Configurar directivas de validación de facturas
En esta unidad se explica cómo configurar directivas de validación de facturas.
Directivas para proveedores
Las directivas y la conciliación de facturas se configuran en el módulo Proveedores.
Directivas
En la página Directiva de facturas de proveedor, configure las directivas de facturas de proveedor.
Validación de factura
Para configurar la validación de facturas, siga estos pasos.
- Vaya a Proveedores > Configuración > Parámetros de proveedores.
- Seleccione la pestaña Validación de facturas.
- Active o desactive la casilla Habilitar validación de conciliación de facturas.
- Seleccione si se requiere aprobación antes de que se pueda registrar una factura que contiene discrepancias para la conciliación de facturas. Si se establece en Permitir con advertencia, se mostrará una indicación visual cuando una discrepancia para la conciliación de facturas exceda la tolerancia. Sin embargo, podrá publicar la factura. Para utilizar flujos de trabajo junto con la validación de la conciliación de facturas, asegúrese de que el campo Contabilizar factura con discrepancias está configurado como Permitir con advertencia para evitar tener que aprobar varias veces.
- En el campo Actualizar el estado de conciliación del encabezado de la factura automáticamente, seleccione si la conciliación se realizará automáticamente durante la introducción de datos de la factura por parte del sistema. La configuración recomendada es Sí, a menos que tenga problemas de rendimiento de entrada de datos. La desactivación de las actualizaciones automáticas puede permitir un rendimiento más rápido del sistema porque la validación de conciliación de facturas se omitirá durante la entrada de datos. El empleado que se ocupa de la entrada de datos deberá actualizar manualmente el estado de conciliación de la factura para ver los resultados de la validación de la conciliación de la factura cuando se establece en No.
- Establezca Conciliación de totales de facturas.
- Active o desactive la casilla Conciliar totales de factura para conciliar los totales de facturas reales con los totales esperados.
- Seleccione si se muestra un icono si una discrepancia para la conciliación de facturas excede la tolerancia. Puede seleccionar mostrar el icono cuando una discrepancia positiva exceda la tolerancia, o cuando una discrepancia positiva o negativa exceda la tolerancia. Supongamos, por ejemplo, que la tolerancia es del 5 por ciento y el importe total de la factura del pedido de compra es 100,00. Por lo tanto, se muestra un icono de conciliación de precio si el importe total de la factura supera 105,00. Si selecciona Si es mayor o menor que la tolerancia, el icono también se muestra si el importe de la factura es inferior a 95,00.
- En el campo Porcentaje de tolerancia de totales de factura, introduzca el porcentaje de variación que sea aceptable. Este es el valor predeterminado para la empresa. Este valor se puede anular para proveedores específicos, utilizando la página Tolerancias de totales de factura.
- Establezca Conciliación de precio y cantidad.
- En el campo Directiva de conciliación de líneas, seleccione un valor que se utilizará como política predeterminada para la entidad jurídica con la que está trabajando.
-No requerido significa que no hay comprobación de los precios de la línea de factura para el precio del pedido de compra o de las cantidades de la factura para las cantidades de albarán requeridas.
- Doble conciliación significa que se requiere la verificación de las líneas de la factura, pero solo el pedido de compra y los documentos de la factura del proveedor están involucrados en la verificación. La recepción de producto no se tiene en cuenta en las validaciones conciliadas.
- Triple conciliación significa que el precio unitario neto de la factura se comparará con el precio unitario neto del pedido de compra y la cantidad recibida del producto correspondiente se comparará con la cantidad de la factura.
- Para permitir que se aplique un nivel diferente de conciliación para un artículo, proveedor, combinación de proveedor y artículo, o línea de pedido de compra, seleccione un valor en el campo Permitir anulación de directiva de conciliación. La directiva de conciliación de línea de entidad jurídica se puede anular para un proveedor, artículo o combinación de proveedor y artículo específico en la página Directiva de conciliación.
- Si utiliza una directiva de conciliación de línea doble o triple, puede configurar porcentajes de tolerancia de precio para su entidad jurídica, artículos y proveedores en la página Tolerancia de precio de artículo. La tolerancia de precio predeterminada de la entidad jurídica se establecerá en cero por ciento para la conciliación doble y triple. Cuando se comparan las facturas del proveedor con la información de los pedidos de compra, se busca el porcentaje de tolerancia de precio aplicable.
- Para conciliar los precios totales de los artículos de línea en las facturas, seleccione un valor en el campo Conciliar totales de precios. Este tipo de conciliación es útil cuando el proveedor envía varias facturas para la misma línea de pedido de compra. Puede comparar la información de precios para el importe neto de cada línea en la factura, y todas las líneas de factura pendientes y previamente registradas, con el importe neto de la línea de pedido de compra correspondiente. Las opciones incluyen Ninguno, Porcentaje, Importe o Porcentaje e importe.
- En el campo de porcentaje de tolerancia total de Precio de compra, introduzca un porcentaje de la variación que aceptará. Este campo está disponible cuando Conciliar totales de precios se establece en Porcentaje o Porcentaje e importe.
- En el campo Tolerancia total del precio de compra, introduzca un importe en la divisa de contabilidad. Este campo está disponible cuando Conciliar totales de precios se establece en Importe o Porcentaje e importe.
- En el campo Mostrar el icono de conciliación del precio total, seleccione si se muestra un icono si una discrepancia en la conciliación de facturas excede la tolerancia. El icono se puede mostrar cuando una discrepancia positiva exceda la tolerancia, o cuando una discrepancia positiva o negativa exceda la tolerancia. Supongamos, por ejemplo, que la tolerancia es del 5 por ciento y el total del precio de línea del pedido de compra es 10,00. Por lo tanto, se muestra un icono de conciliación de precio si el total del precio de la línea supera 10,50. Si selecciona Si es mayor o menor que la tolerancia, el icono también se muestra si el total del precio de la línea en la factura es inferior a 9,50.
- Establezca la conciliación de gastos varios.
- Para conciliar los gastos reales con los gastos esperados, según la información del pedido de compra, seleccione la casilla Conciliar gastos varios.
Vea este vídeo para obtener más información sobre las directivas de validación de facturas.
Directivas de facturas de proveedor
Las directivas de facturas de proveedor, configuradas en Proveedores > Configuración de directivas > Directivas de facturas de proveedor, le permiten evaluar las facturas de proveedor para comprobar que cumplen las reglas de la directiva que ha establecido. Las directivas de facturas de proveedor se ejecutan cuando registra una factura de proveedor en la página Factura del proveedor y cuando abre la página Infracciones de directiva de factura de proveedor. También puede configurar el flujo de trabajo de facturas de proveedor para que ejecute las directivas de facturas de proveedor cada vez que envíe una factura al flujo de trabajo.
Las directivas de facturas de proveedor no se aplican a las facturas que han creado en el registro de facturas o en el diario de facturas.