Usar el plan de archivos para crear y administrar etiquetas de retención

Instrucciones de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.

Aunque puede crear y administrar las etiquetas de retención desde Administración del ciclo de vida de los datos en el Portal de cumplimiento de Microsoft Purview, el plan de archivos de Administración de registros tiene capacidades de administración adicionales:

  • Puede crear una etiqueta de retención en masa al importar la información relevante desde una hoja de cálculo.

  • Puede exportar la información de las etiquetas de retención existentes para el análisis y la colaboración sin conexión.

  • Se muestra más información sobre las etiquetas de retención para que sea más fácil ver las opciones de configuración de todas sus etiquetas de retención desde una sola vista.

  • Los descriptores del plan de archivos admiten información adicional y opcional para cada etiqueta.

El plan de archivos puede usarse para todas las etiquetas de retención, incluso si estas no marcan el contenido como un registro.

Para obtener información sobre qué son las etiquetas de retención y cómo usarlas, consulte Obtener más información sobre las directivas y las etiquetas de retención.

Sugerencia

Si no es cliente de E5, use la prueba de soluciones de Microsoft Purview de 90 días para explorar cómo las funcionalidades adicionales de Purview pueden ayudar a su organización a administrar las necesidades de cumplimiento y seguridad de datos. Comience ahora en el centro de pruebas de portal de cumplimiento Microsoft Purview. Obtenga más información sobre los términos de suscripción y evaluación.

Acceder al plan de archivos

Para acceder al plan de archivos, debe tener uno de los siguientes roles de administrador:

  • Administrador de retención
  • Administrador de retención con permiso de vista

En el Portal de cumplimiento de Microsoft Purview, vaya a Soluciones>Administración de registros>Plan de archivos:

Página del plan de archivos.

Si Administración de registros no se muestra en el panel de navegación, desplácese hacia abajo y seleccione Mostrar todo.

Si ya ha creado las etiquetas de retención desde Administración del ciclo de vida de los datos en el Portal de cumplimiento de Microsoft Purview, estas etiquetas se mostrarán automáticamente en su plan de archivos.

De forma similar, si ahora crea etiquetas de retención en el plan de archivos, también estarán disponibles en Administración del ciclo de vida de los datos si no se configuran para marcar el contenido como un registro.

En la página Plan de archivos, verá todas sus etiquetas con el estado y la configuración, los descriptores opcionales del plan de archivos, una opción de exportación para analizar o habilitar las revisiones sin conexión de sus etiquetas, y una opción de importación para crear etiquetas de retención.

Columnas de configuración de etiquetas

A excepción de la etiqueta Nombre, todas las columnas se pueden mostrar u ocultar al seleccionar la opción Personalizar columnas. Sin embargo, de manera predeterminada, las primeras columnas muestran información sobre el estado de la etiqueta y su configuración:

  • Estado identifica si la etiqueta está incluida en una directiva de etiqueta o en una directiva de aplicación automática (Activa) o no (Inactiva).

  • Basado en identifica cómo y cuándo comienza el período de retención. Valores válidos:

    • Evento
    • Fecha de creación
    • Última modificación
    • Fecha de etiquetado
  • Es un registro identifica si el elemento está marcado como un registro al aplicar la etiqueta. Valores válidos:

    • No
    • Sí (Normativa)
  • Está desbloqueado de forma predeterminada identifica si el elemento marcado como registro se desbloquea cuando se aplica la etiqueta. Valores válidos:

    • No
  • Volver a etiquetar para identificar si la etiqueta está configurada para aplicar otra etiqueta al final del período de retención. Valores válidos:

    • En blanco o el nombre de la etiqueta seleccionada
  • Duración de la retención identifica el período de retención. Valores válidos:

    • Días
    • Meses
    • Años
    • Siempre
    • Ninguno
  • Tipo de eliminación identifica qué ocurrirá con el contenido al final del período de retención. Valores válidos:

    • Ninguna acción
    • Eliminación automática
    • Revisión necesaria

Columnas de descriptores del plan de archivos

El plan de archivos le permite incluir más información como parte de las etiquetas de retención. Estos descriptores del plan de archivos proporcionan más opciones para mejorar la facilidad de uso y la organización del contenido que necesite etiquetar.

De forma predeterminada, empezando por el Reference Id, en las siguientes columnas, se muestran estos descriptores opcionales del plan de archivos, que puede especificar al crear una etiqueta de retención o editar una etiqueta existente.

Para empezar, hay algunos valores predeterminados para los siguientes descriptores del plan de archivos:

  • Departamento o función empresarial
  • Categoría
  • Authority type
  • Provision/citation

Ejemplo de descriptores del plan de archivos al crear o editar una etiqueta de retención:

Descriptores del plan de archivos al crear o editar una etiqueta de retención.

Al seleccionar Elegir para cada uno de estos descriptores opcionales, puede seleccionar uno de los valores predefinidos o crear uno propio y, a continuación, seleccionarlo. Por ejemplo:

Crear nuevo descriptor de plan de archivos para aprovisionar o citar.

Crear etiquetas de retención

  1. En la página Plan de archivos, seleccione + Crear una etiqueta>Etiqueta de retención

  2. Siga las indicaciones del proceso de configuración. Tenga cuidado con el nombre que elija, ya que no se puede cambiar después de guardar la etiqueta.

    Para obtener más información sobre la configuración de retención, consulte Configuración para conservar y eliminar contenido.

    Para usar la etiqueta de retención para declarar registros, seleccione Marcar elementos como registros o Marcar elementos como registros normativos. Para obtener más información, vea Configurar etiquetas de retención para declarar registros.

  3. Después de crear la etiqueta y ver las opciones para publicar la etiqueta, aplicar la etiqueta automáticamente o simplemente guardar la etiqueta: seleccione Solo guardar la etiqueta por ahora y después seleccione Hecho.

  4. Repita estos pasos para crear más etiquetas.

Editar etiquetas de retención

Para editar una etiqueta de retención existente, selecciónela en la página Plan de archivos y, a continuación, seleccione la opción Editar etiqueta para iniciar el proceso de edición de etiqueta de retención, que le permite cambiar la descripción de la etiqueta y cualquier configuración elegible.

Algunas opciones de configuración no se pueden cambiar después de crear y guardar la etiqueta, entre las que se incluyen:

  • El nombre de la etiqueta de retención y la configuración de retención, excepto el período de retención.
  • La opción de marcar los elementos como un registro.

Eliminar etiquetas de retención

Puede eliminar las etiquetas de retención que no estén actualmente incluidas en ninguna directiva de etiquetas de retención publicada o de aplicación automática, que no estén configuradas para la retención basada en eventos o que marquen elementos como registros normativos.

En el caso de las etiquetas de retención que sí puede eliminar, si fueron aplicadas a los elementos, se producirá un error en la eliminación y aparece un vínculo al explorador de contenido para identificar los elementos etiquetados.

Sin embargo, podría tomarle hasta dos días al explorador de contenido mostrar los elementos que están etiquetados. En este escenario, es posible que la etiqueta de retención se elimine sin mostrarle el vínculo al explorador de contenido.

Exportar todas las etiquetas de retención para analizar o habilitar las revisiones sin conexión

Desde su administrador del plan de archivos, puede exportar los detalles de todas las etiquetas de retención a un archivo .csv, para facilitar las revisiones de cumplimiento periódicas con las partes interesadas del gobierno de datos de su organización.

Para exportar todas las etiquetas de retención, en la página Plan de archivos, seleccione Exportar:

Opción para exportar el plan de archivos.

Se abrirá un archivo *.csv que contiene todas las etiquetas de retención existentes. Por ejemplo:

Archivo CSV que muestra todas las etiquetas de retención.

Importar las etiquetas de retención al plan de archivos

En el plan de archivos, puede importar en masa nuevas etiquetas de retención mediante un archivo .csv con un formato específico:

  1. En la página Plan de archivos, seleccione Importar: Opción para importar el plan de archivos.

  2. En el panel Rellenar e importar el plan de archivos, seleccione Descargar una plantilla en blanco:

    Opción para descargar una plantilla de plan de archivos en blanco

  3. Después de descargar la plantilla, agregue una fila por cada etiqueta y guarde el archivo. Vea la siguiente sección para obtener información que describe las propiedades y los valores válidos de cada propiedad.

    Ejemplo de una plantilla rellenada:

    Ejemplo de plantilla de plan de archivo con información rellenada lista para importarse para crear etiquetas de retención.

  4. Seleccione Cargar un archivo para cargar la plantilla rellenada.

    El plan de archivos carga el archivo y valida las entradas.

  5. En función de los resultados de la validación:

    • Si se produce un error en la validación, anote el número de fila y el nombre de la columna para corregirlos en el archivo de importación. Corrija los errores del archivo, guárdelo y repita el paso 4.

    • Si se supera la validación, verá: Se ha importado correctamente un plan de archivos y las entradas se convertirán correctamente en etiquetas de retención. Seleccione Listo para cerrar el panel y actualizar automáticamente la página Plan de archivos y mostrar las nuevas etiquetas.

Ya podrá publicar las nuevas etiquetas de retención o aplicarlas automáticamente. Puede realizar ambas acciones en la pestaña Directivas de etiquetas seleccionando Publicar etiquetas o Aplicar automáticamente una etiqueta.

Información sobre las propiedades de etiqueta para importar

Use la siguiente información para rellenar la plantilla descargada e importar nuevas etiquetas de retención. Algunos valores tienen una longitud máxima al importar:

  • LabelName: longitud máxima de 64 caracteres
  • Comment y Notes: longitud máxima de 1024 caracteres
  • Todos los demás valores: longitud ilimitada
Propiedad Tipo Obligatorio Valores válidos
LabelName Cadena Esta propiedad especifica el nombre de la etiqueta de retención y debe ser única en el inquilino. Caracteres admitidos para la importación: a-z, A-Z, 0-9, guión (-) y el carácter de espacio.
Comentario Cadena No Use esta propiedad para agregar una descripción sobre la etiqueta de retención para administradores. Esta descripción solo se mostrará a los administradores que administren la etiqueta de retención en el Portal de cumplimiento de Microsoft Purview.
Notas Cadena No Use esta propiedad para agregar una descripción sobre la etiqueta de retención para usuarios. Esta descripción aparece cuando los usuarios mueven el puntero sobre la etiqueta en aplicaciones como Outlook, SharePoint y OneDrive. Si deja esta propiedad en blanco, se muestra una descripción predeterminada que explica la configuración de retención de la etiqueta.
IsRecordLabel Cadena No, a menos que Regulatory esté establecido en TRUE Esta propiedad especifica si la etiqueta marca el contenido como un registro. Los valores válidos son:
TRUE: la etiqueta marca el elemento como un registro y, como resultado, el elemento no se puede eliminar.
FALSE: la etiqueta no marca el contenido como un registro. Este es el valor predeterminado.

Dependencias de grupo: cuando se especifica esta propiedad, también se deben especificar RetentionAction, RetentionDuration y RetentionType.
RetentionAction Cadena No, a menos que se especifiquen RetentionDuration, RetentionType o ReviewerEmail Esta propiedad especifica qué acción realizar después de que expire el valor especificado por la propiedad RetentionDuration (si se especifica). Los valores válidos son: Eliminar:
los elementos anteriores al valor especificado por la propiedad RetentionDuration se eliminan.
Conservar: conserve los elementos durante la duración especificada por la propiedad RetentionDuration y, a continuación, no haga nada cuando expire el período de duración.
KeepAndDelete: conserve los elementos durante la duración especificada por la propiedad RetentionDuration y, a continuación, elimínelos cuando expire el período de duración.

Dependencias de grupo: cuando se especifica esta propiedad, también se deben especificar RetentionDuration y RetentionType.
RetentionDuration Cadena No, a menos que se especifiquen RetentionAction o RetentionType Esta propiedad especifica la cantidad de días que se va a conservar el contenido. Los valores válidos son:
Ilimitado: los elementos se conservarán indefinidamente.
*n: entero positivo en días; por ejemplo, 365. El número máximo admitido es 36 525, que son 100 años. Si necesita un número más grande, use Unlimited en su lugar.

Dependencias de grupo: cuando se especifica esta propiedad, también deben especificarse RetentionAction y RetentionType.
RetentionType Cadena No, a menos que se especifiquen RetentionAction o RetentionDuration Esta propiedad especifica si la duración de retención (si se especifica) se calcula a partir de la fecha de creación del contenido, la fecha del evento, la fecha de etiquetado o la fecha de última modificación. Los valores válidos son:
CreationAgeInDays
EventAgeInDays
TaggedAgeInDays
ModificationAgeInDays Dependencias del grupoAgeInDays

: Cuando se especifica esta propiedad, también se deben especificar RetentionAction y RetentionDuration.
ReviewerEmail SmtpAddress No Al especificar esta propiedad, se activará una revisión para eliminación cuando expire la duración de la retención. Esta propiedad especifica la dirección de correo electrónico de un revisor del espacio empresarial para la acción de retención KeepAndDelete.

Puede incluir la dirección de correo electrónico de usuarios individuales, grupos de distribución o grupos de seguridad en el inquilino. Especifique varias direcciones de correo electrónico separadas por punto y coma.

Dependencias de grupo: cuando se especifica esta propiedad, también deben especificarse RetentionAction (debe ser KeepAndDelete), RetentionDuration y RetentionType .
ReferenceId Cadena No Esta propiedad especifica el valor que se muestra en el descriptor de plan de archivosReference Id, que puede usar como un valor único para su organización.
DepartmentName Cadena No Esta propiedad especifica el valor que se muestra en el descriptor del plan de archivos Function/Department.
Categoría Cadena No Esta propiedad especifica el valor que se muestra en el descriptor Categoría del plan de archivos.
SubCategory Cadena No Esta propiedad especifica el valor que se muestra en el descriptor del plan de archivos Sub category.
AuthorityType Cadena No Esta propiedad especifica el valor que se muestra en el descriptor del plan de archivos Authority type.
CitationName Cadena No Esta propiedad especifica el nombre de la cita que se muestra en el descriptor del plan de archivos Provision/citation. Por ejemplo, "Ley Sarbanes-Oxley de 2002".
CitationUrl Cadena No Esta propiedad especifica el valor que se muestra en el descriptor del plan de archivos Provision/citation.
CitationJurisdiction Cadena No Esta propiedad especifica la jurisdicción o agencia que se muestra en el descriptor del plan de archivos Provision/citation. Por ejemplo, "Comisión de Bolsa y Valores​​ de Estados Unidos (SEC)".
Regulatory Cadena No Esta propiedad especifica si la etiqueta marca el contenido como un registro normativo, que es más restrictivo que un registro. Para usar esta configuración de etiqueta, el inquilino debe configurarse para mostrar la opción de marcar el contenido como un registro normativo o se producirá un error en la validación de importación. Los valores válidos son:
TRUE: la etiqueta marca el elemento como un registro normativo. También debe establecer la propiedad IsRecordLabel en TRUE.
FALSE: la etiqueta no marca el contenido como un registro normativo. Este es el valor predeterminado.
EventType Cadena No, a menos que RetentionType sea EventAgeInDays Esta propiedad especifica un tipo de evento usado para la retención basada en eventos. Especifique un tipo de evento existente que se muestre en Administración de registros>Eventos>Administrar tipos de eventos. Como alternativa, use el cmdlet Get-ComplianceRetentionEventType para ver los tipos de eventos disponibles. Aunque hay algunos tipos de eventos integrados, como Actividad de empleado y Ciclo de vida del producto, también puede crear sus propios tipos de eventos.

Si especifica su propio tipo de evento, debe existir antes de la importación porque el nombre se valida como parte del proceso de importación.
IsRecordUnlockedAsDefault Cadena No Esta propiedad especifica si el elemento marcado como registro se desbloquea cuando se aplica la etiqueta. Los valores válidos son:
TRUE: el elemento marcado como un registro se desbloquea cuando se aplica la etiqueta. La propiedad IsRecordLabel debe establecerse en TRUE y la propiedad Regulatory no se puede establecer en TRUE.
FALSE: el elemento no está marcado como un registro o está marcado como registro, pero está bloqueado cuando se aplica la etiqueta. Este es el valor predeterminado.
ComplianceTagForNextStage Cadena No Esta propiedad especifica el nombre de una etiqueta de sustitución que se aplicará al final del período de retención.

No especifique esta propiedad si Regulatory es TRUE.

La configuración de etiqueta no se admite actualmente para la importación:

  • Revisión para eliminación en varias fases: aunque puede configurar las opciones de una sola fase de revisión para eliminación al importar las etiquetas de retención con una plantilla, no puede especificar las fases de revisión adicionales. En su lugar, configúrelos en el portal de cumplimiento después de que la importación se realice correctamente.

Pasos siguientes

Ahora que ha creado etiquetas de retención, están listas para agregarse a los elementos publicando las etiquetas o aplicándolas automáticamente: