticales en el borde derecho de la barra de comandos para abrir el menú de comandos disponibles.

   

Actualización de los datos del proyecto de un programa

Al revisar un programa, es posible que no muestre toda la información más reciente del proyecto. Actualimente para obtener los datos más recientes.

1. Con el programa abierto, seleccione la pestaña Proyectos .

2. En la barra de comandos de la lista, seleccione Actualizar.

   

Informes de programa

Cada programa que cree tiene gráficos que representan diversos aspectos del estado y el valor del programa.

1. Con el programa abierto, en la barra de comandos, seleccione Mostrar gráfico.

2. Los gráficos aparecen en un panel situado a la izquierda del formulario principal. Hay varios gráficos disponibles: para elegir uno diferente, seleccione la lista desplegable en el nombre del gráfico.

   

3. Seleccione los puntos verticales justo a la derecha del nombre del gráfico para abrir un menú de acciones disponibles.

   

El panel principal también tiene dos gráficos que resumen los programas.

1. En el panel de navegación, en Mi área de trabajo, seleccione Inicio.
2. Revise los iconos con la etiqueta Estado del programa.

Sugerencia

Si el administrador ha implementado la plantilla de Power BI para el acelerador, en el panel de navegación, seleccione Informes para ver lo que está disponible.

Escenarios de acelerador para realizar un seguimiento de más detalles sobre cada proyecto

Los escenarios de cuatro aceleradores agregan profundidad: proporcionan una funcionalidad más profunda dentro de los proyectos.

🔥 Riesgos Agrega seguimiento para posibles amenazas significativas con implicaciones financieras. Revise periódicamente estos riesgos con las partes interesadas adecuadas para desarrollar planes de mitigación y contingencia, y decida cuándo es el momento de implementarlos.

🐛 Cuestiones Agrega la administración de problemas inesperados que aparece. Cree y asígnelos para minimizar rápidamente cualquier impacto en la programación del proyecto.

🚧 Cambios Agrega procesos de seguimiento de cambios para administrar posibles cambios en un proyecto y mantener un historial de cómo ha cambiado el proyecto con el tiempo.

📝 Estado Agrega información detallada sobre el estado y le permite crear informes sobre un proyecto para mantener actualizadas las partes interesadas.

Pestañas de proyecto con vistas de lista: Riesgos, Problemas, Cambios y Estado

Para cada uno de estos escenarios, el Acelerador agrega una pestaña al formulario Información del proyecto, con una vista de lista en la pestaña. Allí, puede agregar elementos que proporcionen una perspectiva centrada en el progreso del proyecto. En el caso de las pestañas Riesgos, Problemas y Cambios , estas funcionan básicamente igual.

• El selector de vista le permite elegir una vista diferente que enumera diferentes elementos, como Mis riesgos activos.
• La lista muestra los campos clave de cada elemento y le permite ordenar los elementos enumerados por valores de campo.
• La fila de letras le permite filtrar los elementos con la primera letra de sus nombres.
• La barra de comandos de lista ofrece comandos para crear y trabajar con elementos enumerados.

La pestaña Estado muestra campos adicionales encima de la vista de lista.

Agregar un elemento en la vista de lista de una pestaña

Nota:

Para ahorrar tiempo de lectura, este procedimiento usa la pestaña Cambios como ejemplo, pero también funciona en las pestañas Riesgos y problemas y Estado ; el texto del comando reflejará el tipo de elemento que agregue.

1. Abra el proyecto correspondiente.

2. Seleccione la pestaña Cambios .

3. En el selector de vista, seleccione Todos los cambios.

   La barra de comandos de la lista muestra los comandos disponibles. Si no se muestra el comando que desea, seleccione los puntos verticales en el borde derecho de la barra de comandos para abrir un menú:

   

   • Para crear un nuevo elemento, seleccione + Nuevo cambio.
   • Para agregar un cambio que ya existe en otro proyecto, seleccione Agregar cambio existente.

Edición de un elemento en una vista de lista

Nota:

Para ahorrar tiempo de lectura, este procedimiento usa la pestaña Cambios como ejemplo, pero también funciona en las pestañas Riesgos, Problemas y Estado ; el texto del comando reflejará el tipo de elemento que edite.

1. Abra el proyecto y seleccione la pestaña Cambios .

2. Cambie las vistas si es necesario y, a continuación, seleccione la fila del elemento en la lista.

3. En la barra de comandos de la lista, seleccione Editar.

4. Si el elemento no está activado, el registro será de solo lectura. Para editar, seleccione Activar en la barra de comandos.

   

Escenario: Riesgos

Los riesgos pueden causar estragos en el presupuesto o la programación de un proyecto. Por eso es fundamental identificar riesgos significativos de forma temprana, realizar un seguimiento de ellos y desarrollar planes de mitigación y contingencia. El formulario De información sobre riesgos le ayuda a hacerlo.

Adición de un riesgo a un proyecto

1. Siga los pasos para crear un nuevo elemento de vista de lista.

2. Escriba valores en todos los campos necesarios (están marcados con asteriscos).

   • En Impacto, debe realizar algún análisis para llegar a un valor defendible. No solo adivinen, ya que otros campos usan este valor en los cálculos y los responsables de la toma de decisiones lo usan para justificar los planes de mitigación y contingencia.
   • Al crear el riesgo, aparece como Propietario, pero puede cambiarlo a alguien que sea un delegado válido.

   

3. Rellene toda la información adicional que pueda admitir con datos o documentación. Intente seleccionar el valor más adecuado para Categoría o simplemente déjelo vacío. Las vistas pueden incluir Categoría como medio de filtrar u ordenar listas de riesgos.

   

   Sugerencia

   Si los proyectos son propensos a una cierta variedad de riesgos, considere la posibilidad de crear una "plantilla" de riesgo: cuando haya terminado de editar un riesgo, en la barra de comandos seleccione Guardar y, a continuación, seleccione Nuevo. Se abre un nuevo riesgo sin ningún valor para Project. Agregue valores para los campos necesarios y los demás que desee en la "plantilla" y, a continuación, en la barra de comandos, seleccione Guardar y cerrar. El riesgo de "plantilla" estará disponible como un riesgo existente que puede agregar a los proyectos.

Escenario: Problemas

A veces, las cosas no van según lo planeado: un recurso podría dejar de estar disponible de repente, un cambio planeado en una cosa interrumpe otra cosa: problemas emergentes. Cuando llegue una sorpresa desagradable, realice un seguimiento de él como un problema para minimizar el impacto en el proyecto.

Nota:

Los riesgos y problemas pueden parecer bastante similares, pero hay algunas diferencias clave:

• Ya se ha producido un problema, mientras que un riesgo es una posibilidad.
• Un riesgo implica cierto grado de amenaza financiera, mientras que los costos asociados a un problema ya se han incurrido o son insignificantes.
• Los riesgos suelen ser más amplios en el ámbito que los problemas.

Adición de un problema a un proyecto

1. Siga los pasos para crear un nuevo elemento de vista de lista.

2. Escriba un valor para Nombre.

3. Al crear el riesgo, aparece como Propietario, pero puede cambiarlo a alguien que sea un delegado válido.

4. Aunque puede guardar un problema con solo un nombre y un propietario, debe escribir una descripción suficiente para sugerir la resolución final.

5. Si tiene delegados adecuados, puede elegir valores para AssignedTo y Fecha de vencimiento, establecer Estado en Activo y, a continuación, en la barra de comandos, seleccione Guardar y cerrar.

   

Escenario: Cambios

Durante la ejecución del proyecto, es posible que tenga que cambiar de curso, tal vez una chispa de inspiración llegue (o tal vez una realización sombría). El escenario Cambios proporciona una incubadora de ideas dentro de proyectos (algo parecido al escenario de solicitud de proyecto).

Los cambios también proporcionan un historial de la ejecución de un proyecto, una manera de examinar el proyecto después de la finalización y aprender a ajustar los métodos y prácticas.

Proponer un cambio en un proyecto

1. Siga los pasos para crear un nuevo elemento de vista de lista.
2. Escriba valores en todos los campos necesarios (están marcados con asteriscos).
3. Agregue tantos detalles como pueda y, a continuación, guarde y cierre.

Escenario: Estado

El acelerador usa la tabla Status para agregar una pestaña Estado al formulario Información de la tabla Project . Varios indicadores ocupan la parte superior de la pestaña y la parte inferior contiene una vista de lista para informes de estado.

Creación de un nuevo informe de estado

1. Siga los pasos para crear un nuevo elemento de vista de lista.
2. Escriba valores en todos los campos necesarios (están marcados con asteriscos).
3. Gran parte del valor del informe es su calidad narrativa, por lo que es posible que desee completarlo durante varias sesiones de edición. Si es así, en la barra de comandos, seleccione Guardar si tiene previsto empezar a redactar ahora o Guardar y cerrar si tiene una tarea más inmediata a mano.
4. Cuando haya completado el informe, elija un valor para Enviado a y, a continuación, en la barra de comandos, seleccione Guardar y cerrar.

Pasos siguientes

• Obtener la imagen general desde el panel inicio
• Análisis de proyectos en Power BI