Capacidades de elaboración de informes de Power Platform

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Las opciones de elaboración de informes que se proporcionan en Microsoft Power Platform cumplen con un gran número de requisitos de informes operativos.

Aplicaciones basadas en modelo

Dataverse proporciona un gran número de opciones de elaboración de informes para aplicaciones basadas en modelo:

• Vistas: las vistas son consultas almacenadas en las tablas de Dataverse con columnas y filtros seleccionados. Muchos requisitos de informes son listas sencillas de datos, y las vistas a menudo pueden cumplir con un gran número de esos requisitos.
• Gráficos: visualizaciones de datos de Dataverse en una vista.
• Paneles: una colección de vistas y gráficos. Las visualizaciones de Power BI también pueden agregarse a paneles. Los paneles estándar están destinados únicamente para visualizar datos. Los paneles interactivos permiten a los usuarios filtrar datos y tomar medidas.

Las ventajas de estas opciones son:

• Acceso sencillo desde las aplicaciones.
• Los datos siempre están actualizados.
• Se aplica el modelo de seguridad.
• Se incluyen en paquetes de soluciones.
• No se requieren capacidades especiales.
• Los usuarios pueden crear sus propios paneles, gráficos y vistas personales.

Las desventajas de estas opciones son:

• Solo hay visualizaciones sencillas disponibles.
• Los datos se limitan a una sola tabla y a tablas en relaciones de varios a uno.
• Los datos siempre están actualizados, y no se pueden consultar datos de un momento determinado en el pasado.
• Las tendencias no se pueden analizar.
• Los usuarios deben tener una licencia y ser usuarios de la aplicación.
• Los gráficos y paneles están limitados a 50 000 filas.
• Las vistas solo muestran las primeras 5000 filas.

Exportar a Excel

Dataverse le permite exportar a Microsoft Excel. Los usuarios pueden realizar exportaciones como datos estáticos o como una consulta dinámica. La exportación de datos se realiza desde una vista con columnas y filtros.

Puede proporcionar datos estáticos a usuarios que no sean usuarios de la aplicación. Puede utilizar los datos estáticos cuando necesite obtener una instantánea de los datos en la fecha y hora actuales, o cuando desee compartir los datos con otros usuarios.

Utilice la consulta dinámica para obtener la información más actualizada. Además, puede utilizar la consulta dinámica para actualizar su información en Excel y hacer coincidir lo que ve en su aplicación en cualquier momento. Un usuario debe tener una licencia para acceder a una hoja de cálculo de Excel con una consulta dinámica. Las consultas dinámicas admiten la exportación de datos como filas o una tabla dinámica.

La característica Exportar a Excel solo puede incluir datos de Dataverse.

Los datos también se pueden editar en Excel Online y luego volver a guardarse en Dataverse para ofrecer una experiencia inmersiva de usuario de edición.

Se ha establecido un límite para exportar a Excel de 100 000 filas de forma predeterminada. Puede aumentar este límite a 1 000 000 filas con la configuración MaxRecordsForExportToExcel.

Plantillas de Word y Excel

Puede usar plantillas de Microsoft Word y de Excel para la elaboración de informes. Las plantillas de Word son para una sola fila y todas sus filas relacionadas. Las plantillas de Excel son para una vista, o lista, de filas. Las plantillas de Excel pueden incluir visualizaciones y otros análisis proporcionados por Excel.

Puede controlar el acceso a plantillas individuales a través de la seguridad.

Importante

Las plantillas de Word y de Excel no se pueden incluir en un paquete de soluciones. Las plantillas de documentos que se descargan de un entorno solo se pueden utilizar en dicho entorno. La migración de entorno a entorno para plantillas de Word o de Excel no está disponible actualmente.

Asistente para informes

El asistente para informes es una herramienta de generación de informes de usuarios para aplicaciones basadas en modelo. El asistente para informes puede crear un informe de SQL Server Reporting Services a partir de los datos almacenados en Dataverse. El informe puede ser tabular o incluir un gráfico.

Los informes que genera el asistente tienen un diseño sencillo, tal y como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Puede descargar y editar estos informes para cambiar su diseño. Los informes que crea el asistente para informes se pueden incluir en un paquete de soluciones.

SQL Server Reporting Services

Un analista de datos puede crear informes con SQL Server Reporting Services y Visual Studio. Los informes de SQL Server Reporting Services pueden recuperar varios conjuntos de datos de distintas partes del modelo de datos, lo que permite elaborar informes más complejos que los que se pueden crear con las opciones que hemos descrito anteriormente.

Nota

Los informes y las consultas pueden ejecutarse durante un máximo de cinco minutos. Cuando se alcanza el período máximo, el tiempo de espera del informe se agotará y el usuario recibirá un mensaje. Durante el período de cinco minutos, los informes y las consultas pueden abarcar grandes conjuntos de datos que superen las 50 000 filas.

Consejos para crear informes:

• Diseñe informes para consultar conjuntos de datos más pequeños durante períodos de tiempo más cortos. Para ello, agregue un filtro basado en el tiempo en el informe, como el mes o trimestre actual, para limitar los resultados.
• Limite el número de tablas que se necesitan para devolver el resultado. Este enfoque ayuda a reducir el tiempo necesario para ejecutar la consulta y devolver el conjunto de resultados.
• Reduzca el número de filas que se muestran en los informes detallados. Puede utilizar un filtrado adecuado para reducir el número de filas que devuelve la consulta y reducir los tiempos de espera agotados.
• Para informes agregados o resumidos, las consultas deben usarse para enviar la agregación a la base de datos y no obtener filas detalladas ni realizar agregaciones en el informe de SQL Server Reporting Services.

Importante

La ejecución de informes grandes puede afectar al rendimiento de todos los usuarios. El arquitecto de soluciones debe considerar descargar los informes exportando datos de Dataverse para permitir informes más complejos y detallados.

Otras opciones

Búsqueda avanzada es una de las herramientas más útiles que deben aprender los consultores funcionales, los analistas de negocios, los administradores e incluso los usuarios finales. Búsqueda avanzada permite a los usuarios crear sus propias consultas y guardarlas como vistas personales. Las consultas de Búsqueda avanzada son la base de muchas otras funciones de las aplicaciones basadas en modelo, que incluyen lo siguiente:

• Exportar a Excel.
• Plantillas de Excel.
• Eliminación en masa.
• Detección de duplicados.
• Paneles.

No siempre es necesario crear un informe:

• Para la elaboración de informes improvisados, puede usar una combinación de Búsqueda avanzada y Excel.
• Para los usuarios, considere usar paneles y gráficos listos para usar.
• Para la elaboración de informes que se deben imprimir o exportar, plantéese crear plantillas de Word y de Excel.

El arquitecto de soluciones debe plantearse el uso de herramientas de elaboración de informes cuyo origen sea diferente del de las herramientas que use el cliente.

Power BI siempre debe tenerse en cuenta para la elaboración de informes y análisis.