Ejercicio: Crear una solicitud de aprobación
En esta unidad, se proporciona información para crear un escenario adecuado para los negocios en el que se usen las aprobaciones.
En este escenario, cualquiera que tenga acceso a la biblioteca de SharePoint puede agregar un documento. Cuando se crea el documento, se inicia una aprobación que permite que determinados usuarios aprueben. Si el documento se aprueba, permanece en la biblioteca de documentos. Si el documento se rechaza, se mueve a una carpeta independiente.
Requisitos previos
Acceso a Power Automate
Una cuenta Microsoft Office 365 con acceso a SharePoint
Nota
Debe crear la biblioteca de documentos en su propio suscriptor de SharePoint.
Paso 1: Crear una biblioteca de documentos
En primer lugar, vamos a crear una biblioteca.
En la página principal de su sitio de SharePoint, seleccione + Nuevo y Biblioteca de documentos.
Póngale a la biblioteca el nombre Biblioteca de aprobaciones y seleccione Crear.
En la nueva biblioteca de documentos, en la parte superior, elija + Nuevo y seleccione Carpeta.
Póngale a la carpeta el nombre Documentos rechazados y seleccione Crear.
Ahora, vamos a crear nuestro flujo de aprobación.
A continuación, vaya al Power Automate Maker Portal.
En el área de texto de Copilot, escriba Cuando se crea un archivo (solo propiedades), agrega una acción de inicio y espera de aprobación y agrega una condición dependiendo del resultado de la aprobación.
Seleccione Generar.
Copilot genera un flujo basado en la solicitud proporcionada. Puede continuar conversando con Copilot para refinar el flujo según lo que desee. Cuando esté satisfecho con la estructura del flujo, seleccione Siguiente.
Nota
Es posible que Copilot haya agregado acciones de ámbito en los lados verdadero y falso de la condición. Este flujo de ejemplo no utilizará las acciones de Ámbito, pero como estas contienen otras acciones, se dejaron en el flujo. Para obtener más información sobre la acción Ámbito, consulte: Agrupar y ejecutar acciones por ámbito: Azure Logic Apps | Microsoft Learn
Revise sus conexiones. Si aún no está conectado, seleccione los tres puntos y seleccione Agregar nueva conexión. Una vez conectado, seleccione Crear flujo.
Seleccione el desencadenador Cuando se crea un archivo (solo propiedades) y elija el sitio de SharePoint y Biblioteca de aprobaciones a la izquierda.
Seleccione la acción Iniciar y esperar una aprobación. Se abrirá el panel de propiedades a la izquierda.
Seleccione Aprobar o rechazar: primero en responder en el menú desplegable Tipo de aprobación.
Con Copilot en el lado derecho, escriba Actualizar el campo de título a Aprobación de documentos.
En el campo "Asignado a", introduzca el correo electrónico de su organización (esto se hace para pruebas; siempre puede volver y elegir un aprobador diferente más tarde si lo desea).
Coloque el cursor en el cuadro Vínculo del elemento y seleccione el icono de rayo que hay al lado. Esto mostrará el contenido dinámico para esta sección.
Seleccione Vincular a elemento en la ventana emergente.
Seleccione la acción Condición para revisar lo que Copilot seleccionó automáticamente como condición. Asegúrese de que la propiedad Resultado de la acción "Iniciar y esperar una aprobación" quede a la izquierda y que Aprobar quede a la derecha.
Seleccione el icono +, bajo el lateral Falso de la condición, y seleccioneAgregar una acción.
Busque mover y seleccione la acción Mover archivo.
Elija la dirección de su sitio de SharePoint en el primer menú desplegable.
Seleccione Identificador de archivo, bajo Archivo para mover, y elija el icono del rayo de nuevo.
Busque identificador y seleccione el campo Identificador en la acción de SharePoint.
Elija el mismo sitio de SharePoint para Dirección del sitio de destino.
En Carpeta de destino, seleccione el icono de carpeta en el lado derecho. Busque la Biblioteca de aprobaciones y seleccione la flecha a la derecha del nombre. Luego, seleccione el nombre de carpeta Documentos rechazados.
En Si ya hay otro archivo, seleccione Mover con un nuevo nombre.
Seleccione Guardar para guardar el flujo con el botón de la esquina superior derecha.
Para probar el flujo, vuelva a la Biblioteca de aprobaciones de SharePoint y agregue un nuevo documento.
Tras un breve periodo de tiempo, aparecerá una aprobación en la sección de aprobaciones del Power Automate Maker Portal.
Seleccione la aprobación y escoja su respuesta. Si elige Rechazar, actualice la Biblioteca de aprobaciones de SharePoint; el documento habrá desaparecido. Seleccione la carpeta Documento rechazado y podrá ver ahí el archivo que ha movido.
¡Enhorabuena! Ha creado un flujo de aprobación mediante Copilot con el que los usuarios pueden aprobar o rechazar documentos en una biblioteca de documentos de SharePoint.
Puede editar o ampliar fácilmente este flujo de aprobación para adaptarlo mejor a sus necesidades. También puede ver las plantillas de Power Automate para aprobaciones y disponer así de varios puntos de partida para sus propias aprobaciones.