Planear variaciones en SharePoint Server
SE APLICA A:
2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365
La característica de variaciones de SharePoint Server y SharePoint en Microsoft 365 hace que el contenido esté disponible para audiencias específicas en diferentes sitios mediante la sincronización de contenido de un sitio de variantes de origen con cada sitio de variante de destino. El contenido de un sitio de variante de destino se puede traducir a otros idiomas antes de publicarlo. Las variantes se pueden usar únicamente en los sitios que se hayan creado con una de las plantillas de sitio de publicación, o en un sitio en el que se haya activado la característica de infraestructura de publicación de SharePoint Server.
Este artículo contiene información sobre elementos importantes que debe tener en cuenta al usar variaciones en una colección de sitios de publicación y describe las tareas que intervienen en la planeación de una solución que usa variaciones en SharePoint Server. En este artículo no se proporciona información general sobre las variaciones, se describe cómo usar variaciones ni se explica cómo crear etiquetas y jerarquías de variantes. Para obtener más información sobre el uso de variantes, vea Información general sobre variaciones en SharePoint Server.
Acerca de la planeación de variantes
El proceso de planeamiento que se describe en este artículo comienza con la descripción de elementos importantes que debe tener en cuenta al planear el uso de variaciones con una solución de SharePoint Server. En el resto del artículo se describen los pasos necesarios para planear el uso de variaciones con SharePoint Server. Estos pasos incluyen lo siguiente:
Averiguar qué variantes son necesarias y seleccionar el sitio raíz de variantes.
Especificar el sitio de variante de origen y planear los sitios de variante de destino.
Decidir el modo en que se van a crear sitios, listas y páginas en los sitios de variante de destino.
Planear el modo en que se va a programar el trabajo del temporizador de variantes.
Puede registrar toda esta información en la hoja de cálculo de planeación de variaciones.
Aspectos importantes para tener en cuenta al planear el uso de variantes
Antes de planear el uso de variaciones con una solución de SharePoint Server, necesita conocer la interacción entre las variaciones y otras características de SharePoint Server. En esta sección encontrará información sobre los aspectos importantes que necesita tener en cuenta al planear el uso de variaciones con una solución de SharePoint Server.
Aprobación de contenido
La aprobación de contenido es un método por el que los miembros del sitio que tienen permisos de aprobador son quienes controlan la publicación de contenido. Con este método, el contenido se considera como publicado cuando se aprueba una nueva versión principal, ya que estas versiones principales están visibles para los usuarios con permisos de lectura. La aprobación de contenido en los sitios de variación necesita que se controlen las versiones principales y secundarias en las bibliotecas de páginas de los sitios de variación de origen y de destino. Para obtener más información sobre la aprobación de contenido, vea Planeación de aprobación y programación de contenido (SharePoint Server 2010).
La aprobación de contenido presenta algunos factores únicos que hay que tener en cuenta al planear las variantes:
En el sitio de variante de origen, cuando una página se envía para su aprobación, se genera un mensaje de correo electrónico y se envía al contacto de la página según los valores almacenados en las siguientes columnas (y en el orden aquí dispuesto):
Contacto
Dirección de correo electrónico del contacto
Modified By
Nota:
Empezando por el campo Contacto, se comprueba cada campo para encontrar información del contacto al que enviar la notificación. Si el primer campo está vacío, se prueba con el siguiente, y así hasta dar con la información de contacto.
Una vez que la página se haya aprobado para publicarse, se habilita para sincronizarse en los sitios de variante de destino. Puede definir la configuración de variantes para indicar que el contenido se sincronice en los sitios de destino de forma manual o automática.
En sitios de variante de destino, a una página que se sincroniza a partir del sitio de variante de origen siempre se le asigna un número de versión secundaria. Si la página es nueva en el sitio de destino, se le asigna la versión 0.1. Si la página ya existe en el sitio de variante de destino, a la página sincronizada se le asigna el siguiente número de versión secundaria. Por ejemplo, si un sitio de variante de destino tiene la versión 2.1 de una página y se sincroniza una nueva variante de esta página con el sitio de destino, la página pasa a tener la versión 2.2.
Si una página se publica en el sitio de variante de origen, cuando se sincronice en los sitios de variante de destino, el estado Aprobación se establece en Borrador. Si las opciones Aprobación de contenido e Historial de versiones de documento están habilitadas en la biblioteca de páginas en los sitios de variante de destino, la página deberá estar aprobada en cada sitio de variante de destino para que esté disponible a los lectores.
Nota:
Los cambios efectuados en el contenido que se genera en el sitio de variante de origen pueden sustituir a los cambios realizados en el contenido realizados en el sitio de variante de destino. Así, por ejemplo, si el sitio de variante de origen está en un idioma y el sitio de variante de destino, en otro, podría darse la siguiente situación: un editor modifica una página localizada en el sitio de variante de destino y le asigna el número de versión secundaria 1.1. Luego, un redactor del sitio de variante de origen hace otros cambios en la misma página, que se sincroniza en el sitio de variante de destino como la versión 1.2. Esta versión sustituye los cambios de la versión 1.1 de la página. En este ejemplo, un editor del sitio de variante de destino tendría que restaurar la versión anterior de la página desde Historial de versiones, aceptar la nueva versión, o bien usar el botón Ver cambios para apreciar las diferencias entre la versión actual y las versiones anteriores de la página y, a continuación, combinar manualmente la versión nueva y las versiones anteriores en una versión nueva. Para más información sobre el control de versiones, vea Plan document versioning, content approval, and check-out controls in SharePoint 2013.
Navegación de sitios
Si usa variantes de sitios, debe planear la experiencia de navegación de sitios con sumo cuidado. En SharePoint Server, los vínculos de navegación de sitios que llevan a los sitios del mismo nivel del sitio actual se generan y muestran automáticamente en los menús Navegación global y Navegación actual de una página web. En los sitios de variantes (donde los sitios del mismo nivel del sitio actual son variantes del mismo sitio), es probable que no quiera que los usuarios puedan explorar otros sitios de esta forma. Puede usar la página Configuración de navegación para cambiar la configuración de los menús Navegación global y Navegación actual para que no se muestren los sitios del mismo nivel.
Nota:
Los cambios en la navegación del sitio en el sitio de variantes de origen no se sincronizan con los sitios de variantes de destino. Si desea que la navegación del sitio en los sitios de variantes de destino coincida con la navegación del sitio en el sitio de variante de origen, debe cambiar manualmente la configuración de navegación del sitio en los sitios de variante de destino.
Para obtener más información sobre la navegación de sitios, consulte Información general sobre la navegación del sitio en SharePoint Server.
Distribución de contenido
La distribución de contenido permite copiar el contenido de una colección de sitios de origen en una colección de sitios de destino.
Recomendamos deshabilitar cualquier tarea de distribución de contenido que incluya el sitio de variante de origen mientras se ejecuta Definición del trabajo de creación de jerarquías de variantes. Si la distribución de contenido se ejecuta al mismo tiempo que el trabajo de temporizador Definición del trabajo de creación de jerarquías de variantes, un sitio de variante de destino que esté creado solo parcialmente podría sincronizarse en el sitio de variante de destino en el servidor de destino.
Para obtener más información sobre cómo planear la implementación de contenido, vea Planeación de la distribución de contenido (SharePoint Server 2010).
Publicación entre sitios
Al contrario que la característica de variantes (que sincroniza contenido desde un sitio de variante de origen a un sitio de variante de destino), la característica de publicación entre sitios emplea el índice de búsqueda únicamente para mostrar contenido en otros sitios. Puede compartir una lista o una biblioteca como un catálogo (indizado por el servicio de búsqueda) y, luego, mostrar el contenido en resultados de consulta en elementos web de otras páginas y en otras colecciones de sitios.
La característica de variantes está limitada y sincroniza contenido únicamente dentro de una sola colección de sitios. Sin embargo, en los sitios de variantes puede compartir listas y bibliotecas. Así, puede crear un número cualquiera de colecciones de sitios para representar sus etiquetas de variantes y mostrar contenido en esas colecciones de sitios. De esta forma, tendrá distintos dominios de primer nivel de código de país para diferentes etiquetas de variantes. Por ejemplo, puede tener contoso.co.uk o contoso.mx.
Nota:
La publicación entre sitios solo está disponible en SharePoint Server.
Para obtener información sobre la publicación entre sitios, consulte Planear la publicación entre sitios en SharePoint Server.
Para más información sobre cómo planear la arquitectura del sitio cuando quiera usar variantes en un sitio multilingüe de publicación entre sitios, vea Planear variaciones para el sitio de publicación entre sitios multilingüe en SharePoint Server.
Elementos web
Un elemento web es uno de los bloques de creación de páginas basado en SharePoint Server. Casi todos los elementos web están diseñados para mostrar un tipo de datos concreto (como texto, HTML o imágenes). En SharePoint Server hay un conjunto predeterminado de elementos web, aunque puede desarrollar o importar elementos web personalizados.
Los elementos web se sincronizan con las páginas de los sitios de variantes. Si la opción Actualizar elementos web de página de destino está habilitada, un elemento web solo se actualizará en el sitio de variante de destino si una página que contiene dicho elemento web se sincroniza en el sitio de variante de destino. Si el elemento web aparece en varias páginas de destino o en sitios de variante de destino distintos, todas las instancias del elemento web se actualizarán cuando la página del sitio de variante de origen se sincronice en los sitios de variante de destino. Por ejemplo, si una página contiene un elemento web multimedia configurado para apuntar al vídeo A almacenado en un sitio fuera de la jerarquía de variantes, cuando la página se publique en el sitio de variante de origen, se sincronizará en todos los sitios de variante de destino. Las páginas en los sitios de variante de destino muestran el vídeo A en el elemento web multimedia. Si la página en el sitio de variante de origen se actualiza y el elemento web multimedia apunta ahora al vídeo B, las páginas en los sitios de variante de destino seguirán apuntando al vídeo A hasta que la página en el sitio de variante de origen se publique y sincronice en los sitios de variante de destino. Además, los lectores de los sitios de variante de destino no podrán ver el vídeo si carecen de permiso para ver el archivo de vídeo almacenado fuera de la jerarquía de variantes. A fin de evitar que se produzcan comportamientos de elementos web no deseados como este, puede configurar las variantes de forma que las actualizaciones de elementos web no se sincronicen en los sitios de variante de destino.
Sitios multilingües
SharePoint Server cuenta con varias características con las que puede dar cabida a usuarios de distintas regiones o que hablan idiomas diferentes. Puede usar estas características para crear sitios web en varios idiomas y permitir que los usuarios vean la interfaz de usuario de un sitio en un idioma distinto al idioma en el que el sitio se creó. Si tiene previsto usar variantes con sitios multilingües, hay algunos pasos más que debe realizar para permitir este tipo de sitios en los sitios de variantes. Para más información sobre cómo planear sitios multilingües, vea Planear sitios multilingües en SharePoint Server.
Averiguar qué variantes se necesitan
Las variantes sirven para crear sitios multilingües, así como sitios basados en diferencias regionales. Averigüe qué sitios son necesarios en su solución y confeccione una lista de los sitios que vayan a formar parte de la jerarquía de variantes.
Si va a usar variantes para crear sitios multilingües en SharePoint Server y quiere que las páginas de administración del sitio de los sitios de variante de destino se muestren en otro idioma, debe instalar el paquete de idioma de cada idioma correspondiente a un sitio de variante. Para más información sobre cómo instalar paquetes de idioma, vea Instalar o desinstalar paquetes de idioma para SharePoint Server 2016. Si va a usar variaciones para crear sitios multilingües en SharePoint en Microsoft 365, todos los paquetes de idioma están instalados y disponibles para su uso.
Especificar el sitio de variante de origen
El sitio de variante de origen es el sitio donde se crea y publica el contenido que se va a compartir con todos los sitios, y es el sitio que se usa para sincronizar los cambios en los sitios de variante de destino. La primera etiqueta de variación que cree se especifica automáticamente como el sitio de variantes de origen. Solo puede haber un sitio de variación de origen para una jerarquía de variaciones. Una vez especificado un sitio de variación de origen, no se puede cambiar.
Revise la lista de sitios de su solución de variaciones y decida cuál va a ser el sitio de variación de origen. Registre el sitio de variación de origen de su solución en la primera fila de la pestaña de hoja de datos de variaciones de la hoja de cálculo de planeación de variaciones. Escriba la información relativa a las siguientes columnas:
Lenguaje de plantilla de sitio Nombre del paquete de idioma que se va a usar como idioma predeterminado de la interfaz de usuario. Por ejemplo, inglés. Si no usa la interfaz de usuario multilingüe en los sitios de destino, deje esta columna vacía.
Configuración regional: configuración regional que la etiqueta representa. Por ejemplo, Inglés (Estados Unidos).
Sitio principal de variantes: ubicación en la que se van a crear las variantes de origen y destino. El sitio principal de variantes refleja la dirección URL de todos los sitios de variantes y contiene la página de aterrizaje que redirige a los usuarios al sitio de variante adecuado. El sitio principal puede ser un sitio en cualquier nivel dentro de una colección de sitios, incluido el sitio de primer nivel. No obstante, una vez que especifique el sitio principal, no podrá cambiarlo después de hacer clic en Crear jerarquías, ni tampoco usar variantes en ninguna otra parte de la colección de sitios.
Escriba una barra diagonal (/) para denotar un sitio web de primer nivel de la colección de sitios.
Nota:
Si el sitio principal contiene una jerarquía de sitios o contenido de listas o bibliotecas de páginas que quiere incluir en el sitio de variante de origen, deberá copiarlos manualmente en el sitio de variante de origen tras crearlos.
Nombre de etiqueta: nombre tal cual se va a mostrar en la dirección URL.
Descripción de etiqueta: descripción correspondiente a la etiqueta.
Nombre para mostrar: nombre tal cual se va a mostrar en la navegación del sitio.
Plantilla de sitio de publicación: plantilla de sitio que se usa para crear el sitio de variante de origen. Escriba Sitio de publicación con flujo de trabajo o Sitio de publicación.
Contacto de etiqueta: uno o más contactos del sitio de variante.
Planear sitios de variante de destino
Revise la lista de sitios de su jerarquía de variaciones y registre cada sitio de variación de destino en la hoja de cálculo de planeación de variaciones. Por cada sitio, escriba la información relativa a las siguientes columnas.
Lenguaje de plantilla de sitio Nombre del paquete de idioma que se va a usar como idioma predeterminado de la interfaz de usuario. Por ejemplo, alemán. Si no usa la interfaz de usuario multilingüe en los sitios de destino, deje esta columna vacía.
Configuración regional: configuración regional que la etiqueta representa. Por ejemplo, Alemán (Alemania).
Nombre de etiqueta: nombre tal cual se va a mostrar en la dirección URL.
Descripción de etiqueta: descripción correspondiente a la etiqueta.
Nombre para mostrar: nombre tal cual se va a mostrar en la navegación del sitio.
Creación de jerarquía: parte de la jerarquía de origen que se va a sincronizar en el sitio de variante de destino. Escriba una de las siguientes alternativas:
Sitios de publicación, listas con variantes y todas las páginas
Solo sitios de publicación
Solo sitio raíz
Permitir traducción humana: indica si va a permitir la traducción humana de la etiqueta de destino. Escriba S o N.
Idioma del traductor: idioma del traductor que se va a usar en la etiqueta de destino, si se permite la traducción humana.
Permitir traducción automática: indica si va a permitir la traducción automática de la etiqueta de destino. Escriba S o N.
Nota:
La opción de traducción automática no estará disponible si el servicio de traducción automática no está habilitado en el servidor.
Idioma del traductor automático: idioma de traducción automática que se va a usar en la etiqueta de destino, si se permite la traducción automática.
Contacto de etiqueta: uno o más contactos del sitio de variante.
Nota:
SharePoint Server admite hasta 209 etiquetas de variación. SharePoint en Microsoft 365 admite hasta 50 etiquetas de variación.
Planear páginas maestras, páginas de diseño y hojas de estilo personalizadas
Puede decidir usar páginas maestras personalizadas, diseños de página o hojas de estilos para sitios de variantes. Por ejemplo, es posible que necesite diferentes páginas maestras y diseños de página para sitios donde el idioma se lee de derecha a izquierda. Las páginas maestras, los diseños de página y las hojas de estilos solo se administran en el sitio de nivel superior de una colección de sitios. Por lo tanto, debe realizar todos los cambios en estos recursos en una de las ubicaciones del sitio de nivel superior, como se muestra en la tabla siguiente.
Tabla: Ubicaciones de recursos para personalizar variantes
| Recurso | Ubicación |
|---|---|
| Página maestra |
Galería de páginas principales |
| Página de diseño |
Galería de páginas principales |
| Hojas de estilo CSS y XSL |
Biblioteca de estilos |
Las páginas de destino pueden tener distintos diseños de página independientes del sitio de variante de origen. Si el diseño de página del sitio de origen se altera, no lo hará el diseño de la página de destino.
Planear tipos de contenido personalizados
Debe usar el mismo tipo de contenido (ya sea el tipo de contenido de página o un tipo de contenido basado en este) en todas las páginas que estén almacenadas en la biblioteca de páginas del sitio de variante de origen. La forma más sencilla de llevar esto a cabo consiste en usar un tipo de contenido que esté definido en la página Tipo de contenido de sitio en el sitio de primer nivel de la colección de sitios.
En caso de que deba tener columnas personalizadas para una o más páginas en los sitios de variantes, agréguelas al tipo de contenido que use en las bibliotecas de páginas. Puede agregar, por ejemplo, una columna que indique si la página se ha localizado. Para más información sobre cómo planear tipos de contenido y columnas, vea Plan content types and workflows in SharePoint 2013.
Decidir el modo en que se van a crear sitios, listas y páginas en los sitios de variante de destino
Si el sitio de variante de origen va a tener otros sitios por debajo en una jerarquía de sitios, debe tener previsto el modo en que tales sitios se van a crear en los sitios de variante de destino. Existen dos modos de crear sitios en los sitios de variante de destino: automática o manualmente. De forma predeterminada, los nuevos sitios que se agregan por debajo del sitio de variante de origen se crean automáticamente en todos los sitios de variante de destino. Sin embargo, si deshabilita la creación automática de páginas y sitios en relación con las variantes, en cada nuevo sitio que cree debajo del sitio de variante de origen deberá especificar manualmente los sitios de variante de destino en los que el sitio se debe crear. Permitir que los nuevos sitios se creen automáticamente en los sitios de variante de destino reporta la ventaja de que las tareas del administrador del sitio se reducen, mientras que la ventaja de crear sitios manualmente reside en que se pueden especificar los sitios que se deben crear en cada sitio de variante de destino. Esto puede ser práctico si quiere incluir un sitio en algunos sitios de variante de destino, pero no en todos.
En cuanto al contenido de página y lista, son dos las decisiones que debe tomar acerca del modo en que el contenido se va a propagar.
- Desde el punto de vista del origen, ¿qué sucede cuando se publica contenido nuevo? Puede elegir entre estas opciones:
Crear automáticamente una copia del contenido en todos los sitios de variante de destino. Esta es la opción Crear en todas partes, que está habilitada de forma predeterminada.
Crear manualmente una copia del contenido en los sitios de variante de destino seleccionados. Las actualizaciones posteriores de dicho contenido estarán disponibles de manera automática para los sitios de variante de destino especificados. Esta es la opción Crear selectivamente.
- Desde el punto de vista del destino, ¿qué sucede cuando hay contenido nuevo disponible? Puede elegir entre estas opciones:
Sincronizar automáticamente el cambio desde el sitio de variante de origen y agregarlo como una nueva versión de borrador en el sitio de variante de destino.
Informar al propietario de la etiqueta de destino de que hay un cambio disponible. El propietario de la etiqueta decidirá si sincronizar o no el contenido.
De forma predeterminada, las nuevas páginas que se publican en la biblioteca de páginas del sitio de variante de origen se crean automáticamente en todos los sitios de variante de destino. Sin embargo, si la opción Crear selectivamente está habilitada, en cada nueva página que cree en el sitio de variante de origen deberá especificar manualmente el sitio de variante de destino en el que la página se debe crear. La opción Crear selectivamente puede resultar útil si quiere incluir ciertas páginas en algunos sitios de variante de destino, pero no en todos.
Las listas se pueden crear automáticamente en los sitios de variante de destino solo si se crean en el sitio de variante de origen antes de que la jerarquía de variantes se cree. Si una lista se crea después de haber configurado la jerarquía de variantes, será necesario crear una lista manualmente en los sitios de variante de destino mediante el botón Configuración de la pestaña Variantes en la cinta para la lista del sitio de variante de origen. Sin embargo, los nuevos elementos de lista se crearán automáticamente en un sitio de variante de destino.
La opción Crear en todas partes está habilitada de forma predeterminada. Si decide habilitar la opción Crear selectivamente, tendrá que evaluar detenidamente la posibilidad de que las tareas administrativas puedan incrementarse. Puede definir la configuración del comportamiento de creación de páginas, listas y sitios en la página Configuración de variaciones en Administración de la colección de sitios. Para obtener información, consulte Creación de un sitio web en varios idiomas.
Planear la programación del trabajo del temporizador de variantes
La característica de variaciones usa trabajos de temporizador para realizar tareas como crear y propagar sitios y páginas. Un trabajo de temporizador se ejecuta en OWSTIMER, un servicio de Windows para SharePoint Server. Cada trabajo de temporizador tiene su propia programación predeterminada que especifica cuándo se ejecutará el trabajo. Puede cambiar la frecuencia con la que se ejecuta cada trabajo en la página Definiciones de trabajos del sitio web Administración central.
Nota:
Los trabajos del temporizador no se pueden configurar en SharePoint en Microsoft 365.
En la siguiente tabla se recogen los trabajos de temporizador de las variantes y la programación predeterminada de cada uno de ellos.
Tabla: Trabajos de temporizador de variantes y programaciones predeterminadas
| Nombre del trabajo | Programación predeterminada |
|---|---|
| Definición del trabajo de creación de jerarquías de variantes |
Cada hora |
| Definición del trabajo Propagación de elementos de lista de variantes |
Cada 15 minutos |
| Definición de trabajo de propagación de páginas de variantes |
Cada 15 minutos |
| Trabajo de temporizador Listas y sitios de propagación de variantes |
Cada 30 minutos |
Puede establecer una programación periódica en intervalos de minutos, cada hora, diariamente, semanalmente o mensualmente para especificar el momento en que cada trabajo debe ejecutarse. Si selecciona diariamente, semanalmente o mensualmente, puede especificar un período de tiempo en el que el trabajo debe ejecutarse y el servidor seleccionará una hora aleatoria dentro del intervalo especificado para ejecutar el trabajo. Esta opción es la más adecuada para los trabajos con una carga elevada que se ejecutan en varios servidores de una granja de servidores. No olvide que, si ejecuta este tipo de trabajo en todos los servidores de la granja al mismo tiempo, la carga de los servidores se disparará y el rendimiento se verá afectado. Para evitar que esto suceda, puede especificar la hora de inicio exacta de un trabajo.
Debe tener cuidado al planear el momento en que los trabajos de temporizador de variantes deben ejecutarse en los servidores, así como definir la programación periódica en consecuencia. Por ejemplo, para establecer la frecuencia con que Definición del trabajo Propagación de elementos de lista de variantes o Definición de trabajo de propagación de páginas de variantes se deben ejecutar y sincronizar los elementos de lista o páginas en los sitios de variante de destino, tenga en cuenta la cantidad de elementos de lista o páginas que se va a crear en el sitio de variante de origen, además de la frecuencia con que esos elementos de lista o páginas se van a actualizar.
Si tiene previsto cambiar la programación predeterminada de los trabajos de temporizador de variaciones, registre la nueva programación de cada trabajo en la pestaña de trabajos de temporizador de variaciones de la hoja de cálculo de planeación de variaciones.
Hoja de cálculo de planeación de variantes
Descargue una versión en Excel de la hoja de cálculo de planeación de variaciones.