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Personalizar sitios de OneDrive

OneDrive puede personalizarse en Microsoft 365 o con el modelo de complementos en general, según los requisitos de la empresa. Las técnicas reales para realizar esta personalización son diferentes a las del escenario local ya que solo se pueden usar técnicas del modelo de complementos.

Importante

Esto se aplica a solo a la experiencia clásica de OneDrive en SharePoint Online. No es compatible si usa la nueva experiencia predeterminada. Las experiencias modernas o nuevas de OneDrive no admiten la personalización de marca personalizada. Los administradores de espacios empresariales pueden controlar la experiencia predeterminada desde la configuración administrativa de SharePoint Online.

Los modelos dedicado y local son idénticos a las técnicas del modelo de complementos, pero existen algunas diferencias en las posibles tecnologías que se pueden usar.

¿Por qué personalizar los sitios de OneDrive?

Existen numerosos motivos para aplicar las personalizaciones en los sitios de OneDrive. Puede personalizar estos sitios porque son sitios de SharePoint, pero siempre debe tener en cuenta el impacto a corto y largo plazo de las personalizaciones.

Estas son las instrucciones generales para personalizar sitios de OneDrive:

  • Aplique las personalizaciones de marca con temas de Microsoft 365 o el motor de temas de sitio de SharePoint.
  • Si los motores de temas no son suficientes, puede ajustar algunas opciones css mediante opciones alternativas de CSS.
  • Evite personalizar sitios de OneDrive mediante páginas maestras personalizadas, ya que esto provoca costos y desafíos adicionales a largo plazo con futuras actualizaciones.
    • En la mayoría de los casos, puede obtener todos los escenarios comunes de personalización de marca con temas y CSS alternativos.
    • Si decide usar páginas maestras personalizadas, esté preparado para aplicar cambios en los sitios cuando se apliquen actualizaciones importantes de funciones en Microsoft 365.
  • Puede usar la incrustación de JavaScript para modificar u ocultar las funcionalidades del sitio.
  • Puede usar CSOM para controlar, por ejemplo, el idioma o la configuración regional en los sitios de OneDrive (vea las nuevas API).
  • No se recomienda usar tipos de contenido y columnas de sitio en sitios de OneDrive. Use sitios de OneDrive para documentos y datos no estructurados personales. Use sitios de grupo y de colaboración para documentos y datos de la compañía, donde puede usar cualquier directiva de administración de información y metadatos que desee.

Las personalizaciones definitivamente son compatibles con Microsoft 365 y puede seguir usándolas con sitios de OneDrive. Solo queremos asegurarnos de que tiene en cuenta el impacto de estas personalizaciones desde una perspectiva operativa y de mantenimiento. Esto no es específico para SharePoint, sino una regla general para cualquier solución de TI compilada con cualquier plataforma.

El siguiente es un ejemplo de un sitio de OneDrive que se ha personalizado siguiendo las instrucciones anteriores. En este caso, el resultado final se ha obtenido con una combinación de los temas de Microsoft 365, un tema de sitio y el uso del modelo de inserción de JavaScript.

Un sitio personalizado de OneDrive

Desafíos con la aplicación de personalizaciones del sitio de OneDrive

Actualmente, cada sitio de OneDrive usa la misma arquitectura que un sitio personal o Mis sitios, que se usó en SharePoint 2007 y en SharePoint 2010. Esto significa que cada sitio de OneDrive es su propia colección de sitios y no tenemos ninguna ubicación centralizada para aplicar personalización de marca ni ninguna otra personalización.

Cada sitio de OneDrive es su propia colección de sitios en la ruta de acceso administrada personal y la dirección URL se crea en función del perfil de usuario asignado. En la imagen, tres sitios aparecen como sitios secundarios. La dirección URL del primer sitio secundario termina con /bill_contoso_com. El segundo finaliza con /vesa_contoso_com. El tercero termina con /john_contoso_com.

La solución clásica que se usaba para aplicar las configuraciones necesarias en sitios de OneDrive se basaba en la asociación de características a nivel de la granja. Esto quiere decir que se implementaba una solución de granja de servidores en una granja de SharePoint y se usaba el marco de características para asociar la característica personalizada para activarse cada vez que se creaba un Mi sitio, que era responsable de aplicar las personalizaciones necesarias.

Este enfoque no funciona en Microsoft 365 porque requiere que se implemente una solución de granja de servidores y eso es imposible con los sitios de Microsoft 365. Por lo tanto, es necesario buscar alternativas para aplicar los cambios necesarios en los sitios.

En Microsoft 365, no se ha generado ningún evento centralizado al que podamos adjuntar nuestro código personalizado cuando se crea un sitio de OneDrive. Por lo tanto, debemos pensar en soluciones alternativas, que es común con los enfoques del modelo de complemento. No te atasques en modelos antiguos; piense en cómo lograr el mismo resultado final mediante nuevas API y tecnologías. Desde la perspectiva de los requisitos, no importa realmente cómo se aplican las personalizaciones a los sitios, siempre y cuando se apliquen, ya que el requisito empresarial no es usar la grapada de características, es aplicar las personalizaciones necesarias mediante cualquier mecanismo técnico que se admita.

Opciones para aplicar personalizaciones

Existen cuatro mecanismos diferentes para aplicar las personalizaciones centralizadas en sitios de OneDrive en Microsoft 365. También podría considerar una opción manual como la quinta, pero en el caso de tener cientos o miles de sitios de OneDrive, el uso de la opción manual no es realista. Las opciones son:

  • Configuración de nivel de conjunto de aplicaciones de Microsoft 365 (temas de Microsoft 365 y otras opciones de configuración)
  • Elemento de aplicación oculto con contexto de usuario
  • Crear y aplicar la configuración previamente
  • Trabajo de temporizador remoto basado en las actualizaciones del perfil de usuario

Cada una de estas opciones tiene ventajas e inconvenientes y la opción adecuada dependerá de sus requisitos empresariales. También puede aplicar algunas opciones de configuración del nivel del conjunto de aplicaciones de Office 365, pero necesitaría información más específica, por lo que son necesarias personalizaciones reales.

Configuración de nivel de conjunto de aplicaciones de Microsoft 365

Microsoft 365 es más que solo SharePoint. Puede encontrar más servicios que no se basan en la arquitectura de SharePoint, como Delve y Yammer. Esto significa que la personalización de marca y la configuración de la empresa no se trata solo de controlar lo que tenemos en los sitios de SharePoint; en su lugar, deberíamos pensar en la experiencia general del usuario final y en cómo podemos proporcionar configuraciones coherentes en distintos servicios.

Un ejemplo clásico de estos requisitos empresariales es la personalización de marca, para lo que ya disponemos de los temas de Microsoft 365, que pueden usarse para controlar cierto nivel de la personalización de marca.

El siguiente diagrama muestra la configuración actual de los temas de Microsoft 365, que se pueden aplicar en todos los servicios de Microsoft 365.

Muestra el sitio de Microsoft 365, que muestra la página de pestaña temas personalizados, titulada Administrar temas personalizados para su organización, Personalizar Office 365 para reflejar la marca de la oganización. La configuración está disponible para logotipo personalizado, dirección URL para un logotipo en el que se puede hacer clic, imagen de fondo, color de énfasis, color de fondo de la barra de navegación, color de texto e iconos y color del icono del menú Aplicación.

Dado que de forma predeterminada Office 365 configuración del tema controla la barra del conjunto de aplicaciones de sitio de OneDrive, lo más probable es que use estas opciones junto con otras opciones para asegurarse de que puede proporcionar al menos los elementos de personalización de marca adecuados en los sitios de OneDrive. Observe que cuando cambia, por ejemplo, la configuración del tema de Office 365 en la herramienta de administración de Office 365, la configuración tarda bastante tiempo en aplicarse a sitios de OneDrive, así que tenga paciencia.

Elemento de aplicación oculto con contexto de usuario

Este método usa una página de aterrizaje centralizada como la ubicación para iniciar el proceso de personalización necesario. Esto significa que necesita una ubicación centralizada, como una página principal de la intranet de la empresa, que aparezca para los usuarios siempre que abran su explorador. Este es un proceso típico para empresas medianas y grandes en las que la página de aterrizaje corporativa se controla mediante directiva de grupo configuración en Active Directory. Esto garantiza que los usuarios finales no puedan invalidar la página de bienvenida predeterminada de los exploradores unidos a un dominio de la empresa.

Cuando un usuario entra en el sitio de intranet, un elemento de aplicación oculto en la página empieza el proceso de personalización. También puede ser responsable de la creación de sitios de OneDrive completa porque normalmente un usuario tendrá que visitar el sitio de OneDrive una vez antes de que se inicie el proceso de creación del sitio. El elemento de aplicación oculto hospeda una página desde el complemento hospedado por el proveedor, que a su vez está hospedado en Azure. Esta página es responsable de iniciar el proceso de personalización.

Echemos un vistazo más detallado al diseño lógico de este método.

Diagrama para mostrar las relaciones. La parte Aplicación del sitio de SharePoint usa la creación de instancias para ir a Aplicaciones hospedadas por proveedor. Las aplicaciones hospedadas por el proveedor usan Agregar mensaje para ir a la cola de almacenamiento. La cola de almacenamiento usa una instancia de para ir a WebJob. WebJob usa Aplicar modificaciones para ir al sitio de OneDrive.

  1. Coloque el elemento de aplicación oculto en el sitio centralizado de inicio que aparece para los usuarios. Normalmente se trata de la página principal de la intranet corporativa.
  2. El elemento de aplicación hospeda una página desde el complemento hospedado por el proveedor, donde en el código del lado servidor, se inicia el proceso de personalización agregando los metadatos necesarios en la cola de Azure Storage. Esto significa que esta página solo recibe la solicitud de personalización, pero en realidad no aplica ningún cambio para mantener el tiempo de procesamiento normal.
  3. Esta es la cola real de Azure Storage, que recibe los mensajes en la cola para su procesamiento. De este modo, podemos controlar el proceso de control de personalización de forma asincrónica para que no importe realmente cuánto tiempo permanezca el usuario final en la primera página de la intranet. Si el proceso de personalización fuese sincrónico, se dependería de que el usuario final mantuviese el explorador abierto en la página principal de la intranet hasta que se hubiese finalizado la ejecución de la página. Esto, definitivamente, no sería una experiencia óptima para el usuario final.
  4. WebJob se enlaza para seguir la cola de Azure Storage, a la que se llama cuando se coloca un nuevo elemento en la cola de almacenamiento. Este WebJob recibe los parámetros necesarios y los metadatos del mensaje en cola para obtener acceso a la colección de sitios adecuada. WebJob usa un token de solo aplicación y dispone de los permisos necesarios para manipular colecciones de sitios en el nivel de inquilino.
  5. Las personalizaciones reales se aplican una por una en los sitios de los usuarios que visitan la página principal de la intranet para iniciar el proceso.

Este es el proceso más fiable para asegurarse de que hay configuraciones precisas en los sitios de OneDrive. Puede agregar fácilmente lógica de control de versiones de personalización al proceso, que aplica las actualizaciones necesarias a los sitios de OneDrive cuando se necesita una actualización y el usuario visita la página principal de la intranet la próxima vez. Sin embargo, esta opción requiere que tenga esa ubicación centralizada que aparezca como inicio para los usuarios finales.

Si está familiarizado con los modelos de desarrollo clásicos de SharePoint con soluciones de granja de servidores, este proceso es similar a la ejecución única de trabajos del temporizador.

Crear y aplicar la configuración previamente

Esta opción depende de la creación previa de los sitios de OneDrive antes de que los usuarios accedan a ellos. Esto se puede lograr mediante el uso de una API relativamente nueva que nos proporciona una manera de crear sitios de OneDrive para usuarios específicos en un proceso por lotes mediante CSOM o REST. Puede iniciar el código necesario con un script de PowerShell o al escribir código que llame a las API remotas.

Un administrador usa, crea y personaliza previamente, para crear un sitio de OneDrive.

  1. El administrador usa las API de creación remota para crear sitios de OneDrive para los usuarios y aplica las personalizaciones necesarias a los sitios de OneDrive como parte de los procesos de script.
  2. Los sitios de OneDrive se crean en Microsoft 365 para usuarios específicos y se asocian a sus perfiles de usuario.

Aunque se trata de un proceso fiable, debe administrar las actualizaciones y nuevas personas manualmente, lo que puede suponer más trabajo que con el enfoque del elemento de aplicación oculto. Sin embargo, este es un enfoque válido y es especialmente útil si va a migrar desde otra solución de uso compartido de archivos a OneDrive y quiere evitar que los usuarios necesiten acceder al sitio de OneDrive una vez antes de que se inicie la creación real del sitio.

Trabajo de temporizador remoto basado en las actualizaciones del perfil de usuario

Este método implica examinar los perfiles de usuarios y comprobar para quién se ha creado el sitio de OneDrive y después aplicar los cambios a los sitios según sea necesario. Esto supondría la ejecución de tareas programadas fuera de SharePoint que comprueben el estado y realicen personalizaciones periódicamente. Las tareas programadas se podrían ejecutar como WebJobs en Azure o como scripts de PowerShell en su propio programador de Windows. Evidentemente, la escala de la implementación tiene un gran impacto en la opción de programación elegida.

Un trabajo del temporizador remoto usa, recorrer en bucle las colecciones de sitios, para personalizar cada sitio.

  1. Se inicia la tarea programada, que accede a los perfiles de usuario para comprobar quién tiene el sitio de OneDrive preparado.
  2. Los sitios se personalizan uno por uno según los requisitos empresariales.

Una de las principales desventajas de esta opción es que claramente puede haber una situación en la que un usuario pueda acceder a los sitios de OneDrive antes de que se hayan aplicado las personalizaciones. Al mismo tiempo, esta opción es un complemento interesante para otras opciones para asegurarse de que los usuarios finales no han cambiado ninguna de las configuraciones necesarias en los sitios o para comprobar que el contenido del sitio de OneDrive se alinea con las directivas de la empresa.

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