Mostrar u ocultar columnas en un formulario de lista o biblioteca

Puede mostrar u ocultar columnas en un formulario de lista o biblioteca como alternativa a eliminarlas. Al ocultar una columna, esto no afecta a la columna o a los datos de la columna, como si se eliminara. Para volver a usar la columna, simplemente puede volver a mostrarla en el formulario.

Para mostrar u ocultar una columna en un formulario de lista o biblioteca:

1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea mostrar u ocultar columnas en el formulario.

2. Si se encuentra en una lista:

   • Abra un elemento para ver los detalles en el formulario de presentación.

3. Si está en una biblioteca de documentos:

   • Seleccione un archivo.
   • En el Panel de información:
     • Localice la sección Propiedades.
     • Haga clic en Editar todo.

4. En la parte superior del formulario, seleccione Editar formulario > Editar columnas.

5. En el panel Editar columnas, marque (para mostrar) o desmarque (para ocultar) la casilla de la columna o columnas según sea necesario.

   Nota:

   Si desea volver a organizar el orden de las columnas, arrastre y coloque el nombre de columna o seleccione primero el borde derecho del nombre de la columna para mostrar el menú de opciones (...) y, a continuación, seleccione Subir o Bajar como prefiera.

6. Cuando termine, seleccione Guardar.

Especificar una fórmula condicional para mostrar u ocultar columnas

Puede mostrar u ocultar columnas en un formulario de lista basándose en el valor de otra columna especificando una fórmula que consista en ecuaciones que realicen comprobaciones condicionales de los valores de una lista o biblioteca de SharePoint.

Para especificar una fórmula condicional para una columna, en el panel Editar columnas:

1. Vaya a la columna en la que quiere establecer una fórmula condicional

2. Seleccione el borde derecho del nombre de la columna para mostrar el menú de opciones (...)

3. En Más opciones, seleccione Editar fórmula condicional.

4. En el cuadro de diálogo Editar fórmula condicional:

   • Para determinar si esta columna se muestra o se oculta, especifique una fórmula condicional basada en el valor de otra columna.
   • Para desactivar la condición, déjela en blanco.

5. Cuando termine, seleccione Guardar.

Introducción a las fórmulas condicionales

Las fórmulas son ecuaciones que realizan comprobaciones condicionales en valores de columnas de una lista o biblioteca. Una fórmula comienza con un signo igual (=), seguido de la función if que devuelve un resultado true o false.

Por ejemplo, la siguiente fórmula comprueba si el valor de la columna Categoría es Administración de productos:

=if([$Category] == 'Product Management', 'true', 'false')

Devolver true muestra la columna en el formulario mientras devuelve false oculta la columna.

La columna se representa especificando el nombre interno del campo precedido por un signo de dólar y rodeado de corchetes: [$InternalName]. Por ejemplo, para obtener el valor de un campo con el nombre interno "ProductName", use [$ProductName].

Tipos de columna no admitidos en fórmulas condicionales

Aunque la fórmula es compatible con muchos de los tipos de columna disponibles, en este momento no se admiten los siguientes tipos de columna:

• Persona o grupo con varias selecciones
• Opción en selecciones múltiples
• Búsqueda con varias selecciones
• Cálculos de hora en la columna Fecha y hora
• Columnas de moneda
• Columnas de ubicación
• Columnas calculadas
• Columnas de metadatos administrados

Referencia de fórmula rápida

Columna de elección

La siguiente fórmula comprueba si la columna de elección [$Category] tiene el valor Administración de productos:

=if([$Category] == 'Product Management', 'true', 'false')

Columna de número

La siguiente fórmula comprueba si la columna número [$Flightscost] es menor o igual que 120:

=if([$Flightscost] <= 120, 'true', 'false')

También puede realizar cálculos aritméticos, como sumar el valor de dos columnas y comprobar su suma como se muestra en la siguiente fórmula:

=if(([$Flightscost] + [$Hotelcost]) > 500, 'true', 'false')

Columna de fecha

La fórmula siguiente comprueba si la columna de [$StartDate] fecha es igual a una fecha específica. Para ello, use la función Date() para convertir una cadena determinada en una fecha:

=if([$StartDate] == Date('4/6/2020'), 'true', 'false')

Un ejemplo de comprobación de si la columna de fecha [$StartDate] es menor o igual que una fecha específica:

=if([$StartDate] <= Date('4/6/2020'), 'true', 'false')

Un ejemplo de comprobación de si las fechas de las columnas [$StartDate] y [$EndDate] están entre fechas específicas:

=if([$StartDate] >= Date('4/6/2020') && [$EndDate] <= Date('6/10/2020'), 'true', 'false')

Columna Persona

La siguiente fórmula comprueba si la columna de persona [$Owner] es igual al correo electrónico de un usuario específico:

=if([$Owner.email] == 'nestorw@contoso.com', 'true', 'false')

Columna booleana (Sí/No)

La fórmula siguiente comprueba si la columna [$Promoted] Sí/No es igual a Sí. Para ello, busca el valor verdadero que se asigna a Sí para los usuarios.

=if([$Promoted] == true, 'true', 'false')

Los siguientes también son válidos:

=if([$Promoted], 'true', 'false')

=[$Promoted]

Columna de búsqueda

Nota:

Al acceder a las columnas de búsqueda en una columna o formato de vista, puede acceder al valor de búsqueda y al identificador de búsqueda como valores independientes. En el formato de formulario y en las expresiones de campo condicional, ambos valores se devuelven como una única línea de texto. Por ejemplo, una columna de búsqueda que hace referencia a un elemento con el id. de elemento 1 (en la lista de origen) con el valor de Toronto tendrá el valor de 1;#Toronto cuando se use en expresiones de campo condicional o formato de formulario.

La siguiente fórmula comprueba si la columna de búsqueda [$City] tiene un valor igual a Toronto. Para ello, divide el resultado de valor de búsqueda mediante el separador y comprueba el valor.

=if(substring([$City],indexOf([$City],';#')+2,1000) == 'Toronto', 'true', 'false')

De forma similar, puede compararse con la parte de identificador de la búsqueda con esta expresión:

=if(Number(substring([$City],0,indexOf([$City],';#'))) == 1, 'true', 'false')