Tutorial: Agregar un KPI a un informe (Generador de informes)

En este tutorial del Generador de informes, se agrega un indicador clave de rendimiento (KPI) a un informe paginado de Reporting Services.

Los KPI son valores medibles con significado empresarial. En este escenario, el resumen de ventas por subcategorías de producto es el KPI. El estado actual del KPI se muestra con colores, medidores e indicadores.

La ilustración siguiente es similar al informe que creará en este tutorial.

Nota

En este tutorial, los pasos del asistente se fusionan en dos procedimientos: uno para crear el conjunto de datos y otro para crear una tabla. Para instrucciones paso a paso sobre cómo ir hasta un servidor de informes, elegir un origen de datos, crear un conjunto de datos y ejecutar el asistente, consulte el primer tutorial de esta serie: Tutorial: Creación de un informe de tabla básico (Generador de informes).

Tiempo estimado para completar este tutorial: 15 minutos.

Requisitos

Para obtener información sobre los requisitos, vea Requisitos previos para los tutoriales (Generador de informes).

1. Crear un informe de tabla y un conjunto de datos con el asistente para tablas o matrices

En esta sección, elija un origen de datos compartido, cree un conjunto de datos incrustado y muestre los datos en una tabla.

Para crear una tabla con un conjunto de datos incrustado

1. Inicie el Generador de informes desde el equipo, el portal web de Reporting Services o el modo integrado de SharePoint.

   Se abre el cuadro de diálogo Nuevo informe o conjunto de datos.

   Si no ve el cuadro de diálogo Nuevo informe o conjunto de datos, vaya al menú Archivo>Nuevo.

2. En el panel de la izquierda, compruebe que está seleccionada la opción Nuevo informe.

3. En el panel de la derecha, haga clic en Asistente para tablas o matrices.

4. En la página Elegir un conjunto de datos, seleccione Crear un conjunto de datos.

5. Seleccione Siguiente.

6. En la página Elegir una conexión a un origen de datos, seleccione un origen de datos existentes. Como alternativa, vaya al servidor de informes y elija un origen de datos. Si no hay disponible ningún origen de datos o no tiene acceso a un servidor de informes, puede utilizar un origen de datos incrustado como alternativa. Para más información, consulte Tutorial: Creación de un informe de tabla básico (Generador de informes).

7. Seleccione Siguiente.

8. En la página Diseñar una consulta, seleccione Editar como texto.

9. Copie y pegue la siguiente consulta en el panel de consulta:

   Nota

   En este tutorial, la consulta contiene los valores de datos, de forma que no necesita un origen de datos externo. Esto hace que la consulta requiera bastante tiempo. En un entorno empresarial, la consulta no contendría los datos. Esto es solo con fines de aprendizaje.

   SELECT CAST('2015-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
      'Carrying Case' as Product, CAST(16996.60 AS money) AS Sales, 68 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-06' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
      'Tripod' as Product, CAST(1350.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-11' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
      'Lens Adapter' as Product, CAST(1147.50 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
      'Mini Battery Charger' as Product, CAST(1056.00 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-06' AS date) as SalesDate,  'Accessories' as Subcategory,  
      'Telephoto Conversion Lens' as Product, CAST(1380.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-06' AS date) as SalesDate,'Accessories' as Subcategory,    
      'USB Cable' as Product, CAST(780.00 AS money) AS Sales, 26 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-08' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
      'Budget Movie-Maker' as Product, CAST(3798.00 AS money) AS Sales, 9 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-09' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
      'Business Videographer' as Product, CAST(10400.00 AS money) AS Sales, 13 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-10' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
      'Social Videographer' as Product, CAST(3000.00 AS money) AS Sales, 60 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-11' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
      'Advanced Digital' as Product, CAST(7234.50 AS money) AS Sales, 39 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-07' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
      'Compact Digital' as Product, CAST(10836.00 AS money) AS Sales, 84 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-08' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
      'Consumer Digital' as Product, CAST(2550.00 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-05' AS date) as SalesDate, 'Digital' as Subcategory,   
      'Slim Digital' as Product, CAST(8357.80 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-09' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
      'SLR Camera 35mm' as Product, CAST(18530.00 AS money) AS Sales, 34 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2015-01-07' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
      'SLR Camera' as Product, CAST(26576.00 AS money) AS Sales, 88 as Quantity  
   

10. En la barra de herramientas del diseñador de consultas, seleccione Ejecutar (!).

11. Seleccione Siguiente.

2. Organizar datos y elegir el diseño en el asistente

El Asistente para tabla o matriz proporciona un diseño inicial en el que se van a mostrar los datos. El panel de vista previa del asistente le ayudará a visualizar el resultado de las agrupaciones de datos antes de completar la tabla o el diseño de la matriz.

Organizar los datos en grupos y elegir un diseño

1. En la página Organizar campos, arrastre Product hasta Valores.

2. Arrastre Quantity hasta Valores y sitúelo a continuación de Product.

   El campo Quantity se resume con la función Sum, que es la función predeterminada para resumir campos numéricos.

3. Arrastre Sales hasta Valores y sitúelo a continuación de Quantity.

   Los pasos 1, 2 y 3 especifican los datos que deben mostrarse en la tabla.

4. Arrastre SalesDate hasta Grupos de filas.

5. Arrastre Subcategory hasta Grupos de filas y sitúelo a continuación de SalesDate.

   Los pasos 4 y 5 organizan los valores de los campos por fecha primeramente y, después, por todas las ventas de esa fecha.

6. Seleccione Siguiente.

   Al ejecutar el informe, la tabla muestra cada fecha, todos los pedidos de cada fecha, y todos los productos, cantidades y totales de ventas de cada pedido.

7. En la página Elegir el diseño, en Opciones, compruebe que esté seleccionada la opción Mostrar subtotales y totales generales .

8. Compruebe que esté seleccionada la opción Bloqueado, subtotal abajo .

9. Desactive la opción Expandir o contraer grupos.

   En este tutorial, el informe creado no usa la característica de exploración en profundidad que permite a un usuario expandir una jerarquía de grupos primarios para mostrar filas de grupos secundarios y filas de detalles.

10. Seleccione Siguiente.

11. Seleccione Finalizar.

    La tabla se agrega a la superficie de diseño. La tabla tiene cinco columnas y cinco filas. El panel Grupos de filas muestra tres grupos de filas: SalesDate, Subcategory y Details. Los datos de detalle son todos los datos recuperados por la consulta del conjunto de datos. El panel Grupos de columnas está vacío.

    

12. Seleccione Ejecutar para obtener una vista previa del informe.

Para cada producto vendido en una fecha concreta, la tabla muestra el nombre del producto, la cantidad vendida y el total de ventas. Los datos se organizan primero por fecha de ventas y, a continuación, por subcategoría.

Aplicar formato de fecha y moneda

Vamos a hacer las columnas más anchas y establecer el formato de moneda y fecha.

1. Para volver a la vista Diseño, seleccione Diseño.

2. Los nombres de producto podrían usar más espacio. Para hacer que la columna Product sea más ancha, seleccione la tabla completa y arrastre el borde derecho del controlador de columna a la parte superior de la columna Product.

3. Presione la tecla CTRL y, después, seleccione las cuatro celdas que contienen [Sum(Sales)].

4. En la pestaña Inicio>Número>Moneda. Las celdas cambian para mostrar la moneda con formato.

   Si la configuración regional es Inglés (Estados Unidos), el texto de ejemplo predeterminado es [ $12,345.00]. Si no ve un valor de moneda de ejemplo en el grupo Números, seleccione Estilos de marcador de posición>Valores de ejemplo.

   

5. (Opcional) En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic dos veces en el botón Disminuir decimales para mostrar las cifras en dólares sin centavos.

6. Seleccione la celda que contiene [SalesDate].

7. En el grupo Número, seleccione Fecha.

   La celda muestra la fecha de ejemplo [1/31/2000] .

8. Seleccione Ejecutar para obtener una vista previa del informe.

3. Utilizar los colores de fondo para mostrar un KPI

Los colores de fondo se pueden establecer en una expresión que se evalúe al ejecutar el informe.

Mostrar el estado actual de un KPI mediante colores de fondo

1. En la tabla, haga clic con el botón derecho en la segunda celda de [Sum(Sales)] (la fila de subtotal que muestra las ventas de una subcategoría) y, después, seleccione clic en Propiedades de cuadro de texto.

   Asegúrese de seleccionar la celda, no el texto de la celda, para ver Propiedades de cuadro de texto.

   

2. En la pestaña Relleno, seleccione en el botón fx situado junto a la opción Color de relleno e introduzca la siguiente expresión en el campo Establecer expresión para: BackgroundColor:

   =IIF(Sum(Fields!Sales.Value) >= 5000 ,"Lime", IIF(Sum(Fields!Sales.Value) < 2500, "Red","Yellow"))

   Esta expresión cambia el color de fondo a verde lima de cada celda con una suma agregada de [Sum(Sales)] superior o igual a 5000. Los valores de [Sum(Sales)] entre 2500 y 5000 son "amarillos". Los valores inferiores a 2500 son "rojos".

3. Seleccione Aceptar.

4. Seleccione Ejecutar para obtener una vista previa del informe.

En la fila de subtotal que muestra las ventas de una subcategoría, el color de fondo de la celda será rojo, amarillo o verde en función del valor de la suma de ventas.

4. Mostrar un KPI usando un medidor

Un medidor muestra un valor único de un conjunto de datos. En este tutorial se usa un medidor lineal horizontal porque su forma y simplicidad hacen que resulte fácil leerlo, incluso cuando tiene un tamaño pequeño y está dentro de la celda de una tabla. Para obtener más información, consulte Medidores en un informe paginado (Generador de informes).

Mostrar el estado actual de un KPI usando un medidor

1. Cambie de nuevo a la vista Diseño.

2. En la tabla, haga clic con el botón derecho en el controlador de columna de la columna Ventas >Insertar columna>Derecha. Se agregará una nueva columna a la tabla.

   

3. Introduzca KPI lineal en el encabezado de columna.

4. En la pestaña Insertar>Visualizaciones de datos>Medidor y, luego, seleccione la superficie de diseño fuera de la tabla.

5. En el cuadro de diálogo Seleccionar tipo de medidor , seleccione el primer tipo de medidor lineal, Horizontal.

6. Seleccione Aceptar.

   Se agregará un medidor a la superficie de diseño.

7. Del conjunto de datos en el panel Datos de informe, arrastre el campo Sales al medidor. El panel Medidor de datos se abre.

   Al arrastrar el campo Sales al medidor, este se dirige a la lista Valores y se agrega mediante la función Sum integrada.

   

8. En el panel Datos del medidor, seleccione la flecha junto a LinearPointer1>Propiedades de puntero.

9. En el cuadro de diálogo Propiedades del puntero lineal>pestaña Opciones de puntero>Tipo de puntero, asegúrese de que Barra esté seleccionado.

10. Seleccione Aceptar.

11. Haga clic con el botón derecho en la escala del medidor y seleccione Propiedades de escala.

12. En el cuadro de diálogo Propiedades de escala lineal>pestaña General, establezca Máximo en 25 000.

    Nota

    En lugar de una constante como 25 000, puede usar una expresión para calcular dinámicamente el valor de la opción Máximo . La expresión usaría el agregado de la característica de agregados y es similar a la expresión =Max(Sum(Fields!Sales.value), "Tablix1").

13. En la pestaña Etiquetas , compruebe Ocultar etiquetas de escala.

14. Seleccione Aceptar.

15. Arrastre el medidor dentro de la tabla a la segunda celda vacía de la columna KPI lineal, en la fila que muestra las ventas subtotales del campo Subcategory situado junto al campo donde ha agregado la fórmula del color de fondo.

    Nota

    Puede que tenga que cambiar el tamaño de la columna para que el medidor lineal horizontal se ajuste a la celda. Para cambiar el tamaño de la columna, seleccione la tabla y arrastre los controladores de columna. La superficie de diseño del informe cambia de tamaño para ajustarse a la tabla.

16. Seleccione Ejecutar para obtener una vista previa del informe.

    La longitud horizontal de la barra verde del medidor cambia en función del valor del KPI.

5. Mostrar un KPI usando un indicador

Los indicadores son medidores pequeños y simples que comunican los valores de datos de un vistazo. Debido a su tamaño y simplicidad, los indicadores se utilizan a menudo en tablas y matrices. Para obtener más información, consulte Indicadores en un informe paginado (Generador de informes).

Mostrar el estado actual de un KPI usando un indicador

1. Cambie a la vista de diseño.

2. En la tabla, haga clic con el botón derecho en el controlador de columna de la columna KPI lineal que agregó en el último procedimiento >Insertar columna>Derecha. Se agregará una nueva columna a la tabla.

3. Introduzca Luz KPI en el encabezado de columna.

4. Seleccione la celda del subtotal de la subcategoría, junto al medidor lineal que ha agregado en el último procedimiento.

5. En la pestaña Insertar, vaya a Visualizaciones de datos> y haga doble clic en Indicador.

6. En el cuadro de diálogo Seleccionar tipo de indicador , en Formas, seleccione el primer tipo de forma, 3 semáforos (sin marco) .

7. Seleccione Aceptar.

   El indicador se agrega a la celda en la nueva columna Luz KPI.

8. Haga clic con el botón derecho en el indicador y seleccione Propiedades de indicador.

9. En la pestaña Valores y estados , en el cuadro Valor , seleccione [Sum(Sales)] . No cambie ninguna de las otras opciones.

   De manera predeterminada, la sincronización de datos se produce en la región de datos y podrá ver el valor Tablix1, el nombre de la región de datos de la tabla del informe, en el cuadro Ámbito de sincronización .

   En este informe, podrá cambiar también el ámbito de un indicador colocado en la celda del subtotal de la subcategoría para realizar la sincronización en el campo SalesDate.

10. Seleccione Aceptar.

11. Seleccione Ejecutar para obtener una vista previa del informe.

6. Agregar un título de informe al informe

Los títulos de informe aparecen en la parte superior. Puede situar el título del informe en un encabezado de informe o, si el informe no lo utiliza, en un cuadro de texto en la parte superior del cuerpo del informe. En esta sección, usa el cuadro de texto que se coloca automáticamente en la parte superior del cuerpo del informe.

Puede mejorar aún más el texto aplicando estilos de fuente, tamaños y colores diferentes a las frases y los caracteres individuales de este. Para más información, consulte Aplicación de formato al texto en un cuadro de texto en informes paginados (Generador de informes).

Agregar un título de informe

1. En la superficie de diseño, seleccione Haga clic para agregar título.

2. Introduzca KPI de ventas del producto y, después, seleccione fuera del cuadro de texto.

3. De manera opcional, haga clic con el botón derecho en el cuadro de texto que contiene KPI de ventas del producto, seleccione Propiedades de cuadro de texto y, después, en la pestaña Fuente, elija los diferentes estilos de fuente, tamaños y colores.

4. Seleccione Ejecutar para obtener una vista previa del informe.

7. Guardar el informe

Guarde el informe un servidor de informes o en su equipo. Si no guarda el informe en el servidor de informes, muchas características de Reporting Services, como los subinformes, no estarán disponibles.

Guardar el informe en un servidor de informes

1. En el botón Report Builder, seleccione Guardar como.

2. Seleccione Sitios y servidores recientes.

3. Seleccione o introduzca el nombre del servidor de informes donde tiene el permiso para guardar los informes.

   Aparecerá el mensaje "Conectando con el servidor de informes". Una vez completada la conexión, se mostrará el contenido de la carpeta de informes que el administrador del servidor de informes especificó como ubicación predeterminada para los informes.

4. En Nombre, reemplace el nombre predeterminado por KPI de ventas del producto.

5. Seleccione Guardar.

El informe se guarda en el servidor de informes. El nombre del servidor de informes al que está conectado aparecerá en la barra de estado en la parte inferior de la ventana.

Guardar el informe en el ordenador

1. En el botón Report Builder, seleccione Guardar como.

2. Seleccione Escritorio, Mis documentos o Mi PC y vaya a la carpeta donde quiere guardar el informe.

Nota:

Si no tiene acceso a un servidor de informes, seleccione Escritorio, Mis documentos o Mi PC y guarde el informe en su ordenador.

1. En Nombre, reemplace el nombre predeterminado por KPI de ventas del producto.

2. Seleccione Guardar.

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