Identificación de los requisitos empresariales de SharePoint y OneDrive

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En este artículo, se proporciona información general sobre las funcionalidades de SharePoint y OneDrive que le ayudarán a determinar cómo aprovechar mejor estos servicios en la organización. Use esta información para ayudarle a planear implementaciones y también para buscar nuevas funcionalidades que las soluciones actuales pudieran no ofrecer.

Procedimientos recomendados para la recopilación de requisitos

Definir recorridos de usuario y casos de uso principales. ¿Cómo colaboran en este momento los usuarios de la organización? ¿Dónde almacenan los archivos? ¿Cómo comparten noticias y otra información? Una parte importante de la planeación de SharePoint y OneDrive consiste en documentar cómo la organización realiza tareas de colaboración hoy en día. Entonces, es posible asignar esas tareas a nuevos procesos mediante SharePoint y OneDrive. Estas tareas pueden convertirse en casos de prueba para el lanzamiento piloto inicial. Para obtener información sobre cómo Microsoft 365 mejora la productividad de diferentes sectores, consulte la Biblioteca de productividad.

Evalúe las necesidades de migración. La mayoría de las organizaciones tienen archivos y otro contenido que quieren trasladar a Microsoft 365. Algunos de estos contenidos se usan todos los días por parte de los usuarios de la organización. Moverlo todo puede tomar tiempo. A medida que planee el lanzamiento, planee cómo migrar el contenido mientras se mantiene productivos a los usuarios de la organización. Para obtener más información, consulte Planeamiento de la migración para lanzamientos de SharePoint y de OneDrive. Si usa el servidor local de SharePoint, consulte OneDrive híbrido y SharePoint en Microsoft 365. Si tiene registros en papel para importar, consulte Introducción a Microsoft SharePoint Syntex.

Involucre a los equipos legales y de cumplimiento de forma temprana. La mayoría de las organizaciones tienen requisitos legales o de cumplimiento en torno a cómo controlan varios tipos de datos. Microsoft 365 ofrece muchas opciones para ayudarle a mantener el cumplimiento en la organización. A medida que planee los lanzamientos, involucre al equipo legal o de cumplimiento al inicio del proceso para ayudar a mantener los requisitos de cumplimiento a medida que se realiza la transición a SharePoint y OneDrive. Consulte Creación de un entorno de SharePoint y OneDrive compatible para obtener más información.

Impulsar el acuerdo de las partes interesadas. Para una correcta adopción de usuario es esencial asegurar la participación y la adquisición de usuarios claves de su organización. Este soporte puede llegar de líderes centrados en negocios, liderazgo en TI o cualquier persona que tenga interés en que Microsoft 365 tenga éxito en la organización. Es importante contar con el apoyo del líder ejecutivo o empresarial y de los expertos de producto para ayudar a transmitir el conocimiento a sus compañeros. Tanto si delega formalmente el rol de experto de producto como si permite que crezca orgánicamente, este rol es fundamental para la adopción del usuario.

Casos de uso principales de SharePoint y OneDrive

Los casos de uso principales de SharePoint y OneDrive incluyen:

  • Almacenamiento de archivos.
  • Colaboración de archivos
  • Sitios de colaboración en equipo
  • Sitios de noticias e intranet

Si actualmente usa otro software o servicios para habilitar estos casos de uso en la organización, se recomienda asignar cada uno de los casos de uso actuales con las funcionalidades de SharePoint y OneDrive. Esto le ayudará a garantizar una transición fluida a medida que implemente SharePoint y OneDrive, y le proporcionará una lista de cambios de proceso para comunicarse con los usuarios. (La administración de cambios y entrenamiento para implementar SharePoint y OneDrive proporciona una lista de recursos que puede compartir con los usuarios para ayudarles a empezar a trabajar con SharePoint y OneDrive).

En las secciones siguientes, se proporciona información general sobre estos casos de uso con vínculos a información más detallada.

Almacenamiento de archivos.

Las opciones de almacenamiento de archivos de Microsoft 365 son SharePoint y OneDrive.

Los archivos de trabajo personal se almacenan en OneDrive. Con OneDrive, cada usuario tiene una ubicación donde puede almacenar sus archivos de trabajo personales. Estos archivos no se comparten con nadie de forma predeterminada, pero se pueden compartir fácilmente con otros usuarios para colaborar.

Los archivos compartidos se almacenan en SharePoint. Los sitios de SharePoint se usan para almacenar archivos a los que tendrán acceso varias personas. Las personas que tengan acceso al sitio tendrán acceso a los archivos.

Microsoft Teams usa sitios de SharePoint para almacenar archivos. Al cargar un archivo en la pestaña Archivos de Teams, se almacenará en un sitio de SharePoint. (Para obtener más información sobre cómo interactúan Teams y SharePoint, consulte Información general sobre la integración de Teams y SharePoint)

Colaboración de archivos

En SharePoint y OneDrive, los usuarios pueden usar Aplicaciones de Microsoft 365 (una versión de Office que está disponible a través de muchos planes de Microsoft 365) para crear y editar documentos. Se pueden usar otras aplicaciones para crear y editar otros tipos de archivos. Estos archivos se pueden compartir fácilmente con otros usuarios, incluyendo aquellos que no pertenezcan a la organización (si se permite).

Comparta archivos de OneDrive mediante vínculos compartibles. En OneDrive, los archivos de los usuarios son privados de forma predeterminada. Los usuarios pueden compartir archivos de OneDrive con otros usuarios mediante vínculos compartibles que proporcionarán a otros usuarios acceso a los archivos. Es posible crear vínculos que concedan acceso a personas concretas o a cualquier persona de la organización. La persona que haya compartido el archivo podrá quitar el acceso de otros usuarios editando o eliminando el vínculo.

Colaborar en sitios o equipos. En un sitio de SharePoint o un equipo de Microsoft Teams, todos los miembros del sitio o equipo tienen acceso a los archivos almacenados allí y pueden colaborar fácilmente en ellos.

Compartir archivos de SharePoint mediante vínculos compartibles. Si un usuario necesitase compartir un archivo de SharePoint con alguien de fuera del sitio o equipo, usará vínculos compartibles de la misma manera que se hace en OneDrive.

Sincronizar archivos para acceder sin conexión. Con la aplicación Sincronización de OneDrive, los usuarios pueden sincronizar archivos entre el equipo y la nube de Microsoft 365. Cuando los usuarios agregan, cambian o eliminan un archivo o carpeta localmente, el archivo o carpeta se agregará, cambiará o eliminará en la nube y viceversa. Los usuarios pueden trabajar con archivos sincronizados directamente en el Explorador de archivos o en Finder, así como en las aplicaciones que usen. Cada vez que se conecte un usuario, se sincronizarán automáticamente los cambios que realicen ellos u otros usuarios.

Para obtener más información sobre la colaboración de archivos en SharePoint y OneDrive, consulte Introducción a la colaboración de archivos en Microsoft 365, con tecnología de SharePoint y Colaboración de archivos en SharePoint con Microsoft 365.

Intranet

Una de las funcionalidades principales de SharePoint es la amplia variedad de opciones y herramientas para crear sitios de intranet para organizaciones. La intranet podría incluir la página de aterrizaje principal de la organización, portales para las comunicaciones corporativas y sitios individuales de departamentos o divisiones (como TI o RR. HH.).

Mover la intranet a SharePoint en Microsoft 365 podría tomar un tiempo, especialmente si ya se tiene un amplio contenido de intranet. Se recomienda realizar esta tarea después de completar la implementación de SharePoint y OneDrive.

Para obtener más información sobre cómo crear una intranet mediante SharePoint, consulte Introducción y hoja de ruta de intranet inteligentes y Planeamiento de intranet inteligentes de SharePoint.

Gobernanza y cumplimiento

La gobernanza y el cumplimiento son clave para muchas organizaciones. Como parte de la planeación de SharePoint y OneDrive, tenga en cuenta qué características de cumplimiento querrá implementar con antelación. Al tener las características de cumplimiento implementadas con antelación, se reducirán los riesgos de incidentes de cumplimiento. Consulte Creación de entornos de SharePoint y OneDrive compatibles para obtener más información sobre qué características de cumplimiento deben tenerse en cuenta como parte de las implementaciones de SharePoint y OneDrive.

Claves para una adopción de usuario correcta

La adopción de los usuarios es importante para alcanzar un éxito general de cualquier servicio o aplicación nuevos. Para sentir que se maximizó la inversión en SharePoint y OneDrive, lo ideal es maximizar el compromiso de los usuarios.

Crear conciencia a través de campañas de concienciación, como anuncios, eventos de lanzamiento, boletines, asamblea informativas, concursos y regalos, es una ruta esencial para maximizar la adopción. Además, proporcionar conocimiento a los usuarios a través de guías de autoayuda y sesiones parecidas a las de un aula les ayudará a sentirse más capacitados para usar OneDrive y SharePoint.

Para obtener más información sobre la administración de adopción y cambios de usuarios al implementar SharePoint y OneDrive, consulte Administración de cambios y entrenamiento para implementar SharePoint y OneDrive.

Pasos siguientes

Plan de OneDrive y SharePoint híbridos

Plan para SharePoint y OneDrive en Microsoft 365