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Administración de cuentas de usuario de OneDrive sin licencia

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Como administrador de TI, puede encontrar situaciones en las que algunos de los usuarios tienen cuentas de OneDrive no administradas y sin licencia dentro de la organización. Las cuentas de OneDrive sin licencia pueden suponer riesgos de seguridad y cumplimiento, así como crear confusión y duplicación de archivos.

En este artículo, aprenderá a identificar, supervisar y administrar cuentas de OneDrive sin licencia en su organización.

Cambios en las directivas de almacenamiento para cuentas de OneDrive sin licencia

Importante

A partir del 27 de enero de 2025, cualquier cuenta de usuario de OneDrive que no tenga licencia durante más de 93 días se vuelve inaccesible para los administradores y los usuarios finales. La cuenta sin licencia se archiva automáticamente, se puede ver a través de herramientas de administración, pero permanece inaccesible hasta que los administradores toman medidas sobre ellas. Estos cambios no se aplican a los clientes EDU, GCC o DoD.

Reporting

Las cuentas de OneDrive sin licencia no están asociadas a una suscripción de Microsoft 365 o Office 365 en su organización. Una cuenta de OneDrive puede dejar de tener licencia cuando la licencia no está activada o ha expirado.

También puede encontrar cuentas de OneDrive sin licencia cuando se crean cuentas, pero no se les asigna una licencia. La supervisión de cuentas sin licencia puede ayudarle a determinar el riesgo de estas cuentas y planear la migración o eliminación de las cuentas de usuario.

Obtención de informes sobre cuentas de OneDrive sin licencia

Puede identificar cuentas de OneDrive sin licencia mediante el Centro de administración de SharePoint. En los pasos siguientes se muestra cómo usar el Centro de administración de SharePoint para generar un informe de cuentas de OneDrive sin licencia:

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint con su cuenta profesional o educativa.
  2. Vaya a Informes y seleccione Informes de usuario.
  3. En Uso de OneDrive, seleccione Usuarios sin licencia.
  4. Puede descargar el informe como un archivo CSV.
  5. A partir de enero de 2025, está disponible una interfaz de usuario interactiva. Puede seleccionar un nombre de usuario para ver los detalles.

El informe muestra el nombre de usuario, la dirección de correo electrónico, el tipo de cuenta y la fecha de la última actividad de cada cuenta de OneDrive sin licencia.

En la tabla siguiente se proporciona más información sobre los datos que se muestran en el informe de cuentas de OneDrive sin licencia:

Columna Descripción
Cuentas sin licencia Número total de cuentas de OneDrive que no tienen licencia a partir de la fecha en que se genera el informe.
Almacenamiento usado Almacenamiento total consumido por estas cuentas de OneDrive sin licencia a partir de la fecha del informe.
Período de retención Cuentas sin licencia con un período de retención establecido durante el proceso de eliminación de licencias o eliminación de cuentas de usuario. Se respeta el período de retención y el contenido permanecerá en estado archivado hasta que expire el período.
Directiva de retención Cuentas sin licencia sujetas a una directiva de retención configurada en Microsoft Purview. Se respeta la directiva de retención y el contenido permanecerá en un estado archivado hasta que expire la directiva.
Usuario activo sin licencia Cuentas sin licencia en las que se quitó la licencia del usuario, pero la cuenta no se eliminó como parte del proceso de eliminación del usuario A partir de enero de 2025, las cuentas de OneDrive sin licencia de esta categoría se moverán a la papelera de reciclaje durante 93 días antes de eliminarse permanentemente.
Cuenta duplicada Cuentas sin licencia creadas cuando un empleado se transfiere a otro país, región o empresa dentro de la organización. Si estas cuentas duplicadas son innecesarias, se recomienda usar el CSV descargable del Centro de administración de SharePoint para identificarlas y eliminarlas. Si no se realiza ninguna acción, las cuentas se archivan automáticamente a partir de enero de 2025 y incurrirán en cargos de archivo.

Opciones de administración de cuentas de OneDrive sin licencia

Después de identificar la cuenta de OneDrive sin licencia, puede optar por licenciar o eliminar la cuenta. Si no se realiza ninguna acción, la cuenta se archivará automáticamente a partir de enero de 2025.

Asignación de licencia a una cuenta de OneDrive sin licencia

Antes del archivo de la cuenta de OneDrive sin licencia: para asignar una licencia a una cuenta de OneDrive sin licencia, debe asignar una suscripción de Microsoft 365 o Office 365 al usuario que incluye OneDrive. La asignación de una licencia permite al usuario acceder a sus archivos de OneDrive con su cuenta profesional o educativa, y le permite administrar su configuración y directivas.

También puede asignar licencias de forma masiva mediante cualquiera de los métodos siguientes:

Después del archivo de la cuenta de OneDrive sin licencia : la cuenta debe reactivarse desde el estado archivado antes de que se pueda asignar una licencia. Si la cuenta archivada tiene un usuario asociado, el administrador de TI puede conceder al usuario una licencia válida y la cuenta se reactivará automáticamente en un plazo de 24 horas. Si la cuenta archivada no tiene un usuario asociado (por ejemplo, si se eliminó la identidad), se recomienda a los administradores mover cualquier contenido necesario activamente a un sitio de SharePoint o a una cuenta activa y con licencia de OneDrive.

Eliminación de una cuenta de OneDrive sin licencia

Antes del archivo de la cuenta de OneDrive sin licencia : para eliminar una cuenta de OneDrive sin licencia, debe quitar el usuario de la organización y eliminar sus datos. Puede usar el Centro de administración de Microsoft 365, PowerShell o microsoft Graph API para eliminar permanentemente al usuario.

Una vez que se elimina la cuenta sin licencia, tanto la cuenta de OneDrive como sus archivos se mueven a la papelera de reciclaje. Después de 93 días, se eliminará permanentemente y el usuario ya no podrá iniciar sesión en su cuenta profesional o educativa.

Después del archivo de la cuenta de OneDrive sin licencia : se puede eliminar una cuenta del estado archivado sin reactivación. Sin embargo, si la cuenta está sujeta a una directiva de retención, no se puede eliminar la cuenta sin licencia y el administrador recibirá un mensaje de error.

Archivo de una cuenta de OneDrive sin licencia

Si no se realiza ninguna acción, la cuenta permanece archivada a través de Archivo de Microsoft 365. El archivado de la cuenta le permite conservar la cuenta de OneDrive y sus datos durante largos períodos de tiempo en caso de que necesite recuperarla más adelante.

En el caso de las cuentas de OneDrive recién sin licencia, será después de 93 días desde la eliminación de la licencia o la eliminación del usuario. Por ejemplo, una cuenta de OneDrive que no tenga licencia el 1 de agosto de 2025 será inaccesible para los usuarios a partir del 2 de noviembre de 2025. En el caso de las cuentas de OneDrive sin licencia con eliminación de licencia antes del 26 de octubre de 2024, las cuentas se archivarán en algún momento entre finales de enero de 2025 y finales de marzo de 2025.

Acceso a una cuenta de OneDrive sin licencia

Si desea obtener acceso a los datos de la cuenta de OneDrive ahora inaccesible sin licencia, es necesaria la reactivación y debe cumplir los siguientes requisitos previos para configurar Microsoft 365 Archive:

  1. Configure y vincule la suscripción de Azure en Syntex de pago por uso.
  2. Debe tener permisos de administrador global o administrador de SharePoint.
  3. Habilitación del archivo de Microsoft 365 Facturación de la cuenta sin licencia (la facturación está disponible a partir de abril de 2025).

Una vez completada la configuración y desencadenada la reactivación, la cuenta puede tardar hasta 24 horas en ser accesible. Una vez reactivada, la cuenta permanece activa durante 30 días antes de volver a archivarse automáticamente.

Nota:

Estos cambios no se aplican a los clientes EDU, GCC o DoD.

Cargos de cuentas archivadas

Cargos de archivo de Microsoft 365 para la reactivación del almacenamiento y la cuenta. Para obtener más información sobre los precios del archivo de Microsoft 365, vea Modelo de precios para el archivo de Microsoft 365 (versión preliminar).

Una vez que se proporciona un método de pago, la facturación sigue el ciclo de rutina del contenido archivado. Si la facturación se reduce para reactivar una cuenta determinada sin licencia, la tarifa de reactivación se aplica por 0,60 USD/GB para esa cuenta y, a partir de ese mes, la cuota de almacenamiento de 0,05 USD/GB/mes también se aplicará a todas las cuentas sin licencia dentro de la organización que duren más de 90 días.

Por ejemplo, si una organización tiene 100 cuentas de OneDrive sin licencia, cada una consume 1 TB para un total de 100 TB y la aplicación se produce entre enero y marzo de 2025, las 100 cuentas sin licencia se archivan automáticamente. Si la organización necesita reactivar una cuenta específica en octubre de 2025 y configurar la facturación, incurren en los siguientes costos:

  • Una cuota de reactivación única de 0,60 USD/GB por 1 TB, con un total de 614,40 USD.
  • Una cuota de almacenamiento mensual de 0,05 USD/GB por 100 TB, que asciende a 5.120 USD/mes a partir de octubre de 2025.

Uso de Microsoft Purview en estado archivado

Las cuentas de OneDrive archivadas respetan completamente las directivas de retención, la configuración y la suspensión por juicio y la suspensión de eDiscovery. Por ejemplo, si la empresa tiene una directiva de retención de cinco años, no cambia si la cuenta de OneDrive está activa o archivada. El archivado no restablece la escala de tiempo de la directiva de retención o las retenciones.

Microsoft Purview eDiscovery y Búsqueda de contenido todavía se pueden detectar en el contenido archivado. La exportación del contenido que admite los resultados de la búsqueda no requerirá la reactivación manual de la cuenta archivada y tarda hasta 24 horas en completarse.

Cuando se realiza un cambio en las directivas de retención, se aplica a las cuentas archivadas. Por ejemplo, si la empresa reduce la directiva de retención de cinco a tres años, esta actualización se sincroniza con todas las cuentas archivadas, para las cuentas que han cumplido el período de retención actualizado, esas cuentas se mueven a la papelera de reciclaje y se iniciará el proceso de papelera de reciclaje.

preguntas más frecuentes

1. ¿Qué es una cuenta de OneDrive sin licencia?

Respuesta: Cuando un empleado deja una organización o se quita una licencia, su cuenta de OneDrive deja de tener licencia después de que el administrador realice uno de estos dos pasos:

Eliminación de licencias:

  • Go to the SharePoint admin center.
  • Expanda Facturación y seleccione Sus productos.
  • Seleccione la suscripción y seleccione Quitar licencias.

Eliminación del usuario:

  • En el Centro de administración de SharePoint, expanda Usuarios y seleccione Usuarios activos.
  • Eliminar este usuario

Para obtener más información sobre cómo eliminar usuarios, consulte Eliminación de un usuario de su organización.

2. ¿Puede ODB sin licencia aprovechar la cuota de almacenamiento de SPO no utilizada?

Respuesta: No. Son independientes. Las cuentas de OneDrive sin licencia no pueden usar la cuota de almacenamiento de SharePoint sin usar, aunque haya microsoft 365 Archive configurado en el inquilino de SharePoint.

3. ¿Cuál es el resultado si una cuenta de OneDrive sin licencia se restaura desde la Papelera de reciclaje, 90 días después de su eliminación de licencia? ¿La cuenta se archiva automáticamente?

Respuesta: Sí. Si han pasado 93 días desde la eliminación de la licencia, devolver una cuenta de OneDrive sin licencia desde la papelera de reciclaje puede dar lugar a un archivo automático.

4. ¿Cuándo se archivará una cuenta sin licencia?

Respuesta: En el caso de las cuentas de OneDrive recién sin licencia, será después de 93 días desde la eliminación de la licencia o la eliminación del usuario. Por ejemplo, una cuenta de OneDrive que no tenga licencia el 1 de agosto de 2025 será inaccesible para los usuarios a partir del 2 de noviembre de 2025. En el caso de las cuentas de OneDrive sin licencia con eliminación de licencia antes del 26 de octubre de 2024, las cuentas se archivarán en algún momento entre finales de enero de 2025 y finales de marzo de 2025.

5. ¿Cómo afecta a eDiscovery en Microsoft Purview?

Respuesta: Microsoft Purview eDiscovery y Búsqueda de contenido todavía se pueden detectar en el contenido archivado. La exportación del contenido que admite los resultados de la búsqueda no requerirá la reactivación manual de la cuenta archivada y tarda hasta 24 horas en completarse.

6. ¿Cómo afecta a la directiva de retención, la configuración de retención o la suspensión por juicio?

Respuesta: Las cuentas de OneDrive archivadas respetan completamente las directivas de retención, la configuración y las retenciones por juicio. Por ejemplo, si la empresa tiene una directiva de retención de cinco años, no cambia si la cuenta de OneDrive está activa o archivada. El archivado no restablece la escala de tiempo de la directiva de retención o las retenciones.

Nota:

Si una cuenta de OneDrive se conserva debido a una directiva de retención, configuración de retención o suspensión por juicio y se ha archivado debido a que no tiene licencia durante 93 días o más, seguirá pagando los costos mensuales de almacenamiento de archivos.

7. ¿Puedo eliminar una cuenta sin licencia sin reactivación de archivo?

Respuesta: Sí. Una cuenta archivada sin licencia se puede eliminar del estado de archivo. Sin embargo, si la cuenta está bajo directiva de retención, no se puede eliminar la cuenta sin licencia y el administrador recibe un mensaje de error.

8. ¿Cuándo se me cobrará?

Respuesta: Una vez que se proporciona un método de pago, la facturación sigue el ciclo de rutina del contenido archivado. Si no hay ninguna directiva de retención y se detiene la facturación, el contenido se elimina en un período de 93 días. Si una directiva de retención sigue activa, la directiva se respeta independientemente del estado de facturación. Si la cuenta no tiene retención ni facturación, comienza el ciclo de vida de eliminación de contenido de 93 días.

Por ejemplo, si la facturación se reduce para reactivar una cuenta determinada sin licencia, la tarifa de reactivación se aplica por 0,60 USD/GB para esa cuenta y, a partir de ese mes, también se aplicará la cuota de almacenamiento de 0,05 USD/GB/mes para todas las cuentas sin licencia dentro de la organización que dure más de 90 días.

9. ¿Cuál es la guía sobre las "cuentas duplicadas"?

Respuesta: Se crea una cuenta duplicada cuando un empleado cambia a un país o región diferente o a una empresa diferente dentro de la organización. Si no se desean las cuentas duplicadas, se recomienda usar el CSV descargable en el Centro de Administración de SharePoint para identificar las cuentas y eliminarlas. En el caso de las cuentas de OneDrive sin licencia ya archivadas, se puede eliminar del estado archivado sin necesidad de reactivación.

10. Una vez que inicie la reactivación de una cuenta desde el archivo de Microsoft 365, ¿cuánto tiempo tengo que esperar hasta que los datos estén disponibles?

Respuesta: La cuenta tarda hasta 24 horas en ser accesible. Una vez reactivada la cuenta, permanece activa durante un total de 30 días antes de que se vuelva a archivar automáticamente.

11. ¿Hay algún cargo por usar la característica de suspensión de exhibición de documentos electrónicos?Respuesta: Respetamos la suspensión de eDiscovery y cobramos en consecuencia. La suspensión de eDiscovery funciona de la misma manera que la directiva de retención y la suspensión legal.

12. ¿Cuál es el proceso para relicenciar una cuenta una vez archivada?

Respuesta: Si la cuenta archivada tiene un usuario asociado, el administrador de TI puede conceder al usuario una licencia válida y la cuenta se reactivará automáticamente en un plazo de 24 horas. Si la cuenta archivada no tiene un usuario asociado (por ejemplo, si se eliminó la identidad), se recomienda a los administradores mover cualquier contenido necesario activamente a un sitio de SharePoint o a una cuenta activa y con licencia de OneDrive.

13. Si se realiza un cambio en las directivas de retención, ¿se sincronizará ese cambio con los sitios archivados?

Respuesta: Sí. Por ejemplo, si la directiva de retención de la empresa se acorta de cinco a tres años, este cambio se sincroniza con todas las cuentas archivadas y el proceso de papelera de reciclaje se iniciará para las cuentas que hayan completado la directiva de retención.