Conciliación de facturas de proveedores
La conciliación de facturas de proveedores es el proceso de conciliar las facturas de los vendedores, los pedidos de compra y los datos de recepción del producto.
Al conciliar documentos, las diferencias entre ellos se llaman discrepancias de coincidencia. Las discrepancias de coincidencia se comparan con las tolerancias que se especifiquen. Si una discrepancia de coincidencia sobrepasa el porcentaje o el importe de tolerancia, aparecen iconos de desviación de conciliación en la página Factura de proveedor y en la página Historial y detalles de coincidencia de facturas.
Por ejemplo, introduce un pedido de compra con un producto de línea para 1000 baterías con un precio de 1 cada una. El pedido de compra se aprueba y se envía al proveedor. El proveedor envía 1000 baterías y usted introduce la recepción del producto de 1000 baterías con un precio de 1 cada una. La variación de existencias de las baterías se actualiza con este precio.
Llega una factura para 1000 baterías con un precio de 1,1 cada una. Su directiva de entidad jurídica permite un 5 por ciento de tolerancia de precio unitario neto para esta categoría de producto. Un precio de 1,05 sería aceptable, pero uno de 1,10 no. Cuando introduce la información de la factura, se identifica una discrepancia de coincidencia de precio y puede guardar la factura hasta que se resuelva la discrepancia.
Puede usar los siguientes tipos de conciliación de facturas de proveedores:
- Conciliación de totales de las facturas: hace coincidir los importes totales de la factura con los importes totales del pedido de compra. Este tipo de conciliación de facturas incluye la menor cantidad de detalles, así que puede usar esta opción para configurar controles que minimicen el tiempo que necesita el personal para revisar los datos de conciliación de facturas.
- Doble conciliación: hace coincidir la información del precio en la factura con la información del precio en el pedido de compra.
- Triple conciliación: hace coincidir la información del precio en la factura con la información del precio en el pedido de compra. También hace coincidir la información de cantidad en la factura con la información de cantidad en la recepción del producto que se seleccione para la factura.
- Conciliación de gastos: hace coincidir la información de gastos (importes) en la factura con la información de gastos (importes) en el pedido de compra.
Proveedores > Configuración > Parámetros de proveedores - Pestaña Validación de factura
Se pueden crear otros tipos de validación de facturas usando las directivas de factura de proveedor.
La doble conciliación y la triple conciliación siempre hacen coincidir la información del precio con el precio unitario. También puede configurar estas directivas de conciliación para que hagan coincidir la información del precio con el coste total.
- Conciliación del precio unitario neto: hace coincidir la información del precio para doble y triple conciliación comparando el precio unitario neto de cada línea de la factura con el correspondiente precio unitario neto en el pedido de compra. El precio unitario neto se determina con la siguiente fórmula: importe neto de la línea / cantidad de la línea
- Conciliación del precio total: hace coincidir la información del precio para doble y triple conciliación comparando el importe neto (precio total) de cada línea de la factura con el correspondiente importe neto en el pedido de compra. El importe neto se determina con la siguiente fórmula: (precio unitario * cantidad de la línea) + cargos de línea - descuentos de línea
Normalmente, los cálculos de conciliación de facturas se realizan automáticamente cuando edita las facturas de proveedor en la página Factura de proveedor. La conciliación de facturas también puede realizarse por petición si es necesario. La conciliación de facturas bajo petición se controla mediante Actualizar estado de encabezado de factura automáticamente para para la entidad jurídica en la página de Parámetros de proveedores y en la pestaña Validación de facturas. La conciliación de facturas también puede realizarse como parte de un proceso de revisión de facturas. Puede ver los resultados de la conciliación de facturas en la página Factura de proveedor y las páginas relacionadas con la conciliación de facturas.