Uso de Project Online con usuarios externos

En Project Online, un sitio de Project Web App es una colección de sitios dentro de SharePoint Online y compartir un sitio de Project Web App con usuarios externos funciona igual que compartir cualquier otro sitio de SharePoint Online. En este artículo, se tratan las opciones de uso compartido externo que son relevantes para Project Web App en Project Online, junto con las implicaciones de licencias para proporcionar a los usuarios externos acceso a las características de Project Web App en Project Online. También le recomendamos que lea sobre cómo administrar el uso compartido externo para su entorno de SharePoint Online.

Una vez que un sitio de Project Web App se ha compartido con un usuario externo, el usuario puede colaborar a través de documentos y listas en ese sitio, incluidos los riesgos y problemas. Se necesita una licencia de Project Online para todas las interacciones en un sitio de proyecto.

Puede crear y administrar recursos con una licencia de Planner y Project Plan 3 o Planner y Project Plan 5.

Nota:

Para obtener más información sobre Project Online consideraciones de licencia para usuarios externos, consulte la descripción del servicio Project Online.

La administración de licencias y permisos para usuarios externos es la misma que para los usuarios internos. (Para buscar los usuarios externos en la lista de usuarios, busque usuarios con #EXT# en el nombre de usuario).

Planear el uso compartido de Project Web App con usuarios externos

Hay dos opciones para compartir el sitio de Project Web App en Project Online. Puede rellenar previamente el directorio de Office 365 con los usuarios con los que desea compartir el sitio, o bien puede enviar invitaciones de uso compartido a los usuarios directamente desde el sitio de Project Web App.

Rellenar previamente el directorio

Puede rellenar previamente el directorio de Office 365 con usuarios externos, como mediante Microsoft Entra colaboración B2B o agregando usuarios manualmente y cambiando el tipo de usuario a Invitado. Esto tiene varias ventajas:

• Al configurar el uso compartido para el sitio de Project Web App, puede elegir la opción Permitir el uso compartido solo con los usuarios externos que ya existen en el directorio de las organizaciones . Esto le proporciona un mayor nivel de control sobre el uso compartido del sitio limitando el ámbito de quién puede ser invitado al sitio.

• Si importa una lista de usuarios en el directorio a la vez, puede agregarlos automáticamente a grupos de seguridad y usar estos grupos de seguridad para controlar los permisos de sitio para los distintos roles de Project Web App, como administrador de proyectos, miembro del equipo, etc.

• Puede asignar licencias a los usuarios importados antes de enviarles el vínculo al sitio de Project Web App para que tengan el acceso adecuado cuando inicien sesión en Project Web App.

Adición de usuarios a medida que avanza

Si decide no rellenar previamente el directorio, puede elegir la opción Permitir usuarios externos que aceptan invitaciones de uso compartido e iniciar sesión como usuarios autenticados al configurar el uso compartido para el sitio.

La ventaja de este método es que el sitio se puede compartir fácilmente con cualquier persona que tenga una Office 365 o una cuenta de Microsoft. Puede invitar a nuevos usuarios siempre que lo necesite haciendo clic en Compartir en el sitio de Project Web App. Los usuarios que aceptan invitaciones se agregan al directorio de Office 365 y se pueden administrar allí.

Una cosa a tener en cuenta en el uso de este método es que los usuarios invitados no se agregan al directorio de Office 365 hasta que acepten la invitación de uso compartido, y deben estar en el directorio para poder asignarles una licencia de Project Online. Por este motivo, no tendrán acceso completo al sitio de Project Web App cuando reciban la invitación por primera vez. Todavía pueden trabajar con documentos, problemas y riesgos, pero no podrán administrar proyectos ni trabajar con hojas de horas hasta que tengan una licencia de Project Online y hayan aceptado la invitación.

Elección de un método de uso compartido

Puede usar cualquiera de los métodos de uso compartido anteriores o puede usar una combinación de los dos. Puede rellenar previamente el directorio con una lista inicial de usuarios y, a continuación, invitar más adelante. Lo importante es elegir la opción de uso compartido que sea mejor para usted.

La opción Permitir el uso compartido solo con los usuarios externos que ya existen en el directorio de las organizaciones es más restrictiva y permite un mayor control sobre quién se puede invitar al sitio. Para usar esta opción, debe rellenar previamente el directorio con los usuarios a los que desea invitar al sitio.

La opción Permitir usuarios externos que aceptan invitaciones para compartir y firman Office 365in como usuarios autenticados es la más versátil y le permite enviar invitaciones a cualquier persona con una cuenta de Microsoft o . Todavía puede rellenar previamente los usuarios en el directorio con esta opción, pero no es necesario.

Configuración del uso compartido para Project Web App

Use el procedimiento siguiente para configurar el uso compartido para el sitio de Project Web App en Project Online. Asegúrese de que el uso compartido está habilitado en el nivel de inquilino antes de continuar.

Para configurar el uso compartido para Project Web App

1. En el Centro de administración de SharePoint Online, en el área colecciones de sitios , active la casilla del sitio de Project Web App que desea compartir.

2. En la cinta de opciones, haga clic en Uso compartido.

3. Seleccione la opción que desea usar para compartir:

   • Permitir el uso compartido solo con los usuarios externos que ya existen en el directorio de las organizaciones si desea compartir solo con los usuarios que haya importado desde otro directorio o inquilino.

   • Permitir a los usuarios externos que acepten invitaciones de uso compartido e inicien sesión como usuarios autenticados si desea poder enviar invitaciones a usuarios con una cuenta de Microsoft o Office 365.

4. Haga clic en Guardar.

Una vez que haya configurado las opciones de uso compartido para el sitio de Project Web App y haya agregado usuarios al directorio de Office 365 si es necesario, puede invitar a usuarios externos al sitio mediante el botón Compartir del sitio de la misma manera que invitaría a usuarios internos.