Planeamiento del control de versiones de documentos, aprobación de contenido y controles de desproteger en SharePointServer

SE APLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365

En este artículo se describe cómo planear el uso del control de versiones, la aprobación de contenido y el desproteger en SharePoint Server para controlar las versiones de documentos a lo largo de su ciclo de vida.

Acerca de control de versiones, aprobación de contenido y desprotecciones

SharePoint Server incluye las siguientes características que pueden ayudarle a controlar documentos en una biblioteca de documentos:

• Control de versiones es el método por el que se numeran y se guardan sucesivas iteraciones de un documento.

• Aprobación de contenido es el método por el que los miembros del sitio que tienen permisos de aprobador controlan la publicación de contenido.

• Desprotección y protección son los métodos por el que los usuarios pueden controlar mejor cuándo se crea una nueva versión de un documento, así como comentar los cambios realizados cuando protegen un documento.

Las opciones de las características de gobernanza de contenido descritas en este artículo se configuran en las bibliotecas de documentos. Para compartir estas opciones de configuración entre las bibliotecas de su solución, puede crear plantillas de bibliotecas de documentos que incluyan sus opciones de configuración de gobernanza de contenido. De esta manera se asegura de que las nuevas bibliotecas adoptarán sus decisiones relativas a la gobernanza de contenido.

Para obtener más información sobre el control de versiones, vea Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca.

Planeación del control de versiones

El control de versiones predeterminado de una biblioteca de documentos depende de la plantilla de la colección de sitios. Sin embargo, puede configurar el control de versiones para una biblioteca de documentos en función de sus requisitos particulares. Cada biblioteca de documentos puede tener un control de versiones distinto que se adapte mejor a la clase de documentos de la biblioteca. SharePoint Server tiene tres opciones de control de versiones:

• Sin control de versiones Especifica que no se guardarán versiones anteriores de los documentos. Cuando no se usa el control de versiones, no se pueden recuperar las versiones anteriores de los documentos y no se conserva el historial de documentos porque no se guardan los comentarios que acompañan a cada iteración de un documento. Use esta opción en las bibliotecas de documentos cuyo contenido no sea importante o no vaya a cambiar nunca.

• Crear versiones principales Especifica que las versiones numeradas de los documentos se conservarán usando un esquema de control de versiones simple (como 1, 2, 3). Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuántas versiones anteriores se guardarán, contando hacia atrás desde la versión actual.

  En el control de versiones principales, cada vez que se guarda una versión nueva de un documento, todos los usuarios que tienen permisos en la biblioteca de documentos podrán ver el contenido. Use esta opción si no quiere diferenciar entre las versiones en borrador de los documentos y las versiones publicadas. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que usa un grupo de trabajo de una organización, el control de versiones principales es una buena opción si todos los integrantes del equipo deben poder ver todas las iteraciones de un documento.

• Crear versiones principales y secundarias (borradores) Especifica que se conservarán versiones numeradas de los documentos usando un esquema de versiones principales y secundarias (como 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Las versiones que terminan en .0 son versiones principales y las que terminan en extensiones que no son cero, son versiones secundarias. Las versiones principales y secundarias anteriores de los documentos se guardan junto con las versiones actuales. Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuántas versiones principales anteriores se guardarán, contando hacia atrás desde la versión actual. También puede especificar cuántas versiones principales guardadas deben incluir sus versiones secundarias respectivas. Por ejemplo, si especifica que se deben guardar versiones secundarias para dos versiones principales y la versión principal actual es 4.0, se guardarán todas las versiones secundarias comenzando por 3.1.

  En el control de versiones principales y secundarias, todos los usuarios que tengan permisos de lectura pueden ver las versiones principales de los documentos. Puede especificar qué usuarios pueden ver las versiones secundarias. Normalmente, recomendamos que conceda permisos para ver y trabajar con versiones secundarias a los usuarios que puedan editar elementos, y que restrinja a los usuarios con permisos de lectura para que solo vean las versiones principales.

  Use el control de versiones principales y secundarias cuando quiera diferenciar entre el contenido publicado que un público pueda ver y el contenido en borrador que aún no está listo para su publicación. Por ejemplo, en un sitio web de recursos humanos que describe los beneficios de la organización, use el control de versiones principales y secundarias para restringir el acceso de los empleados a las descripciones de los beneficios mientras se están revisando.

Planear la aprobación de contenido

Use la aprobación de contenido para formalizar y controlar el contenido que se pone a disposición del público. Por ejemplo, una empresa que publica contenido como uno de sus productos o servicios podría requerir una revisión y aprobación antes de publicar el contenido.

Un borrador de un documento que espera la aprobación del contenido está en estado Pendiente. Cuando un aprobador revisa el documento y aprueba el contenido, está disponible para que los usuarios que tengan permisos lo vean. El propietario de una biblioteca de documentos puede habilitar la aprobación de contenido para una biblioteca de documentos y, opcionalmente, puede asociar un flujo de trabajo con la biblioteca para ejecutar el proceso de aprobación.

La forma en que los documentos se envían para su aprobación varía según la configuración del control de versiones de la biblioteca de documentos:

• Sin control de versiones Si no se usa el control de versiones y se guardan los cambios en un documento, el estado de un documento pasa a ser Pendiente. SharePoint Server mantiene la versión anterior del documento para que los usuarios que tengan permisos de lectura puedan verlo. Una vez aprobados los cambios pendientes, la nueva versión del documento está disponible para que los usuarios con permisos de lectura la vean, y la versión anterior no se conserva.

  Si no se usa el control de versiones y se carga un nuevo documento a la biblioteca de documentos, se agrega a la biblioteca con el estado Pendiente y los usuarios con permisos de lectura no pueden verlo hasta que esté aprobado.

• Crear versiones principales Si se usa el control de versiones principales y se guardan cambios en un documento, el estado del documento pasa a ser Pendiente y la versión principal anterior del documento está disponible para que los usuarios con permisos de lectura la vean. Una vez aprobados los cambios del documento, se crea una nueva versión principal del documento que está disponible para los usuarios con permisos de lectura, y la versión principal anterior se guarda en la lista del historial del documento.

  Si se usa el control de versiones principales y se carga un nuevo documento a la biblioteca de documentos, se agrega a la biblioteca con el estado Pendiente y los usuarios con permisos de lectura no pueden verlo hasta que esté aprobado como versión 1.

• Crear versiones principales y secundarias (borradores) Si se usa el control de versiones principales y secundarias y se guardan cambios en un documento, el autor tiene la opción de guardar una nueva versión secundaria del documento como borrador, o bien crear una nueva versión principal, lo que cambia el estado del documento a Pendiente. Una vez aprobados los cambios del documento, se crea una nueva versión principal del documento y está disponible para los usuarios con permisos de lectura. En el control de versiones principales y secundarias, las versiones principales y secundarias de los documentos se guardan en la lista del historial de los documentos.

  Si se usa el control de versiones principales y secundarias y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, se puede agregar a la biblioteca con el estado Borrador como la versión 0.1 o el autor puede solicitar inmediatamente su aprobación. En este caso, el estado pasa a ser Pendiente.

Planear la desprotección y protección

Puede requerir que los usuarios desprotejan los documentos de una biblioteca de documentos antes de editarlos. Estas son algunas ventajas de la protección y desprotección:

• Mejor control cuando se crean versiones de los documentos. Cuando se desprotege un documento, el autor puede guardarlo sin protegerlo. Otros usuarios de la biblioteca de documentos no podrán ver estos cambios y se creará una nueva versión. Solo se crea una nueva versión (visible para los usuarios) cuando un autor protege un documento. Esto da al autor más flexibilidad y control.

• Mejor captura de los metadatos. Cuando un documento se protege, el autor puede escribir comentarios que describen los cambios realizados en el documento. Esto crea un registro histórico continuo de los cambios realizados en el documento.

Si la solución requiere que los usuarios registren y desensteguen documentos para editarlos, puede usar características en las aplicaciones cliente de Office que admiten estas acciones. Los usuarios pueden desteger documentos, deshacer descomprimidos y proteger documentos de aplicaciones cliente de Office.

Cuando se desprotege un documento, se bloquea para que el usuario lo edite en exclusiva. Cuando el usuario guarda las ediciones en este archivo, los cambios se cargan y se guardan en el servidor. Los cambios son privados para el usuario y los demás no pueden verlos. Cuando el usuario está listo para proteger el documento, los últimos cambios se hacen visibles para los demás y se publican.

En las aplicaciones cliente de Office, los usuarios también pueden optar por dejar documentos desprotegidos en el servidor cambiando las opciones de edición de contenido.

Nota:

No debe desproteger un documento cuando utilice la funcionalidad de co-autoría.