La guía de implementación de Project Online: principios para el éxito

Resumen: En este artículo se proporcionan administradores y organizaciones, las consideraciones clave en las que centrarse al implementar un sistema de administración de proyectos, como Project Online.

Se aplica a: Project Online

Introducción

En estos tiempos, existe una enorme presión sobre las empresas para que sean las más competitivas y que impulsen el valor para sus partes interesadas. siendo los más eficientes y basados en valores en lo que hagan, incluidos sus procesos y proyectos.

Sin embargo, para impulsar estas eficiencias y tomar decisiones basadas en información sobre procesos y personas, las organizaciones necesitan acceso rápido a información sobre los proyectos y el trabajo que se ejecuta. Aquí es donde entra en escena un sistema de administración de proyectos como Project Online. Fiel al axioma, "Lo que se mide, se puede administrar", un sistema de administración de proyectos proporciona herramientas a las organizaciones que intentan pasar de la administración de proyectos ad hoc a un proceso de toma de decisiones más basado en datos.

El desafío

Aunque la necesidad de un sistema de gestión de proyectos se justifica fácilmente, la implementación de uno puede no ser tan sencilla. Muchos no se dan cuenta de que la implementación de un sistema de gestión de proyectos es esencialmente un cambio de comportamiento fundamental para las personas implicadas, que es una empresa importante. Hay varios factores que influyen en el éxito de una implementación de este tipo, como un sistema sólido, la administración de cambios o la formación, entre otras cosas.

Como cualquiera que haya implementado un gran cambio de sistema se da cuenta, no se trata de las propias herramientas, sino de las personas que usan esas herramientas y sistemas que deben administrarse como parte del proyecto. ¿Cómo se puede implementar un sistema de administración de proyectos? ¿Cómo se garantiza el éxito de la implementación?

Este documento intenta establecer directrices paso a paso para implementar un sistema de administración de proyectos, de modo que los usuarios y las organizaciones que lo intenten tengan una receta que seguir.

Preparación para la implementación

Hay una serie de consideraciones que la organización debe tener en cuenta antes de la implementación real en un sistema de administración de proyectos como Project Online.

1: Establecer el verdadero "¿Por qué?"

Uno de los aspectos más críticos de la implementación del sistema de administración de proyectos es la parte anterior a la implementación del proyecto. Al igual que cualquier otro proyecto, antes de embarcarse en el camino de la implementación de un sistema de gestión de proyectos, tiene sentido evaluar las necesidades básicas y establecer el 'WHY' para una iniciativa como esta.

Muchas veces, la necesidad de un sistema de administración de proyectos se identifica como consecuencia de algún otro error de iniciativa. Por ejemplo, un ejecutivo podría querer un informe de todos los proyectos en los que están trabajando los recursos de sus organizaciones y, si los datos no se almacenan en un repositorio centralizado, podría ser muy difícil proporcionarlos. Del mismo modo, una organización podría estar intentando planear su cartera de proyectos del próximo año y, sin un sistema, podría provocar un caos.

Sin embargo, lo fundamental es recordar que es importante identificar el verdadero "por qué" en estos escenarios y evaluar si un sistema centralizado de administración de proyectos realmente ayudaría al caso. Sin un verdadero punto difícil de resolver, la implementación no tiene un fondo en el que mantenerse.

Algunos ejemplos de los temas comunes para implementar Project Online son:

• Falta de visibilidad del trabajo general del proyecto dentro de los equipos.
• Administración de recursos entre organizaciones.
• Administración del presupuesto y la cartera

2: Identificar los requisitos de todas las partes interesadas

Una vez identificado el motivo principal para implementar un sistema de administración de proyectos, deberá conocer las necesidades de varias partes interesadas.

Como se ha explicado anteriormente, un sistema de administración de proyectos es diferente de otras implementaciones del sistema porque aporta un cambio en un nivel fundamental a un grupo grande de la organización. Aunque la necesidad de implementar un sistema de administración de proyectos que he originado de usuarios con un punto crítico, es importante involucrar a las otras partes interesadas clave, como los administradores de proyectos, los administradores de recursos, los miembros del equipo, etc.

Cada uno de estos grupos de partes interesadas se verá afectado de manera diferente como parte de la implementación de un sistema de administración de proyectos, por lo que es importante comprender el impacto, analizarlo y acordar un resultado deseable para cada una de las partes.

3: Identificar el estado actual

Muchas veces, solo porque una organización no tiene un sistema centralizado de administración de proyectos no significa necesariamente que no tengan una práctica de administración de proyectos. Podría haber varios procesos y procedimientos locales que podrían ser un gran paso adelante para la implementación si se usan adecuadamente.

Por lo tanto, el siguiente paso de este recorrido es identificar el estado actual y la madurez de la administración de proyectos. Este ejercicio debe responder a preguntas como:

• ¿Cuáles son los procesos actuales que funcionan bien y qué no funciona bien?
• ¿Qué procesos se replicarán en el sistema de administración de proyectos?
• ¿Qué procesos o partes de los procesos son conocimientos tribales y tendrán que definirse aún más?
• ¿Qué procesos se prestan a una mayor estandarización y definición?

4: Definir el estado futuro

Como continuación del paso anterior, es importante definir los procesos futuros de las funciones de administración de proyectos y los procesos relacionados. Por ejemplo:

• ¿Cómo se iniciarán los proyectos?
• ¿Qué constituye un proyecto?
• ¿Se modelará tanto el trabajo de proyecto como el que no sea de proyecto en el sistema de administración de proyectos?
• ¿Cómo se asignarán los recursos a los proyectos? ¿Se necesitarán aprobaciones para la asignación de recursos?

Esto le permitirá definir los procesos y metodologías que se modelarán en el sistema de administración de proyectos. Puede haber escenarios en los que un proceso no exista actualmente para realizar una función específica.

En esos escenarios es muy importante definir primero el proceso sin tener en cuenta la herramienta o el propio sistema y, a continuación, averiguar cómo hacerlo funcionar dentro del sistema.

Definición correcta

Defina el aspecto que tendrá el éxito del sistema de administración de proyectos y describa claramente el resultado ideal. Sin una línea base para la medición, no tendrá ninguna manera de evaluar el proyecto.

5: Determinar la propiedad del sistema de administración de proyectos

Un error común que se comete durante la implementación de un sistema de administración de proyectos es que no se define claramente quién será el propietario de la herramienta. Es importante comprender que un sistema de administración de proyectos no es solo una herramienta de TI. Se sugiere encarecidamente que alguna parte de la empresa posee los procesos y estándares implementados en el sistema de administración de proyectos. En las organizaciones en las que existe una oficina de administración de proyectos (PMO) formal, generalmente se supone que es responsabilidad de un PMO.

¿Necesita una oficina de administración de proyectos centralizada?

Una oficina de administración de proyectos es un equipo dentro de una organización que tiene la responsabilidad de definir y mantener los estándares de administración de proyectos dentro de esa organización. El objetivo de una PMO es garantizar la entrega de valor a través de proyectos simplificando su ejecución.

Normalmente e inexactamente, la implementación de un sistema de administración de proyectos está acoplada a un PMO. Además, el grupo que encabeza la implementación del sistema de administración de proyectos se convierte en una especie de PMO. Sin embargo, la implementación de un sistema de gestión de proyectos no significa necesariamente que se establezca un PMO y garantice el éxito de los proyectos.

Es importante hacer la pregunta: ¿su organización realmente necesita un PMO? En general, tener un organismo central responsable de la práctica de administración de proyectos y la herramienta del sistema de administración de proyectos resulta beneficioso para mantener la coherencia y impulsar la adopción, pero es una decisión diferente para cada organización.

Además, hay varios tipos de PMO, que las organizaciones pueden elegir en función de los proyectos y la cultura de la organización.

El tamaño de la organización también desempeña un papel en la decisión de establecer una PMO. Aunque es deseable un PMO formal, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas no tienen una PMO. Normalmente tienen un responsable de la toma de decisiones o un grupo pequeño que cumple una función similar. El énfasis está en definir y mantener los estándares para la gestión de proyectos, y no necesariamente tener un grupo etiquetado como PMO.

6: Priorizar requisitos

Al igual que con cualquier otro proyecto, la implementación de un sistema de administración de proyectos requiere una identificación y priorización de ámbito adecuadas. Un error común que comete la organización en esta fase es intentar hacerlo todo, lo que no supone un buen enfoque. Las organizaciones deben tratar de resolver el punto de dolor más crítico identificado en los pasos anteriores, obtener algunas victorias tempranas y, a continuación, embarcarse en agregar otras funciones en fases posteriores.

• Se recomienda pensar en la creación de estos requisitos como bloques LEGO, donde los requisitos se basan entre sí. Sin una plataforma básica sólida, esto se desmoronará.
• Identifique los requisitos críticos y los elementos necesarios para habilitar ese requisito. Por ejemplo, para habilitar una administración precisa de recursos, es imperativo que tenga un proceso de creación y administración del ciclo de vida de proyectos bien definido, un proceso bien definido para medir la capacidad de los recursos y una asignación basada en esos proyectos. Hay varias maneras de crear estas funcionalidades y la organización debe elegir el enfoque que se adapte a su cultura y necesidades. Por ejemplo, algunas organizaciones se usan para usar partes de horas para realizar un seguimiento del trabajo, pero la misma no se recibe bien en otras organizaciones.
• Una vez identificados y filtrados todos los requisitos para los críticos, dé prioridad a ellos en función del valor que entreguen.
• Identifique los criterios de aceptación para cada uno de esos requisitos y defina qué es correcto en cada uno de los requisitos.
• Y, por último, intente cuantificar las ventajas derivadas si se cumplen cada uno de los requisitos.

7: Identificar las partes interesadas y el equipo principal para la implementación

Una vez que haya identificado el ámbito de la implementación, identifique a sus asociados en esta iniciativa. Un equipo típico de implementación del sistema de administración de proyectos tiene este aspecto.

Patrocinadores

Necesitará un fuerte patrocinio para su proyecto de arriba abajo. Identifica a los patrocinadores que te apoyarán y tienes suficiente influencia para eliminar obstáculos a medida que te encuentres con ellos.

Equipo principal

Este sería el equipo real del proyecto que realizaría el trabajo práctico en el proyecto de implementación de un sistema de administración de proyectos.

Equipo de referencia

Dado que no puede tomar todas las decisiones usted mismo, ni puede ir a todos los usuarios cada vez que necesite comentarios, necesitará un equipo de usuarios que proporcionen instrucciones sobre varios procesos. Podría ser su "quick-feedback-group".

8: Definir una escala de tiempo para la implementación

Es irónico que muchos de los proyectos de implementación de un sistema de administración de proyectos no tengan una programación de proyecto. Por lo general, esta es una de las principales razones para que estas implementaciones se salgan de los raíles. Asegúrese de desarrollar una escala de tiempo de proyecto clara para la implementación con resultados claros.

9: Desarrollar un plan de administración de cambios

Como se ha explicado anteriormente, un sistema de administración de proyectos afecta a casi todas las partes de la organización en varios niveles. Requiere un esfuerzo concertado para la administración de cambios para asegurarse de que la organización acepta el cambio.

Un plan claro para administrar el cambio debe establecerse mucho antes de comenzar la implementación. Un buen plan de gestión de cambios incluye la difusión de la conciencia sobre la iniciativa, los esfuerzos para aumentar el deseo de los participantes de aprender y adoptar el sistema, y suficientes conocimientos y capacitación para sostener el cambio.

Durante la implementación

Ahora que se ha completado el trabajo inicial antes de comenzar la implementación, es el momento de iniciar la ejecución. A continuación se proporcionan algunas directrices sobre cómo trabajar a través de la implementación.

1: Administrarlo como un proyecto

Como se ha explicado anteriormente, la implementación de un sistema de administración de proyectos es como cualquier otro proyecto. Con los resultados definidos, supervise activamente el logro de los resultados de forma oportuna.

2: No dejes que oscurezca

Tradicionalmente, una implementación media del sistema de administración de proyectos tarda entre seis meses y un año. Esto se debe a que un sistema de administración de proyectos siempre se ha visto como una serie interconectada de características y se supone que una característica no se puede entregar sin otra. En la era de los proyectos Agile, esta es una receta para desastres, y más en el caso de un sistema de administración de proyectos.

Intente dividir la implementación en paquetes de trabajo fáciles de entregar y entregarlos rápidamente. Por ejemplo, supongamos que una de las entregas es permitir que los proyectos pasen por un flujo de trabajo de aprobación. En este caso, habilitaría una instancia de Project Online y, a continuación, habilitaría la funcionalidad de creación de proyectos como paso siguiente. A continuación, crearía un flujo de trabajo de aprobación para los proyectos como una entrega independiente, en lugar de intentar entregar toda la funcionalidad al mismo tiempo.

Esto no solo le permitirá puntuar victorias rápidas, sino que también permitirá al equipo probar y proporcionar comentarios antes de que la implementación se aleje demasiado de las pistas. Esto alimentará el apetito de los usuarios, y también validará las suposiciones de diseño y dará la oportunidad de corregirlas.

3: No diseñar para excepciones

Una trampa común en la que se encuentran la mayoría de las implementaciones del sistema de administración de proyectos es dedicar mucho tiempo a diseñar escenarios que son más de una excepción que una estándar. Esto no solo pierde tiempo y recursos, sino que también sesga la implementación en algo que no satisface al público principal.

Es importante reconocer que ninguna herramienta puede satisfacer el 100 % de los escenarios y la mejor opción es elegir soluciones que resuelvan las más críticas.

Otra perspectiva de esto sería la "parálisis del análisis". La indecisión elimina el impulso de un proyecto. Es importante tener un equipo fuerte y patrocinador que pueda tomar decisiones rápidas con suficientes datos.

4: Mantenerlo simple

Como se mencionó anteriormente, es tentador abrir las puertas a un nuevo sistema de administración de proyectos, y activar todas las funciones y características individuales e impresionar a los usuarios. Sin embargo, este enfoque no impresiona a los usuarios, sino que los sobrecarga. Personas no puede controlar demasiados cambios de una sola vez. En este contexto, mantenga las cosas sencillas para empezar. Siempre puede agregar funcionalidad adicional más adelante una vez que los usuarios se acostuman al sistema.

5: Datos medibles

Una de las razones principales por las que se implementa un sistema de administración de proyectos es la capacidad de informar y la visibilidad asociada. Sin embargo, para generar informes y paneles significativos que puedan dar lugar a una toma de decisiones basada en la información, es importante pensar en los informes mientras se crea el sistema de administración de proyectos. En muchos casos, los informes son una consecuencia, y esto no solo socava el impacto de un sistema de administración de proyectos, sino que también quita el "factor wow".

6: Planear el entrenamiento

No se puede decir lo suficiente sobre el tiempo necesario para desarrollar un plan de entrenamiento sólido para los usuarios. Es importante tener en cuenta que las personas aprenden de diferentes maneras, por lo que desarrollar un plan de entrenamiento que incluya material escrito, vídeo, audio e interacción cara a cara.

Además, muchos de los manuales de entrenamiento se centran solo en el "procedimiento" técnico de la herramienta y omiten cosas como explicar por qué se necesita una aprobación determinada o por qué un miembro del equipo necesita actualizar sus tareas. Es de suma importancia que el material de entrenamiento no sólo cubra el procedimiento, sino que también ponga el tiempo para explicar las ventajas de hacer las cosas de una manera determinada.

Posterior a la implementación

Consulte los siguientes artículos para obtener más sugerencias sobre cómo administrar el sistema de administración de proyectos después de la implementación.

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