Microsoft SharePoint Connector en Power Automate

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En Power Automate, Microsoft SharePoint Connector admite los siguientes desencadenadores y acciones de flujo.

Desencadenadores de SharePoint

Los desencadenadores de SharePoint permiten crear flujos que supervisan los cambios en una lista o biblioteca de SharePoint. Si se producen uno o varios cambios en una lista suscrita, ese flujo se desencadena para ejecutarse.

Cuando se crea un elemento

Desencadena el flujo al crear un elemento en una lista de SharePoint.

Cuando se crea o modifica un elemento

Desencadena el flujo al crear un elemento y cada vez que lo modifica en una lista de SharePoint.

Cuando se modifica un elemento o un archivo

Desencadena el flujo al modificar un elemento o un archivo de una lista de SharePoint o una biblioteca de documentos.

Para obtener más información sobre cómo usar este desencadenador, consulte este vídeo del tutorial: Introducción al desencadenador "cuando se modificó un elemento o archivo" y "Obtener cambios".

Cuando se elimina un elemento

Desencadena el flujo al eliminar un elemento de una lista. Para obtener las propiedades de un elemento eliminado, debe conectar este desencadenador al sitio de SharePoint asociado en el que se espera que se ejecute, mediante una cuenta de usuario de colección de sitios.

Para un elemento seleccionado

Permite a los usuarios de listas desencadenar un flujo después de seleccionar un elemento de una lista.

Nota:

Solo los flujos dentro del entorno predeterminado se pueden ejecutar manualmente desde una lista de SharePoint.

Cuando un archivo se clasifica mediante un modelo de comprensión de contenido

Desencadena el flujo cuando un modelo de comprensión de contenido de Microsoft Syntex clasifica un archivo, que se muestra en la propiedad de fecha de clasificación del archivo.

Para obtener más información sobre cuándo Microsoft Syntex y cómo clasifica los archivos, consulte Introducción a Microsoft Microsoft Syntex

Cuando se crea un archivo (solo propiedades)

Desencadena el flujo al crear un archivo en una biblioteca de documentos y devuelve solo las propiedades de archivo personalizadas asociadas a ese archivo.

Cuando se crea un archivo en una carpeta [en desuso]

Nota:

Este desencadenador está en desuso y es posible que no funcione según lo esperado.

Desencadena el flujo al crear un archivo en una carpeta de SharePoint. Este desencadenador no se ejecuta si agrega o actualiza un archivo en una subcarpeta dentro de la carpeta en la que funciona este desencadenador. Si es necesario que el flujo se desencadene en subcarpetas, cree flujos diferentes para una o varias subcarpetas.

Cuando se crea o modifica un archivo (solo propiedades)

Desencadena el flujo al crear un archivo y cada vez que modifica las propiedades del archivo en una biblioteca. Especifique un valor en la propiedad "Folder" para tener como destino una carpeta específica; de lo contrario, el desencadenador se aplica a toda la biblioteca. Devuelve solo las propiedades de archivo personalizadas asociadas a ese archivo.

Cuando se crea o modifica un archivo en una carpeta [en desuso]

Nota:

Este desencadenador está en desuso y es posible que no funcione según lo esperado.

Se desencadena cuando se crea un archivo y también cada vez que se modifica en una carpeta de SharePoint. El desencadenador no se activa si se agrega o actualiza un archivo en una subcarpeta. Si es necesario desencadenar en subcarpetas, se deben crear varios desencadenadores.

Cuando se elimina un archivo

Desencadena el flujo al eliminar un archivo en una biblioteca de documentos. Opcionalmente, puede especificar una carpeta para watch. Al eliminar una carpeta, el desencadenador solo se activa una vez para la carpeta eliminada, incluidas sus subcarpetas. Para obtener las propiedades del archivo eliminado, debe conectar este desencadenador al sitio de SharePoint asociado en el que se espera que se ejecute el desencadenador, mediante una cuenta de usuario de colección de sitios.

Para un archivo seleccionado

Permite a los usuarios de las bibliotecas de documentos desencadenar un flujo después de seleccionar un archivo.

Nota:

Solo los flujos dentro del entorno predeterminado se pueden ejecutar manualmente desde una biblioteca de SharePoint.

Cuando un sitio ha solicitado unirse a un sitio central

Desencadena un flujo en la solicitud de aprobación de unión al sitio central.

Acciones de SharePoint

Agregar datos adjuntos

Agrega un nuevo dato adjunto al elemento de lista especificado.

Aprobación de la solicitud de unión al sitio central

Aprueba la solicitud de unión al sitio central. Esta acción devuelve un token de aprobación para completar la solicitud de combinación mediante la acción de sitio del centro de unión.

Cancelación de la solicitud de unión al sitio central

Cancela la solicitud de unión al centro. Si procede, especifique el mismo identificador de correlación de aprobación que se usa en la acción Establecer el estado de unión al sitio central en pendiente .

Proteger el archivo

Comprueba un archivo desprotegido en una biblioteca de documentos, lo que hace que la versión del documento esté disponible para otros usuarios.

Desteger archivo

Desproteger un archivo en una biblioteca de documentos para evitar que otros usuarios editen el documento y los cambios no sean visibles hasta que se registre el documento.

Copiar archivo

Copia un archivo. Funciona de forma similar al comando Copiar a en bibliotecas de SharePoint. Después de copiar, devuelve información sobre el nuevo archivo.

Copiar archivo [en desuso]

Nota:

Esta acción está en desuso y es posible que no funcione según lo esperado.

Copia un archivo en un sitio de SharePoint.

Copiar carpeta

Copia una carpeta. Funciona de forma similar al comando Copiar a en bibliotecas de SharePoint. Después de copiar, devuelve información sobre la nueva carpeta.

Crear archivo

Carga un archivo en un sitio de SharePoint. Asegúrese de elegir una biblioteca existente.

Crear elemento

Crea un nuevo elemento en una lista de SharePoint.

Creación de una nueva carpeta

Crea una nueva ruta de acceso de carpeta o carpeta.

Crea un vínculo de uso compartido para un archivo o carpeta.

Eliminar datos adjuntos

Elimina los datos adjuntos especificados.

Eliminar archivo

Elimina el archivo especificado por el identificador de archivo.

Eliminar elemento

Elimina un elemento de una lista de SharePoint.

Descartar desprotección

Descarta la desprotección, en lugar de guardar el archivo, si desproteger un archivo y no realiza cambios en él, o bien realiza cambios que no desea conservar. Si su organización realiza un seguimiento de las versiones, se crea una nueva versión cada vez que se registra un archivo en la biblioteca. Al descartar la desprotección, puede evitar realizar nuevas versiones cuando no haya realizado ningún cambio en el archivo.

Extraer carpeta

Extrae un archivo de archivo en una carpeta de SharePoint (por ejemplo, .zip).

Obtener todas las listas y bibliotecas

Obtiene todas las listas y bibliotecas.

Obtener contenido de datos adjuntos

Devuelve el contenido del archivo, utilizando el identificador de archivo. El contenido se puede copiar en otro lugar o usarse como datos adjuntos.

Obtener datos adjuntos

Devuelve la lista de datos adjuntos del elemento de lista especificado. Para llegar al contenido del archivo, agregue un paso Obtener contenido de datos adjuntos y use la propiedad Identificador de archivo devuelta por esta acción.

Obtener cambios para un elemento o un archivo (solo propiedades)

Obtiene todas las columnas o propiedades de archivo cambiadas desde y hasta un intervalo de tiempo especificado. Para obtener todas las columnas cambiadas cuando se modifica un elemento o un archivo:

  • Use cuando se modifique un elemento o archivo y,
  • Use el token de inicio de ventana de desencadenador & salida del token final de la ventana de desencadenador desde el desencadenador cuando se modifica un elemento o archivo para deducir qué columnas han cambiado desde la última vez que el flujo de tiempo ha comprobado si hay actualizaciones de elementos o archivos.

Para obtener más información sobre cómo usar esta acción, vea este vídeo del tutorial: Introducción al desencadenador "cuando se modificó un elemento o archivo" y "Obtener cambios".

Nota:

  • La lista o biblioteca debe tener el control de versiones configurado para deducir qué columnas o propiedades se modificaron desde el último cambio.
  • Solo se admiten cambios de columna para listas y bibliotecas.
  • No se admiten los cambios de contenido de archivo.
  • No se admiten los cambios de datos adjuntos.
  • El token de inicio de la ventana del desencadenador & el token final de la ventana del desencadenador solo están disponibles cuando se usa cuando se modifica un elemento o archivo .

Obtener contenido de archivo

Obtiene el contenido del archivo mediante el identificador de archivo. Puede copiar el contenido en otro lugar o usarlo como datos adjuntos.

Obtención del contenido del archivo mediante la ruta de acceso

Obtiene el contenido del archivo mediante la ruta de acceso del archivo.

Obtención de metadatos de archivo

Obtiene información sobre el archivo, como tamaño, etag, fecha de creación, etc. Usa un identificador de archivo para seleccionar el archivo. Para obtener los valores almacenados en las columnas de la biblioteca, use la acción Obtener propiedades de archivo .

Obtención de metadatos de archivo mediante la ruta de acceso

Obtiene información sobre el archivo, como tamaño, etag, fecha de creación, etc. Usa una ruta de acceso de archivo para seleccionar el archivo. Para obtener los valores almacenados en las columnas de la biblioteca, use la acción Obtener propiedades de archivo .

Obtener propiedades de archivo

Obtiene las propiedades guardadas en las columnas de la biblioteca para el elemento especificado por el identificador de elemento. Para llegar al contenido del archivo, agregue un paso "Obtener contenido del archivo" y use la propiedad "Identificador de archivo" devuelta por esta acción. Al usar esto con la puerta de enlace de datos local, es posible que tenga que escribir manualmente el nombre de la biblioteca a la que conectarse.

Obtener archivos (solo propiedades)

Obtiene las propiedades guardadas en las columnas de la biblioteca para todas las carpetas y archivos almacenados en la biblioteca. También puede filtrar por los elementos que coinciden con una condición. Para trabajar con la salida de esta acción, use la sección Aplicar a cada uno. Al usar esto con la puerta de enlace de datos local, es posible que tenga que escribir manualmente el nombre de la biblioteca a la que conectarse. Para obtener más información sobre esta acción, vea: Análisis en profundidad en Obtener elementos y Obtener archivos Acciones de SharePoint para flujos en Power Automate.

Obtener metadatos de carpeta

Obtiene información sobre la carpeta. Usa un identificador de archivo para seleccionar la carpeta.

Obtención de metadatos de carpeta mediante la ruta de acceso

Obtiene información sobre la carpeta. Usa una ruta de acceso de carpeta para seleccionar la carpeta.

Obtener elemento

Obtiene un solo elemento por su identificador de una lista de SharePoint.

Obtener elementos

Obtiene elementos de una lista de SharePoint. Para obtener más información sobre esta acción, vea: Análisis en profundidad en Obtener elementos y Obtener archivos Acciones de SharePoint para flujos en Power Automate.

Obtener vistas de lista

Obtiene vistas de una lista de SharePoint.

Obtener listas

Obtiene listas de SharePoint de un sitio.

Concesión de acceso a un elemento o una carpeta

Concede acceso a un elemento o una carpeta de SharePoint a personas específicas.

Unirse al sitio central

Une el sitio solicitado al sitio central. Se requiere un token de aprobación para completar la unión correctamente si ese centro requiere aprobación. Si procede, especifique el mismo identificador de correlación de aprobación que se usa en la acción Establecer el estado de unión al sitio central en pendiente .

Carpeta de lista

Devuelve los archivos contenidos en una carpeta de SharePoint.

Enumeración de la carpeta raíz

Devuelve archivos en la carpeta raíz de SharePoint.

Mover archivo

Mueve un archivo. Funciona de forma similar al comando Mover a en bibliotecas de SharePoint. Devuelve información sobre el nuevo archivo después de su traslado.

Mover carpeta

Mueve una carpeta. Funciona de forma similar al comando Mover a en bibliotecas de SharePoint. Devuelve información sobre la nueva carpeta después de su traslado.

Resolver persona

Devuelve un único valor de usuario coincidente para que se pueda asignar a una columna de tipo persona. Si no hay ninguna coincidencia o varias coincidencias, esta acción se agota.

Envío de una solicitud HTTP a SharePoint

Construye una API REST de SharePoint que se va a invocar. Para obtener más información sobre esta acción, vea: Trabajar con la acción de flujo de solicitud HTTP de envío de SharePoint en Power Automate.

Importante

Esta acción puede ejecutar cualquier API REST de SharePoint a la que tenga acceso. Continúe con precaución.

Establecer estado de aprobación del contenido

Establece el estado de aprobación de contenido de un elemento de una lista o biblioteca que tiene activada la aprobación de contenido. Debe proporcionar una ETag para páginas y archivos. Puede obtener el ETag mediante la acción Obtener metadatos de archivo. Esta acción solo está disponible para SharePoint Online y SharePoint 2019.

Establecer el estado de unión al sitio central en pendiente

Establece el estado de la solicitud de unión al centro del sitio solicitado en pendiente. El id. de correlación de aprobación es un parámetro opcional que ayuda a SharePoint a identificar una solicitud de combinación de centro determinada. El sitio solicitante solo puede tener una solicitud pendiente en un momento dado.

Dejar de compartir un elemento o un archivo

Elimina todos los vínculos que dan acceso a un elemento o a un archivo y quita a todas las personas con acceso directo, excepto a los propietarios.

Actualizar archivo

Novedades el contenido del archivo especificado por el identificador de archivo.

Actualizar las propiedades del archivo

Novedades las propiedades almacenadas en columnas de una biblioteca para el elemento especificado por el identificador de elemento. Para actualizar el contenido del archivo, use la acción Actualizar archivo . Al usar esto con la puerta de enlace de datos local, es posible que tenga que escribir manualmente el nombre de la biblioteca a la que conectarse.

Actualizar elemento

Novedades un elemento de una lista de SharePoint.

Compatibilidad con SharePoint Server

En las tablas siguientes se enumeran todas las acciones y desencadenadores que se admiten para SharePoint On-Premises 2013, 2016 o 2019. No se admiten las acciones o desencadenadores que no se mencionan.

Desencadenadores admitidos

Trigger SharePoint 2013 SharePoint 2016 SharePoint 2019
Cuando se crea un archivo en una carpeta Sí Sí Sí
Cuando se crea o modifica un archivo en una carpeta Sí Sí Sí
Cuando se crea un elemento Sí1 Sí1 Sí1
Cuando se crea o modifica un elemento Sí1 Sí1 Sí1
Cuando se crea un archivo (solo propiedades) No No Sí1
Cuando se crea o modifica un archivo (solo propiedades) No No Sí1
Cuando se elimina un elemento No No Sí2
Cuando se elimina un archivo No No Sí2
Resolver persona No No Sí
Establecer estado de aprobación del contenido No No Sí

Nota:

  1. No admite "Limitar columnas por vista".
  2. Aunque este desencadenador es compatible con SharePoint 2019, los flujos creados con este desencadenador pueden encontrar los siguientes problemas:
    • Si no hay ninguna actividad en la lista durante más de 60 días o si hay alguna actividad pero no se eliminan elementos durante más de 60 días, el desencadenador no se activará.
    • La eliminación de elementos de lista por parte del usuario del sistema activará el desencadenador.

Acciones admitidas

Acción SharePoint 2013 SharePoint 2016 SharePoint 2019
Obtención de metadatos de archivo Sí Sí Sí
Obtención de metadatos de archivo mediante la ruta de acceso Sí Sí Sí
Obtener metadatos de carpeta Sí Sí Sí
Obtención de metadatos de carpeta mediante la ruta de acceso Sí Sí Sí
Obtener contenido de archivo Sí Sí Sí
Crear archivo Sí1 Sí1 Sí1
Actualizar archivo Sí Sí Sí
Copiar archivo [en desuso]2 Sí Sí Sí
Carpeta de lista Sí Sí Sí
Extraer carpeta Sí Sí Sí
Obtener datos adjuntos Sí Sí Sí
Agregar datos adjuntos Sí Sí Sí
Eliminar datos adjuntos Sí Sí Sí
Obtener elementos Sí3 Sí3 Sí3
Obtener elemento Sí4 Sí4 Sí4
Crear elemento Sí4 Sí4 Sí4
Actualizar elemento Sí4 Sí4 Sí4
Eliminar elemento Sí Sí Sí
Envío de una solicitud HTTP a SharePoint Sí Sí Sí

Nota:

  1. No admite la creación de un archivo grande al cargarlo como un conjunto de fragmentos.
  2. Esta acción incluye "[deprecated]" en su nombre para mostrar. La acción "Copiar archivo" es diferente de esta acción.
  3. Esta acción solo admite parámetros de OData, que excluye parámetros como "Limitar entradas a carpeta", "Incluir elementos anidados" y "Limitar columnas por vista".
  4. No admite "Limitar columnas por vista".

Acciones y desencadenadores en desuso

Estos desencadenadores están en desuso y ya no se mantienen activamente. Aunque todavía están presentes en Microsoft SharePoint Connector, se recomienda no usar desencadenadores o acciones en desuso en las nuevas aplicaciones o soluciones.

Nombre Tipo Versión compatible Alternativa sugerida
Cuando se crea un archivo en una carpeta [en desuso] Trigger SharePoint 2019 Cuando se crea un archivo (solo propiedades)
Cuando se crea o modifica un archivo en una carpeta [en desuso] Trigger SharePoint 2019 Cuando se crea o modifica un archivo (solo propiedades)
Copiar archivo [en desuso] Acción SharePoint 2019 Copiar archivo

Limitaciones conocidas

Plantillas de biblioteca y lista admitidas

Los flujos de Power Automate para listas solo se admiten en listas genéricas (100) y bibliotecas de documentos genéricos (101). Actualmente no se admiten plantillas de biblioteca y lista personalizadas, incluidas, entre otras, listas como anuncios, contactos y tareas.

Ejecuciones de flujo

Al compilar un flujo de Power Automate que se desencadenará para un elemento o para crear o modificar un archivo, Power Automate comprueba periódicamente si hay cambios en la lista o biblioteca, configurados en el desencadenador del flujo. En la mayoría de los casos, si hay un único cambio en la lista o biblioteca, la ejecución del flujo puede producirse en cuestión de minutos después de ese cambio. Sin embargo, espere que el flujo pueda recopilar más de un cambio en las ejecuciones de flujo posteriores debido al tiempo entre el intervalo de flujo desde su último cambio válido o las modificaciones posteriores a un elemento o un archivo.

Mover archivos y ejecuciones de flujo

Al mover uno o varios archivos de una biblioteca de documentos a otra, el archivo original se mueve de la biblioteca de origen a la biblioteca de destino. Mover el archivo no modifica los metadatos personalizados, incluido el momento en que se creó y modificó el archivo. Por lo tanto, esta acción no desencadena ningún flujo para esas actualizaciones de archivos asociadas a la biblioteca donde se movió.

Sincronización de archivos con las bibliotecas de documentos de OneDrive para la Empresa y SharePoint

Cuando los usuarios sincronizan uno o varios archivos de una biblioteca de documentos a otra, el archivo original se mueve (sincroniza) desde el cliente a la biblioteca de destino. La sincronización del archivo no modificará los metadatos personalizados, incluido el momento en que se creó y modificó el archivo. Por lo tanto, esta acción no desencadenará ningún flujo para esas sincronizaciones de archivos en esa biblioteca o en OneDrive para la Empresa.

Columnas de búsqueda admitidas

Si la lista o biblioteca tiene columnas de búsqueda, las acciones Obtener elementos y Obtener archivos admiten devolver elementos con un máximo de 12 columnas de búsqueda. Si la lista o biblioteca supera este umbral, se produce un error en el flujo de Power Automate.