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Modelar escenarios de costos en el análisis de la cartera

Resumen: Aprenda a usar la funcionalidad de análisis de cartera de PWA para modelar la combinación óptima de proyectos dentro del presupuesto planeado.

Se aplica a: Project Online, Project Server 2016, Project Server 2013

El análisis de costos es el proceso de coincidencia de la demanda de trabajo con la financiación disponible. Es uno de los métodos de análisis de cartera de proyectos habilitados por project web application (PWA). El análisis de costos es una característica principal de PWA y está disponible en Project Online y en las versiones admitidas de Project Server.

PWA también admite el análisis de restricciones de recursos para que coincida con la demanda de trabajo con la oferta de recursos.

Se requieren tres entradas para realizar el análisis de costos en PWA:

  • Cartera de proyectos definida, con costos estimados

  • Priorización de proyectos

  • Descripción de los fondos disponibles

Estas características se pueden combinar para crear escenarios específicos. Por ejemplo, un escenario puede suponer niveles de financiación anuales de 20 000 000 USD. Otros escenarios pueden suponer niveles de financiación de 10 000 000 USD. Algunos escenarios pueden priorizar el crecimiento. Otros escenarios pueden priorizar la mitigación de riesgos.

En este artículo se le enseñará a interpretar y usar la pantalla Analizar costo en PWA para crear estos escenarios.

Captura de pantalla que muestra la opción Analizar costo en la barra de herramientas.

Esta pantalla se divide en tres componentes:

  • Métricas

  • Frontera eficiente de cartera (o alineación estratégica)

  • Resumen de la cartera de proyectos (representado como un gráfico de cuadrícula o dispersión)

Análisis de cartera de ejemplo en project web application.

Métricas

La cuadrícula de métricas de la parte superior izquierda de la pantalla muestra cálculos de escenarios de alto nivel. También puede usar esta cuadrícula para agregar nuevas restricciones al cálculo de costos.

Cuadrícula de métricas de ejemplo.

  1. Para agregar restricciones, haga clic en el vínculo Modificar de la sección Límites de costos de la cuadrícula Métricas .

  2. Agregue campos adicionales de la lista Restricciones disponibles . Estos campos aparecerán ahora en la sección Límites de costos .

  3. Haga clic en la sección Límites de costos para asignar una restricción al campo recién agregado.

  4. Haga clic en Recalcular en la pestaña Análisis para volver a calcular la cartera en función de las nuevas restricciones.

Frontera eficaz

La frontera eficaz es una herramienta que se usa habitualmente en el modelado de escenarios.

Ejemplo de frontera eficaz.

Cada proyecto se clasifica por beneficios y costos estimados. A continuación, se muestra la combinación óptima de proyectos para cada punto de coste.

Una cartera que se encuentra en la frontera eficiente representa el mayor valor que se puede lograr para ese costo. Una cartera por debajo de la frontera eficiente comunica que se puede lograr más valor por el mismo costo.

Puede usar la frontera eficiente para comunicar las ventajas de valor que tienen lugar como parte de las discusiones de priorización de cartera.

Alineación estratégica

Puede usar el gráfico de alineación estratégica para evaluar si los proyectos están alineados con sus objetivos.

Alineación estratégica de ejemplo.

Por ejemplo, es posible que haya dicho que expandir la base de clientes es el objetivo principal de la organización. El gráfico de alineación estratégica muestra que la mayor parte de sus gastos se destinan a mejorar la satisfacción del cliente. Es posible que desee reconsiderar cómo se asigna el gasto.

Cuadrícula de datos del proyecto

La cuadrícula de datos del proyecto es la interfaz principal en esta pantalla.

Cuadrícula de datos del proyecto de ejemplo.

Revise las columnas de esta cuadrícula para comprender el estado de la cartera. El administrador de PWA es responsable de modificar qué columnas aparecen en la pantalla.

Dentro de esta cuadrícula, puede indicar a PWA que fuerce un proyecto determinado dentro o fuera del análisis. Puede hacerlo si se debe completar un proyecto para mantener la organización en cumplimiento normativo.

Forzar resaltado en la cuadrícula de datos del proyecto de ejemplo.

Forzar los proyectos dentro o fuera de un escenario a menudo da como resultado una cartera de proyectos sub-óptima. Consulte la frontera eficaz después de recalcular su cartera para evaluar los impactos de forzar o sacar un proyecto.

Gráfico de dispersión

También puede revisar la cartera en un gráfico de dispersión.

Captura de pantalla que muestra las opciones Analizar gráfico de costos y dispersión seleccionadas en la barra de herramientas.

El gráfico de dispersión muestra todos los proyectos por su costo total y el valor total entregado.

Gráfico de dispersión de ejemplo.

El gráfico de dispersión está codificado en color en cuatro clasificaciones posibles diferentes para cada proyecto:

Estado Definición
Seleccionado El proyecto se ha seleccionado en el escenario actualmente en análisis.
Sin seleccionar El proyecto no se ha seleccionado en el escenario actualmente en análisis.
Forzado en El proyecto se vio obligado a entrar en el escenario que se está revisando.
Forzado a salir El proyecto se ha forzado a salir del escenario que se está revisando.

Vista de análisis de costos

Use los controles de la sección Proyectos de la cinta de opciones para cambiar la vista o cargar nuevos valores de restricción.

Captura de pantalla de la sección Proyectos de la cinta de opciones.

Volverá a cargar los valores de restricción si ha cambiado el costo subyacente de los proyectos dentro del análisis de cartera y necesita actualizar los cálculos con el nuevo costo.

Otros controles de la sección Proyectos incluyen:

Control Descripción
Rejilla Haga clic en Cuadrícula para mostrar una cuadrícula de proyectos, sus prioridades, costos y otros datos del proyecto.
Gráfico de dispersión Haga clic en Gráfico de dispersión para mostrar un gráfico del costo del proyecto frente al valor.
View Use el menú Ver para seleccionar una vista. Puede agregar nuevas vistas en la página Configuración de PWA.
Volver a cargar valores de restricción Haga clic en Volver a cargar valores de restricción para volver a cargar los valores de restricción de la base de datos de Project Web App. Use esta opción si los valores se han actualizado desde que inició el análisis.
Ocultar métricas Haga clic en Ocultar métricas para ocultar la tabla Métricas y el gráfico Frontera eficiente. Vuelva a hacer clic en Ocultar métricas para mostrarlos.

El cálculo inicial se guarda automáticamente como escenario de línea base. El escenario de línea base representa la selección sin restricciones de cada proyecto dentro de la cartera. Los usuarios pueden realizar análisis de hipótesis en el escenario cambiando las distintas opciones y recalculando la solución óptima dentro de los nuevos parámetros.

Guardar el escenario

Puede guardar cualquier escenario creado para una revisión adicional.

Guardar escenario de selección de cartera.

El escenario ahora se agrega a la lista de escenarios disponibles para su revisión.

Escenarios disponibles para su revisión.

Después de crear un modelo de escenario, guarde el escenario para una revisión adicional. Si configuró el análisis de recursos durante la creación del análisis, al guardar un escenario se activará el botón Analizar recursos .

Opción Analizar recursos en la barra de herramientas.

Esto le permitirá examinar aún más el escenario en busca de posibles problemas de capacidad de recursos.

También puede considerar la posibilidad de finalizar el escenario confirmando la ejecución de los proyectos seleccionados.