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Crear directrices para el uso del sitio

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Con los pasos siguientes como plantilla, cree su propia guía personalizada para los propietarios de sitios de SharePoint sobre cómo se configuran y administran los sitios en su organización. Cada sección proporciona instrucciones sobre qué incluir, texto de ejemplo para ayudarle a empezar y vínculos a recursos para obtener más información sobre cada área.

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Introducción: asignación Introducción

Orientación:

  • Proporcione una breve introducción para enmarcar las directrices. Si tiene una directiva de uso de recursos digitales o empresariales más amplia, vincúlela si también se aplica a sitios de SharePoint.

Texto de ejemplo:
Un sitio de SharePoint está diseñado para ser una herramienta eficaz para la colaboración y la comunicación en equipo. [Escriba su organización de servicios de ti/productividad] administra el servicio de Microsoft 365 en el que se basa su sitio. El objetivo es facilitar la realización de sus objetivos empresariales.

Directrices Directrices generales

Orientación:

  • Proporcione instrucciones de directiva general que quiera que sigan los usuarios. Estos pueden incluir los usos empresariales clave que ha definido para sitios, directivas de comunicación internas o directrices de seguridad y privacidad.

Recursos:

Texto de ejemplo:
Estas son algunas cosas que debe tener en cuenta al trabajar con los sitios de SharePoint. Consulte la directiva de uso de recursos empresariales [insertar el nombre de la organización]. Estas directivas se aplican a todo el uso del sitio de SharePoint.

Instrucciones de creación de subsitio Directrices para crear el sitio

Orientación:

  • Proporcionar instrucciones básicas de procedimientos. ¿Cómo obtiene alguien un sitio de SharePoint? Puede ser a través del vínculo "Crear sitio" en la página de inicio de SharePoint o puede que tenga un proceso de aprovisionamiento único para su organización.
  • Si tiene plantillas de sitio específicas que quiere que los propietarios del sitio seleccionen cuando creen sus propios sitios, incluya esa información en esta sección.
  • Incluya información sobre las soluciones de aprovisionamiento personalizadas.
  • ¿Hay algún requisito de clasificación de sitio o propiedad que implemente su organización?
  • Al configurar el sitio, es importante seleccionar el nivel de clasificación de sitio adecuado. Incluya referencias o vínculos a las directrices de clasificación de datos de su organización.

Recursos:

Texto de ejemplo:
Los sitios se pueden crear a través del vínculo "Crear sitio" en [insertar el vínculo de SharePoint].

Debe tener dos propietarios de sitios que sean empleados de tiempo completo en su organización.

Al configurar el sitio, es importante seleccionar el nivel de clasificación de sitio adecuado. [Insertar vínculo a las directrices de clasificación de datos de la organización].

Navegación a través de diseños y personalizaciones Diseños y personalizaciones del sitio

Orientación:

  • Proporcione información sobre las directrices de diseño. ¿Su organización tiene o permite temas personalizados? ¿O te quetas con opciones integradas?
  • ¿Tiene plantillas o elementos web específicos que desea que usen los propietarios del sitio? Explíquelos para que comprendan por qué y cómo.
  • ¿Su organización permite scripts y complementos personalizados?
  • Se recomienda crear una manera para que los propietarios del sitio interactúen con su equipo cuando quieran personalizar un sitio. Configure una categoría o formulario de vales de servicio para que sea fácil ponerse en contacto con usted.

Recursos:

Texto de ejemplo:
Es importante que su sitio se adapte a sus necesidades empresariales. Si necesita crear un complemento personalizado o implementar una aplicación que consume muchos recursos, trabaje con nuestro equipo interno. Para obtener más información, póngase en contacto con [inserte información sobre cómo ponerse en contacto con su equipo de TI].

Uso compartido de las directrices Directrices para compartir

Orientación:

  • Proporcione información sobre la forma en que su organización ha configurado el uso compartido. Si ha modificado la configuración de los valores predeterminados, puede indicar a los propietarios del sitio cuál es la configuración de uso compartido para su organización, incluido el uso compartido externo.

Recursos:

Texto de ejemplo:
Su sitio y su contenido se pueden compartir internamente dentro de nuestra organización o externamente con sus clientes o asociados.

Como propietario del sitio, recibe solicitudes de acceso cuando alguien comparte su sitio. Puede aprobar o rechazar las solicitudes que se le envíen.

Directrices relacionadas con la capacidad de almacenamiento Directrices de capacidad

Orientación:

  • Proporcione información sobre las directrices o límites de almacenamiento del sitio (si los administra manualmente). Informe a los propietarios del sitio si tiene un proceso y una directiva para solicitar más.

Recursos:

Texto de ejemplo:
El sitio permite _____ MB/GB de almacenamiento. Se recomienda quitar los archivos y el contenido que ya no necesita.

Protección del acceso Administración del acceso

Orientación:

  • Proporcione información detallada sobre el acceso al sitio. ¿Cuáles son los procesos y directivas para administrar el acceso al sitio? ¿Qué nivel de control tienen los propietarios del sitio? Si administra el acceso en nombre de los propietarios del sitio, hágales saber que está revisando los permisos del sitio con regularidad para mantenerlos en consonancia con las directivas de su organización. Explicar cómo se comunican los cambios en los permisos.

Recursos:

Texto de ejemplo:
Planee revisar los permisos del sitio con regularidad y establecer el nivel de acceso adecuadamente.

Directiva de ciclo de vida del sitio Directiva de ciclo de vida del sitio

Orientación:

  • Proporcione la directiva de ciclo de vida de su organización para los sitios. ¿Su organización establece las expiraciones del sitio automáticamente o con un proceso administrado? ¿Establece directivas de expiración de grupos de Microsoft 365 que afectan a los sitios de grupo de SharePoint? Permita a los propietarios del sitio saber cuándo expirará su sitio, cómo se les notificará, qué ocurrirá y qué deben hacer para ampliar su sitio.
  • La configuración de esta directiva requiere permisos de administrador global de Microsoft 365.
  • ¿Su organización toma medidas adicionales relacionadas con la copia de seguridad y restauración del sitio? Permita a los propietarios del sitio saber cuánto tiempo está disponible la copia de seguridad y, si es necesario, cómo restaurar un sitio.

Importante

Microsoft recomienda utilizar roles con la menor cantidad de permisos. El uso de cuentas con permisos inferiores ayuda a mejorar la seguridad de su organización. Administrador global es un rol con privilegios elevados que debe limitarse a escenarios de emergencia.

Recursos: