eDiscovery en SharePoint

Artículo
03/21/2023

Más información sobre las características de eDiscovery en SharePoint. Puede usar eDiscovery para proporcionar a los litigantes la posibilidad de detectar contenido con formato electrónico.

Introducción a eDiscovery en SharePoint

eDiscovery permite a los administradores de registros y a los litigantes detectar contenido con formato electrónico. Normalmente, eDiscovery requiere buscar documentos, sitios web y mensajes de correo electrónico dispersos entre equipos portátiles, servidores de correo electrónico, servidores de archivos y otros orígenes, recopilar el contenido que cumple los criterios para un caso legal y actuar sobre el mismo.

En SharePoint Server 2010, Microsoft incluyó la característica Suspensión y eDiscovery, que permitía poner en suspensión cualquier sitio de SharePoint. Un administrador de registros podría poner en suspensión documentos, páginas y elementos de lista para impedir que los usuarios los modifiquen o eliminen. Exchange 2010 ofrecía una nueva manera de poner en suspensión buzones, realizar búsquedas entre varios buzones y usar un cmdlet de Windows PowerShell para exportar buzones.

eDiscovery en SharePoint incluye nuevas formas de reducir el costo y la complejidad de la detección. Entre ellas se incluyen:

El Centro de eDiscovery, un sitio central de SharePoint que se usa para administrar la conservación, búsqueda y exportación de contenido almacenado en Exchange y SharePoint entre granjas de SharePoint y servidores de Exchange.
Suspensión local de SharePoint, que conserva todos los sitios de SharePoint. Suspensión local protege todos los documentos, páginas y elementos de lista dentro del sitio pero permite a los usuarios continuar editando y eliminando el contenido protegido.
Suspensión local de Exchange, que conserva los buzones de Exchange. Suspensión local protege todo el contenido de los buzones con la misma interfaz de usuario y API usadas para conservar los sitios de SharePoint.
Conservación basada en consultas, que permite a los usuarios aplicar filtros de consulta a uno o varios buzones de Exchange y sitios de SharePoint, y restringir el contenido que se pone en suspensión.

Cómo funciona eDiscovery en SharePoint

eDiscovery usa las aplicaciones del servicio de búsqueda (SSA) para rastrear las granjas de SharePoint. Puede configurar las SSA de muchas maneras, pero la más común es tener una granja central de servicios de búsqueda que rastreen varias granjas de SharePoint. Puede usar este servicio de búsqueda para rastrear todo el contenido de SharePoint, o puede usarlo para rastrear regiones específicas, por ejemplo, todo el contenido de SharePoint en Europa.

Para rastrear una granja de SharePoint, la búsqueda usa primero un proxy de aplicación de búsqueda para conectarse a ella. El Centro de eDiscovery usa la conexión proxy para enviar conservaciones a los sitios de SharePoint de otras granjas de SharePoint.

Requisitos previos

Antes de implementar las características de exhibición de documentos electrónicos de SharePoint Server, debe planear la infraestructura de aplicaciones de servicio de búsqueda para la organización. Por ejemplo, si tiene dos SSAs independientes que rastrear conjuntos específicos de sitios de SharePoint, necesitará un centro de exhibición de documentos electrónicos para cada aplicación de servicio.

Retenciones de sitio

SharePoint conserva el contenido en el nivel de sitio. Cuando se conserva un sitio, sus listas, bibliotecas y subsitios se conservan. Si conserva una colección de sitios raíz, se conservan todos los documentos, páginas, listas y subsitios de dicha colección.

Para poner un sitio en suspensión, cree un Caso de detección en el Centro de eDiscovery. Un caso es un contenedor para todas las consultas, contenido y conservaciones asociadas a un litigio específico. Después de crear el caso, cree un Conjunto de detección para especificar el sitio. Para validar el sitio, simplemente entre su dirección URL.

Suspensión local retiene el contenido en el lugar donde se encontraba en el momento de finalizar la búsqueda de detección. Cuando se editan o eliminan elementos de contenido, eDiscovery coloca una copia del elemento en una biblioteca de documentos específica, denominada Biblioteca de suspensiones de conservación, en el sitio de SharePoint donde se modificó el contenido. Solo el indizador de búsqueda y los usuarios con permiso de administrador o permiso de aplicación web pueden acceder a la Biblioteca de suspensiones de conservación. La mayoría de los usuarios que no tienen estos permisos no pueden ver la biblioteca, no saben que existe ni que el contenido se copia ahí.

Para conservar el contenido de una manera que minimiza el espacio de almacenamiento y maximiza la eficacia, exhibición de documentos electrónicos utiliza Copiar en escritura para administrar copias idénticas de la misma información. Debido a que nunca se modificará la mayor parte del contenido que se pondrá en espera, no hay ninguna razón para ocupan un espacio mediante la creación de una copia de él. En su lugar, preservación en contexto crea copias de los elementos sólo cuando se eliminan o una vez que se ha cambiado por primera vez después de que se ha iniciado la conservación. Si se cambia un documento nuevo, exhibición de documentos electrónicos mantiene sólo actual protegidos o eliminado de la versión y la versión que creó en el momento en que el documento se ha conservado originalmente.

Si se aplican varias suspensiones a un sitio, se vuelve a copiar la próxima edición de un documento, aunque ya se haya copiado para la primera suspensión.

Modelo de programación de eDiscovery

SharePoint proporciona un modelo de programación de servidor Microsoft .NET que puede usar para crear soluciones y aplicaciones personalizadas que incluyen la funcionalidad de eDiscovery. La tabla 1 se enumeran los tipos en el espacio de nombres Microsoft.Office.Server.Discovery.

Tabla 1. Tipos de eDiscovery

Tipo	Descripción
Case	Representa un caso de exhibición de documentos electrónicos. Asociado a un objeto SPWeb especificado, un caso se puede cerrar por una fecha especificada o como una acción específica. Casos pueden contener grupos de origen, las ubicaciones, los buzones de correo, custodia, las búsquedas guarda, las exportaciones, exportar las configuraciones de identificadores, consultas y listas de todos los grupos de origen, custodia y ubicaciones en este objeto Case especificado.
Custodian	Representa a la persona que es responsable de mantener registros para un caso de exhibición de documentos electrónicos.
CustodianCollection	Representa una colección de objetos Custodian.
DiscoveryDuplicateSourceCollection	Una excepción que se produce cuando el valor de un objeto Source no es único.
DiscoveryException	Una excepción específica para la exhibición de documentos electrónicos API que toma un mensaje y también puede tomar una excepción interna.
Export	Representa una exportación que está asociada a un objeto específico Case. El objeto Export se puede construir un objeto T:Microsoft.SharePoint.SPListItem. Puede agregar un objeto SavedSearch a un objeto de Export y, opcionalmente, administración de derechos y descargar el objeto Export.
ExportCollection	Representa una colección de objetos Export.
ExportStatus	Representa el estado de exportación, que indica si la exportación ha iniciado, no iniciado, terminado o finalizado con errores.
SavedSearch	Representa una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos guardada. objetos de SavedSearch se pueden copiar, eliminar o actualizar. Se pueden actualizar las estadísticas que están asociadas con una búsqueda guardada. Mejoras de búsqueda, mejoras de Exchange 2013, identificadores de origen, ID de grupo de origen, las consultas y filtros pueden asociarse con un objeto SavedSearch.
SavedSearchCollection	Representa una colección de objetos SavedSearch.
Source	Representa el tipo de origen de datos que se utiliza en operaciones de exhibición de documentos electrónicos. Un objeto Source toma un objeto específico Case, un tipo de origen de datos y un filtro (es decir, una especificación parcial o completa del contenedor que identifica el origen) como parámetros. Información sobre el origen puede devolver, como su estado de conservación, la ubicación del origen de como indizado por SharePoint, y si el origen es un buzón de correo.
SourceCollection	Representa una colección de objetos Source.
SourceGroup	Representa un grupo de objetos de Source.
SourceGroupCollection	Representa una colección de objetos SourceGroup.
SourceManagementType	Representa la escala a la que se administran los orígenes. Las opciones incluyen el origen, el grupo de origen y todo el contenido.
SourceType	Representa el tipo de origen. Tipos de origen incluyen Exchange 2013, las versiones actuales y anteriores de SharePoint Server y recursos compartidos de archivos.
SourceValidation	Indica si el origen es válido.