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El flujo de trabajo de eDiscovery le ayuda a identificar, investigar y tomar medidas más rápidamente sobre la información almacenada electrónica (ESI) en su organización. La identificación y toma de medidas en los elementos de ESI con eDiscovery usa el siguiente flujo de trabajo mejorado:
Paso 1: Escalamiento del evento de desencadenador
Los eventos de desencadenador son actividades que se escalan en su organización e inician la creación de un nuevo caso en eDiscovery. Estos eventos pueden ser solicitudes de asociados internos o externos, eventos integrados asociados a alertas en otras soluciones de Microsoft Purview (por ejemplo, casos de Insider Risk Management) o cualquier otra actividad que pueda beneficiarse de las acciones de búsqueda, investigación y mitigación incluidas con eDiscovery.
Paso 2: Crear y administrar casos
Un caso de eDiscovery contiene todas las búsquedas, retenciones y conjuntos de revisión relacionados con una investigación específica. Los casos pueden incluir la respuesta a solicitudes de regulación, investigación y litigio. También puede asignar miembros a un caso para controlar quién puede acceder al caso y ver el contenido del caso. eDiscovery también admite la integración de nuevos casos de creación de casos con casos de Administración de riesgos internos de Microsoft Purview.
Paso 3: Buscar, evaluar resultados y refinar
Después de crear un caso, use las herramientas de búsqueda integradas en eDiscovery para buscar en las ubicaciones de contenido de la organización. Puede crear y ejecutar búsquedas diferentes asociadas al caso. Las condiciones (como las palabras clave) se usan para compilar varias consultas de búsqueda que devuelven resultados de búsqueda con los datos que probablemente sean relevantes para el caso. También puede:
- Vea las estadísticas de búsqueda que podrían ayudarle a refinar una consulta de búsqueda para restringir los resultados.
- Obtenga una vista previa de los resultados de la búsqueda para comprobar rápidamente si se encuentran los datos pertinentes.
- Revise las consultas y vuelva a ejecutar las búsquedas.
Paso 4a: Acciones de los resultados de la búsqueda
- Exportar resultados de búsqueda: una vez completada correctamente una búsqueda en un caso de exhibición de documentos electrónicos, puede exportar los resultados de la búsqueda. Al exportar los resultados de búsqueda, los elementos de buzón se descargan en archivos PST o como mensajes individuales. Al exportar contenido desde sitios de SharePoint y OneDrive, se exportan copias de documentos nativos de Office y otros documentos.
- Crear conjuntos de revisión: un conjunto de revisión es una ubicación segura de Azure Storage proporcionada por Microsoft en la nube de Microsoft. Al agregar datos a un conjunto de revisión, los elementos recopilados se copian de su ubicación de contenido original en el conjunto de revisión. Los conjuntos de revisión proporcionan un conjunto de contenido estático y conocido que puede buscar, filtrar, etiquetar y analizar. También puede realizar un seguimiento e informar sobre qué contenido se agrega al conjunto de revisión.
Paso 4b: Crear retenciones
Para conservar y proteger los datos pertinentes para una investigación, puede colocar una suspensión de eDiscovery en los orígenes de datos asociados a un caso. Después de crear un caso, puede colocar inmediatamente una suspensión en las ubicaciones de contenido de las personas de interés en la investigación. También puede crear retenciones basadas en consultas si es necesario. Las ubicaciones de contenido incluyen buzones de Exchange, sitios de SharePoint, cuentas de OneDrive y buzones y sitios asociados a Microsoft Teams y Grupos de Microsoft 365. Aunque la colocación de una suspensión es opcional, la creación de una suspensión conserva el contenido que podría ser relevante para el caso durante la investigación.
Al crear una suspensión, puede conservar todo el contenido en ubicaciones de contenido específicas o puede crear una suspensión basada en consultas para conservar solo el contenido que coincida con una consulta de suspensión. Además de conservar el contenido, otra buena razón para crear retenciones es buscar rápidamente las ubicaciones de contenido en espera (en lugar de tener que seleccionar cada ubicación para buscar) al crear y ejecutar búsquedas en el paso siguiente. Después de completar la investigación, puede liberar cualquier retención que haya creado. Para obtener más información, vea Administrar retenciones en eDiscovery.
Paso 5: Revisión y toma de medidas de conjuntos de revisión
- Buscar contenido: en la mayoría de los casos, es útil profundizar en el contenido de un conjunto de revisión y organizarlo para facilitar una revisión más eficaz. El uso de filtros y consultas en un conjunto de revisión le ayuda a centrarse en un subconjunto de documentos que cumplen los criterios de la revisión.
- Ejecutar análisis: eDiscovery proporciona una herramienta de análisis integrada que le ayuda a seleccionar más datos del conjunto de revisión que determine que no son relevantes para la investigación. Además de reducir el volumen de datos pertinentes, eDiscovery también le ayuda a ahorrar costos de revisión legales, ya que le permite organizar el contenido para que el proceso de revisión sea más fácil y eficaz. Para obtener más información, vea Analizar datos en un conjunto de revisión en eDiscovery.
- Elementos de etiqueta: la organización del contenido en un conjunto de revisión es importante para completar varios flujos de trabajo en el proceso de exhibición de documentos electrónicos. Esta organización a menudo incluye la identificación de contenido relevante, la selección de contenido innecesario y la identificación de contenido que necesita revisión por parte de un experto o abogado. Cuando los responsables de cumplimiento normativo, los abogados u otros usuarios revisan el contenido de un conjunto de revisión, sus opiniones relacionadas con el contenido pueden capturarse mediante el uso de etiquetas. Las etiquetas proporcionan elementos de estructura y organización incluidos en una investigación. Para obtener más información, vea Etiquetar documentos en un conjunto de revisión en eDiscovery.
- Crear un informe de consulta (versión preliminar): genere y descargue un informe consolidado en varias consultas para un conjunto de revisión. Este informe le permite ver rápidamente el número total y el volumen de elementos filtrados en una búsqueda de palabras clave determinada o en varias consultas de KeyQL compuestas.
- Agregar elementos del conjunto de revisión a otro conjunto de revisión: en algunos casos, es posible que sea necesario seleccionar documentos de un conjunto de revisión y trabajar con ellos individualmente en otro conjunto de revisión.
- Exportar elementos: después de buscar y buscar datos relevantes para la investigación, puede exportarlos fuera de su organización de Microsoft 365 para que los revisen personas ajenas al equipo de investigación. Además de los archivos de datos exportados, el paquete de exportación contiene un informe de exportación, un informe de resumen y un informe de errores. Para obtener más información, vea Exportar documentos desde un conjunto de revisión en eDiscovery.