Creación de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server

SE APLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365

El plan de archivos es el documento principal de planeamiento de administración de registros en SharePoint Server. Aunque los planes de archivos pueden variar entre las organizaciones, normalmente:

• Describen los tipos de elementos que la organización reconoce como registros.

• Describen la categoría más amplia de registros a la que pertenecen los elementos.

• Indican dónde se almacenan los registros.

• Describen los períodos de retención de registros.

• Definen quién es responsable de administrar los distintos tipos de registros.

En este artículo se describe el contenido de un plan de archivos y se resume cómo crear un plan de archivos para la organización. El artículo también le dirige a una hoja de cálculo en la que puede registrar el plan de archivo.

Identificación de tipos de registros

Para determinar qué documentos activos de la organización pueden declararse como registros es necesaria la colaboración de administradores de registros, abogados, responsables de cumplimiento normativo y administradores de contenido. Tenga en cuenta que, incluso si la empresa no se encuentra en un sector estrictamente regulado, podría estar obligada a conservar los registros con arreglo a varias leyes generales. Además del derecho empresarial, debe evaluar los requisitos legales específicos de la empresa.

El objetivo de este artículo solo es el de proporcionar información general acerca de cómo determinar los registros de una organización. Lo más probable es que su empresa ya esté llevando a cabo algún tipo de administración de registros, que haya completado la mayoría de los roles de administración de registros que necesite y que ya disponga de una taxonomía de registros.

Generalmente, para determinar qué son registros en su organización:

1. Debe conocer cuáles son las obligaciones legales de su empresa y sus necesidades profesionales.

2. En un esfuerzo de colaboración entre las divisiones de la organización, debe analizar cómo se usan los documentos activos.

3. Debe desarrollar una lista de tipos de documentos activos que deben convertirse en registros. Por ejemplo, puede determinar que los siguientes elementos deben conservarse como registros:

• Contratos para alquilar espacios corporativos.

• Documentos relacionados con los beneficios de los empleados.

• Documentos relacionados con la investigación y el desarrollo de productos.

4. Debe clasificar los registros. Los registros de la misma categoría a menudo tienen los mismos períodos de retención y pueden requerir un tratamiento similar de otras maneras.

Registre la información que recopiló. Registre el tipo de registro, la categoría a la que pertenecen los registros de este tipo y una breve descripción del tipo de registro.

A continuación se muestra una hoja de trabajo de ejemplo:

Tipo de registro	Categoría de registro	Descripción
Planes de beneficios, planes de seguros, planes de pensiones	Descripciones de beneficios de los empleados	Descripciones del plan de beneficios para todos los empleados
Partes de horas de nóminas, información adicional de nóminas	Registros de nóminas	Resúmenes de horas trabajadas, horas extra y sueldos pagados
Facturas de proveedor	Facturas	Registros de mercancías o servicios adquiridos de proveedores
Encuestas sobre productos, cuestionarios, manuales de aprendizaje, vídeos de aprendizaje	Material de aprendizaje	Proporciona educación interna o externa
Formularios de envíos, informes de envíos	Registros de envíos	Documenta el envío de materiales
Comunicados de prensa, artículos de periódicos	Comunicados de prensa	Información de relaciones públicas acerca de productos y servicios
Hojas de contacto de emergencia, formularios de inscripción de planes médicos, currículum vitae, informes sobre el estado de los beneficios	Registros de personal	Registros de historiales de empleo y acciones relacionadas con el personal.

Consecución del plan de archivo

Después de determinar qué documentos deben conservarse como registros y crear un conjunto de categorías de registro, complete el plan de archivos; para ello, debe proporcionar información adicional acerca de cada tipo de registro. Indique lo siguiente:

• Cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de registro.

• Cómo deben eliminarse los registros cuando caduque o expire el período de retención.

• Quién es el administrador de registros principal para los registros de este tipo.

• En qué tipo de medios se almacenan los registros de este tipo.

A continuación se incluye un plan de archivos de ejemplo completado:

Registros	Descripción	Medios	Categoría de registro	Retención	Disposición	Contacto
Planes 401k	Descripción del plan de prestaciones para los empleados.	Páginas web	Planes de beneficios para los empleados	X años	Ninguno	Amaya Hernández
Planes de seguros	Descripción del plan de seguros para los empleados.	Imprimir	Planes de beneficios para los empleados	X años	Ninguno	Ana Trujillo
Planes de pensiones	Descripción del plan de pensiones del empleado	Imprimir	Planes de beneficios para los empleados	X años	Ninguno	Ana Trujillo
Partes de horas de nóminas	Resúmenes de horas trabajadas, horas extra y sueldos pagados.	Documentos electrónicos	Registros de nóminas	X años	Destruir	Ana Trujillo
Información adicional de la nómina	Resúmenes de períodos en los que se ha sufrido alguna enfermedad, vacaciones y otros elementos de nóminas ajenos al salario	Documentos electrónicos	Registros de nóminas	X años	Destruir	Ana Trujillo
Facturas de proveedor	Registros de mercancías o servicios adquiridos de proveedores	Imprimir	Facturas	X años	Destruir	Juan Saavedra
Encuestas sobre el producto	Encuesta de satisfacción del cliente	Páginas web	Materiales de encuesta	X años	Archivo	Almudena Benito
Cuestionarios	Cuestionario para determinar datos demográficos del cliente	Imprimir	Materiales de encuesta	X años	Archivo	Almudena Benito
Manuales de aprendizaje	Contenido de aprendizaje impreso	Imprimir	Material de aprendizaje	X años	Destruir	Almudena Benito
Vídeos de aprendizaje	Contenido de aprendizaje en vídeo	Vídeo	Material de aprendizaje	X años	Destruir	Almudena Benito
Formularios de envío	Configuración de envíos de materiales	Imprimir	Materiales de envío	X años	Destruir	Juan Saavedra
Informes de envío	Documentación del envío de materiales	Hojas de cálculo electrónicas	Materiales de envío	X años	Destruir	Juan Saavedra
Comunicados de prensa	Comunicados sobre productos y servicios	Documentos electrónicos	Información sobre relaciones públicas	X años	Archivo	Almudena Benito
Artículos de periódico	Noticias sobre productos y servicios	Imprimir	Información sobre relaciones públicas	X años	Archivo	Almudena Benito
Hojas de contacto de emergencia	Información de los empleados	Documentos electrónicos	Registros de personal	X años	Destruir	Ana Trujillo
Formularios de inscripción en planes médicos	Formularios de inscripción de los empleados en planes de salud	Documentos electrónicos	Registros de personal	X años	Destruir	Ana Trujillo
Currículum vitae	Currículum vitae recibidos	Mixtos	Registros de personal	X años	Destruir	Ana Trujillo

Nota:

El ejemplo anterior de esta sección es un ejemplo. No es una recomendación de ninguna configuración de plan de archivo determinada. Para reforzar que se trata de un ejemplo y no una recomendación de ninguna directiva de administración de registros, no se proporcionan períodos de retención.