Asignar registros manualmente con Power Automate
Una vez que haya definido los detalles de la condición que se evaluará en el elemento de la regla, puede configurar la acción que se realizará. Normalmente, la acción consiste en crear un nuevo registro, como un caso, en la aplicación.
Cuando defina la acción que se va a realizar, debe especificar dos partes principales:
Registro que se creará: identifica el tipo de registro que se creará.
Configurar en Microsoft Power Automate: usa Power Automate para completar campos en el registro, como el cliente, el origen del caso o el nivel de servicio.
Power Automate se utiliza debido a la flexibilidad que proporciona en torno a la automatización. Con Power Automate, puede conectarse a a las tablas de red de Microsoft Dataverse que utiliza el Servicio de atención al cliente y también puede utilizar otros conectores de Power Automate disponibles para incorporar datos de otras aplicaciones o servicios si es necesario. Por ejemplo, su organización puede tener datos de latitud y longitud incluidos en los registros de casos si es necesario escalarlos y trabajar en ellos en persona. Mediante el uso de Power Automate, los detalles de la dirección del cliente asociado se pueden pasar a un servicio de geolocalización. La latitud y la longitud que se devuelven del servicio se pueden introducir en el registro del caso cuando se crea.
Antes de configurar la regla en Power Automate, deberá especificar el registro que se va a crear. Primero debe completar este paso porque, cuando se crea el flujo de Power Automate, inserta automáticamente un paso para crear un registro en esa tabla de Dataverse.
Cuando selecciona Guardar y abrir Power Automate, se abre un flujo de Power Automate en una nueva pestaña. El flujo necesita conectarse al conector de Microsoft Dataverse para completar datos, por lo que es posible que deba iniciar sesión en el conector. Una vez que haya iniciado sesión, aparecerá el flujo.
Inicialmente, el flujo incluirá cinco elementos:
Cuando la actividad entrante desencadene el flujo: el flujo se desencadena según la información que proviene de Dynamics 365.
Identificar al remitente de correo electrónico: captura el nombre de la persona de quien proviene el correo electrónico.
Este remitente de correo electrónico es un contacto o una cuenta: determina si el correo electrónico se recibió de una cuenta o contacto existente en el sistema.
Crear un registro: crea el nuevo registro en el sistema.
Conectar el registro a la actividad entrante: asocia el registro creado con el registro de actividad de correo electrónico entrante original.
Debe considerar la plantilla como un buen punto de partida para crear el registro. Si se utiliza en su formulario actual, la plantilla le ayudará a crear el registro; sin embargo, debe examinar el registro de cerca y realizar los cambios necesarios.
Tres pasos en los que la edición o eliminación es limitada:
Cuando la actividad entrante desencadene el flujo: no editar ni eliminar este paso.
Crea un registro: puede modificar este paso según sea necesario, pero asegúrese de no cambiar el nombre ni eliminarlo.
Conectar el registro a la actividad entrante: no editar ni eliminar este paso.
Además de los pasos anteriores, se pueden editar, agregar o eliminar otros pasos para adaptarse mejor a sus necesidades. Antes de comenzar a realizar cambios importantes en el flujo, debe saber qué hace cada paso y cómo se utiliza la información a lo largo del flujo. Las secciones siguientes examinan cada paso predeterminado con mayor detalle.
Cuando la actividad entrante desencadena el flujo
El paso de activación que define cómo se activa el flujo es Cuando la actividad entrante desencadena el flujo. Toda la información del paso está predefinida y se basa en el tipo de actividad que se especificó cuando se creó la regla.
Dos elementos principales que especifica este paso:
Tipo de cambio: define qué evento de registro desencadenará el flujo. En este caso, se desencadena después de que se actualiza una actividad de correo electrónico que se creó en el sistema, lo que ocurre cuando la regla se ejecuta en el elemento.
Nombre de tabla: define la tabla de Microsoft Dataverse a la que está asociada la actividad. En este caso, debido a que la regla está asociada con una actividad de correo electrónico, utiliza la tabla Mensajes de correo electrónico.
Importante
Recuerde, no debe editar ni eliminar este paso del flujo.
Identificar al remitente de correo electrónico
Para asegurarse de haber asociado el registro creado con el contacto o registro de cuenta correcto, debe identificar desde quién se envió el correo electrónico. Para completar esta tarea, introducirá un paso de inicialización de variable para capturar lo que necesita. El paso Identificar al remitente de correo electrónico toma el nombre del remitente del correo electrónico y lo almacena. Una vez que haya capturado la información del remitente, puede compararla con los registros de cuentas o contactos potenciales en un paso futuro.
Este remitente de correo electrónico es un contacto o una cuenta
El paso Este remitente de correo electrónico es un contacto o una cuenta determina si el remitente del correo electrónico es una cuenta o un contacto. Una vez que haya identificado esa información, puede asociar la actividad de correo electrónico con el registro correcto en la aplicación más adelante en el flujo. Además, utilizará este paso cuando se cree el registro del caso para asegurarse de que el caso esté asociado con el cliente correcto.
En este caso, se ha insertado un paso de condición que evalúa si el tipo de remitente es una cuenta o un registro de contacto. Si el tipo de remitente no es una cuenta o contacto, el flujo se cancela. De lo contrario, determina de qué tipo es y luego lo captura como una variable para usar más adelante en el flujo.
Crear un registro
El paso Crear un registro crea el registro en Dynamics 365. Además de agregar potencialmente más pasos al flujo, este paso es el que probablemente modificará más para asegurarse de que los datos se completen en el registro como deberían. Por ejemplo, es posible que desee establecer el campo de origen del caso en correo electrónico o es posible que desee que el flujo establezca el valor en el campo de nivel de servicio en un valor como oro. Este paso podría ayudar a que el enrutamiento del caso sea más fácil en el futuro, si es necesario.
Algunos datos están predefinidos, como las expresiones que establecen los campos Cuentas de clientes o Contactos del cliente basados en si el artículo proviene de una cuenta o registro de contacto. Puede editar o eliminar esas expresiones según sus necesidades. A medida que modifica este paso, siga las prácticas estándar para trabajar con el conector de Microsoft Dataverse en un flujo de Power Automate.
Para obtener más información, consulte Microsoft Dataverse.
Conecte el registro a la actividad entrante
El paso final del flujo conectará el registro de nuevo a la actividad entrante, como el correo electrónico que se recibió originalmente. Al igual que el paso de desencadenamiento, toda la información del paso Conectar el registro a la actividad entrante está precargado, por lo que debe dejarlo en su estado actual. Cualquier edición o eliminación afectará al flujo.
Una vez que haya terminado de modificar el flujo según sus necesidades, puede guardarlo y salir para volver a su regla.