Informar sobre el uso compartido de archivos y carpetas en un sitio de SharePoint

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Puede crear un archivo CSV de cada archivo, usuario, permiso y vínculo únicos en un sitio de SharePoint determinado o OneDrive. Eso puede servirle de ayuda para saber cómo se está usando el uso compartido y si se está compartiendo con invitados algún archivo o carpeta. Debe ser administrador del sitio para ejecutar el informe. Tenga en cuenta que hay disponibles opciones de informes adicionales con Microsoft Graph Data Connect.

Al ejecutar el informe, el archivo CSV se guarda en una ubicación de su elección en el sitio. Si no desea que los miembros del sitio vean el informe, considere la posibilidad de crear una carpeta con permisos diferentes donde solo los propietarios del sitio puedan acceder al informe.

Para ejecutar el informe (SharePoint)

  1. Abra el sitio donde desea ejecutar el informe.
  2. En el menú Configuración , haga clic en Uso del sitio.
  3. En la sección Compartido con usuarios externos , haga clic en Ejecutar informe.
  4. Elija una ubicación para guardar el informe y, a continuación, haga clic en Guardar.

Para ejecutar el informe (OneDrive)

  1. En el iniciador de aplicaciones de Microsoft 365, seleccione el icono de OneDrive.
  2. En el menú Configuración , haga clic en Configuración de OneDrive.
  3. Haga clic en Más configuración y, a continuación, haga clic en Ejecutar informe de uso compartido.
  4. Elija una ubicación para guardar el informe y, a continuación, haga clic en Guardar.

El informe puede tardar algún tiempo en ejecutarse en función del tamaño del sitio.

Cuando el informe termine de ejecutarse, recibirá un correo electrónico con un vínculo al informe.

Formato CSV

Para los elementos compartidos con acceso directo, el informe contiene una fila para cada combinación de usuario o elemento. Los grupos de SharePoint se muestran en el informe, pero no usuarios individuales dentro de ellos.

En el caso de los elementos compartidos con un vínculo, el informe contiene una fila para cada usuario que ha iniciado sesión que ha usado el vínculo o que se ha enviado el vínculo a través del cuadro de diálogo de uso compartido. Los vínculos se enviaron por correo electrónico directamente a los que no se ha hecho clic y los vínculos cualquiera no se incluyen en el informe.

El informe contiene las columnas siguientes:

Columna Descripción
Ruta de acceso al recurso Dirección URL relativa del elemento
Tipo de elemento Tipo de elemento (web, carpeta, archivo, etc.)
Permiso El nivel de permiso que tiene el usuario en este elemento
Nombre de usuario Nombre descriptivo del usuario o grupo que tiene acceso a este elemento. Si se trata de un vínculo de uso compartido, el nombre de usuario es SharingLink.
Correo electrónico del usuario Dirección de correo electrónico del usuario que tiene acceso a este elemento. Esto está en blanco para los grupos de SharePoint.
Tipo de usuario o grupo Tipo de usuario o grupo: miembro (interno), invitado (externo), grupo de SharePoint, grupo de seguridad o grupo de Microsoft 365. (Tenga en cuenta que Member hace referencia a un miembro del directorio, no a un miembro del sitio).
Id. de vínculo GUID del vínculo de uso compartido si el nombre de usuario es Vínculo de uso compartido
Tipo de vínculo Tipo de vínculo (Anónimo, Organización, Personas específico) si el nombre de usuario es Vínculo de uso compartido
AccessViaLinkID Identificador de vínculo que se usa para acceder al elemento si el permiso de un usuario para un elemento es a través de un vínculo.

Información general de Microsoft Graph Data Connect