Uso de flujos de trabajo para la administración de propuestas en Project Server

Resumen: Obtenga información sobre fases, fases, tipos de proyectos empresariales y flujos de trabajo en Project Server 2013 y Project Server 2016 administración de la demanda.
Se aplica a: Project Server 2016, Project Server 2013

En este artículo se describe cómo se implementa la administración de la demanda en Project Server. Para obtener información adicional, consulte Hitchhiker's Guide to Demand Management in Project Server 2013 (white paper).

Puede usar las herramientas de administración de demanda de Project Web App para capturar todas las ideas de proyecto en un solo lugar y, a continuación, guiarlas a través de un proceso de toma de decisiones que se adapte a las necesidades de su empresa. El uso de estas herramientas ayuda a los usuarios a tomar decisiones sobre qué propuestas aprobar y a realizar el seguimiento de un proyecto hasta que el trabajo se haya completado.

La administración de la demanda en Project Server usa:

• Páginas de detalles del proyecto : páginas de Project Web App donde los usuarios pueden ver y actualizar la información del proyecto.

• Fases : conjuntos de páginas de detalles del proyecto específicas de un área del ciclo de vida del proyecto.

• Fases : una manera de organizar varias fases.

• Flujos de trabajo : una manera de aplicar los procesos empresariales a medida que los proyectos pasan por las distintas fases y fases.

• Tipos de proyecto de empresa: una manera de incorporar las fases, las fases y las páginas de detalles del proyecto junto con un flujo de trabajo en una forma estandarizada de hacer un proyecto.

Repasamos cada una de ellas en las secciones siguientes.

Páginas de detalles del proyecto

Los usuarios de Project Web App ven o actualizan datos de proyectos en las páginas de detalles de proyectos. Puede personalizar una página de detalles de proyectos eligiendo elementos web que usen los campos que desea que aparezcan. En la administración de propuestas, las páginas de detalles de proyectos se muestran al usuario en diversas etapas de un proyecto siempre que necesita recopilar información de un usuario o mostrar información a un usuario.

Etapas

Una etapa incluye una o varias páginas de detalles de proyectos, agrupadas para recopilar información sobre un proyecto. Esta información se puede usar o actualizar mediante un flujo de trabajo.

En Project Web App, puede definir qué páginas de detalles del proyecto se muestran en una fase determinada, qué campos son necesarios y cuáles son de lectura y escritura o de solo lectura, y de qué fase (hablaremos de las fases de la sección siguiente) de la que forma parte la fase.

Para cada etapa de un proyecto, le recomendamos definir las acciones que deben llevarse a cabo y la información que necesita recopilarse en función de sus requisitos empresariales para el proyecto. Esta información le ayudará a definir la lista de campos que necesita mostrar en las páginas de detalles de proyectos y las acciones que necesita que el flujo de trabajo lleve a cabo. Los siguientes pasos explican el procedimiento general:

1. Definir lo que necesita suceder con el proyecto en cada etapa

2. Definir la información necesaria que desea capturar con las páginas de detalles de proyectos

3. Definir el estado de los campos en cada etapa (Requerido, Lectura/escritura o Solo lectura)

Fases

Una fase de administración de propuestas se usa para organizar varias etapas que conforman un conjunto común de actividades en el ciclo de vida del proyecto. Algunos ejemplos de fases son la creación de proyectos, la selección de proyectos y la administración de proyectos (representada en las fases predeterminadas de Project Web App como Crear, Seleccionar y Administrar). Las fases mismas son solo una manera de organizar las etapas y no determinan el orden en que se ejecutan las etapas. (El orden de las etapas se determina por el flujo de trabajo asociado).

Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo aplican los procesos empresariales y ofrecen una manera estructurada para que los proyectos se muevan en las fases y etapas. Se puede configurar un flujo de trabajo para que haga diversas acciones con base en la entrada del usuario para cada etapa, como el envío de mensajes de correo, la asignación de tareas y la espera de acciones de proyectos específicas.

Por ejemplo, es posible que tenga una fase "Propuesta inicial" en la que incluya una página de detalles del proyecto con un campo personalizado para el costo del proyecto. Puede configurar el flujo de trabajo para que acepte o rechace automáticamente el proyecto en función de si el costo del proyecto supera determinado límite.

En la imagen siguiente se muestran las cinco fases de administración de la demanda que se incluyen en Project Web App y cómo encajan entre sí. Dentro de cada fase hay fases de ejemplo como "Propuesta de idea" y "Revisión inicial". Cada fase puede tener una o varias páginas de detalles del proyecto asociadas. Toda la colección de etapas representa un solo flujo de trabajo que se puede asociar con un tipo de proyecto empresarial.

Hay cuatro pasos generales que se deben realizar para crear el flujo de trabajo en Project Web App:

1. Diseñar el flujo de trabajo con base en los requisitos del negocio.

2. Cree los campos personalizados, las páginas de detalles del proyecto, las fases y las fases necesarias en Project Web App.

3. Cree el flujo de trabajo en SharePoint Designer 2013 e impleméntela en Project Web App.

4. Crear un tipo de proyecto empresarial que use el flujo de trabajo.

Tipos de proyectos empresariales

Un tipo de proyecto empresarial reúne todos los elementos de la administración de propuestas combinando un solo flujo de trabajo con sus fases y etapas con definiciones de plantilla de sitios de proyecto y departamento. Normalmente, los tipos de proyectos empresariales se alinean con departamentos individuales, por ejemplo, proyectos de marketing, proyectos de TI o proyectos de RRHH. El uso de tipos de proyectos empresariales ayuda a clasificar los proyectos dentro de la misma organización que tienen un ciclo de vida de proyecto similar. Para un usuario, los tipos de proyectos empresariales aparecen en una lista desplegable cuando el usuario hace clic en Nuevo proyecto en el Centro de proyectos.