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Ejercicio: Crear un flujo de proceso de negocio que tenga condiciones

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Los flujos de procesos de negocio le guían a través de las distintas fases de ventas, marketing o procesos de servicio hacia su finalización. Para un proceso sencillo, un flujo de procesos de negocio lineal es una buena opción. Pero en escenarios más complejos, puede usar un flujo de procesos de negocio mejorado que se bifurca en direcciones distintas, según las condiciones dentro del flujo.

Las ramas se seleccionan de forma automática en tiempo real, según las reglas que se definen en la definición del proceso.

• Si tiene permisos de creación en los flujos de proceso de negocio, puede usar la lógica de If-Else para crear flujos de proceso de negocio que tengan varias ramas.

• La condición de ramificación se puede formar a partir de varias expresiones lógicas que usan una combinación de operadores AND u OR.

Por ejemplo, para el proceso de venta de automóviles, puede configurar un flujo de procesos de negocio individual que se inicia con una fase de calificación común pero después se divide en ramas independientes en función de una regla:

• Una rama administra el caso de un cliente que prefiere un nuevo automóvil o un automóvil de segunda mano.

• Otra rama administra el caso de un cliente cuyo presupuesto es superior o inferior a 20 000 USD.

• Una tercera rama podría ser para comprar o rechazar un plan de mantenimiento o de servicio.

En el diagrama siguiente se muestra un flujo de proceso de negocio que tiene ramas.

Directrices para los flujos de procesos de negocio que tienen ramas

Tenga en cuenta los siguientes aspectos al diseñar un flujo de procesos de negocio que tenga ramas:

• Un proceso puede abarcar un máximo de cinco entidades únicas.

• Puede usar un máximo de 30 fases por proceso y un máximo de 30 pasos por fase.

• Cada rama no puede tener más de cinco niveles de profundidad.

• Las reglas de ramificación deben basarse en los pasos de la fase que les precede inmediatamente.

• Puede combinar varias condiciones en una regla mediante los operadores AND u OR, pero no puede combinar ambos.

• Al definir un flujo de proceso, también puede seleccionar una relación entre tablas. Esta relación entre tablas debe ser una relación uno a varios (1: n).

• Puede ejecutarse más de un proceso activo simultáneamente en el mismo registro de datos.

• Cuando se combinan las ramas, todas las ramas del mismo nivel deben combinarse en una sola fase o cada rama del mismo nivel debe terminar el proceso. Una rama del mismo nivel no se puede combinar con otras ramas y finalizar el proceso al mismo tiempo.

Nota

• Una tabla que se usa en el proceso puede volver a visitarse varias veces (es decir, puede haber varios bucles de tabla cerrados).
• Un proceso puede volver a la fase anterior, independientemente del tipo de tabla. Por ejemplo, si la fase activa es Entregar oferta en un registro de oferta, los usuarios del proceso pueden devolver la fase activa a la fase Proponer en un registro de oportunidad.

Requisitos previos

• Tener acceso a Power Automate.

• Un entorno con una base de datos de Microsoft Dataverse y habilitado para aplicaciones de Dynamics 365. (Aplicable solo para las cuentas profesionales o educativas).

• Experiencia con la creación de un flujo de proceso de negocio.

Ejemplo de interacción con el cliente de Dynamics 365: flujo de procesos de venta de coches que tiene dos ramas

Veamos un ejemplo de un flujo de procesos de negocio que tiene dos ramas. En este ejemplo, el flujo de procesos de negocio se usa para la venta de automóviles nuevos y usados.

En primer lugar, vamos a crear un proceso denominado Proceso de venta de automóviles.

1. Abra Power Automate e inicie sesión con su cuenta organizativa.

2. En el panel de navegación izquierdo, seleccione Soluciones.

3. Elija una solución en la que le gustaría desarrollar el flujo de proceso de negocio.

4. En la barra superior, seleccione + Nuevo y coloque el cursor sobre Automatización; luego, coloque el cursor sobre Proceso y seleccione Flujo de proceso de negocio.

   

5. En el panel Crear flujo de proceso de negocio, rellene los campos obligatorios:

   • Nombre de flujo: escriba Proceso de venta de automóviles.

   • Nombre: un nombre único que se basa en el nombre para mostrar que ha escrito. Puede cambiar el nombre al crear el proceso, pero no podrá cambiarlo una vez creado el proceso.

   • Elegir una tabla: seleccione la tabla Cliente potencial.

     La tabla que seleccione afecta a los campos que están disponibles para los pasos que se pueden agregar a la primera fase del flujo de proceso. Si no encuentra la tabla de cliente potencial, asegúrese de que la opción Flujos de procesos de negocio (se crearán campos) esté establecida para esa tabla en la definición de tabla. No se puede cambiar la tabla después de guardar el proceso.

6. Seleccione Crear.

7. Una vez que aparezca la nueva página en PowerApps, agregue la primera fase al proceso, asigne a la fase el nombre Calificar y agréguele dos pasos de datos: Período de tiempo de compra y Preferencia de automóvil.

8. Después de la fase común Calificar, divida el proceso en dos ramas independientes agregando un componente Condición:

   1. Configure la condición con reglas que cumplan sus requisitos empresariales.

   2. Para agregar la primera rama, que se ejecutará cuando se cumpla la condición, agregue un componente Fase a la ruta Sí del componente Condición.

   3. Para agregar la segunda rama, que se ejecutará cuando no se cumpla la condición, agregue un componente Fase a la ruta No del componente Condición.

   Sugerencia

   Para crear ramas más complejas, puede agregar otro componente Condición a la ruta No de un componente Condición existente.

   Si Preferencia de coche = Nuevo, el proceso se dirige a la fase Venta de nuevos coches, como se muestra aquí.

   

   En caso contrario, el proceso pasa a la fase Venta de coches usados en la segunda rama, como se muestra aquí.

   

   Después de que finalicen todos los pasos en la fase Venta de nuevos coches o Venta de coches usados, el proceso vuelve al flujo principal, en la fase Entregar oferta.

   

Ejemplo de cómo evitar la divulgación de información

Hay varias cosas que debe tener en cuenta para evitar que la gente vea información específica sobre un proceso.

Esta sección usa el ejemplo de un flujo de procesos de negocio que tiene ramas para procesar una solicitud de préstamo de un banco. En el siguiente diagrama, las entidades personalizadas que se usan en las fases se muestran entre paréntesis.

En este escenario, el gestor de préstamos del banco necesita tener acceso al registro Solicitud, pero no debería poder ver la investigación de la solicitud. A primera vista, parece que podemos cumplir este requisito fácilmente si asignamos a la gestora de préstamos un rol de seguridad que no conceda acceso a la tabla Investigación. Veamos un ejemplo de forma más detallada para ver si realmente será así de fácil.

Supongamos que un cliente envía una solicitud de préstamo de más de 60 000 € al banco. Aquí tenemos una visión general de las fases y ramas:

• En la primera fase, el gestor de préstamos revisa la solicitud.

• Una regla de ramificación comprueba si el importe que se debe al banco será superior a 50 000 €. Si se cumple esta regla de ramificación, la siguiente fase del proceso es investigar si la solicitud es fraudulenta.

• Si se determina que la solicitud es fraudulenta, el proceso pasa a tomar acciones legales contra el solicitante.

• El gestor de préstamos no debería poder ver las dos fases de investigación, ya que no tiene acceso a la tabla Investigación.

• Sin embargo, si el gestor de préstamos abre el registro Solicitud, puede ver todo el proceso de un extremo a otro. No solo podrá ver la fase Investigación de fraude, sino que también podrá identificar el resultado de la investigación, ya que puede ver la fase Acciones legales en el proceso.

• El gestor de préstamos puede obtener una vista previa de los pasos de las fases de Investigación si elige la fase. Aunque no podrá ver los datos ni el estado de finalización del paso, podrá identificar las posibles acciones que se tomaron contra el solicitante durante las fases Investigación de fraude y Acciones legales.

En este flujo de proceso, el gestor de préstamos podrá ver las fases Investigación de fraude y Acciones legales, y esta capacidad constituye divulgación de información incorrecta.

Preste especial atención a la información que podría divulgarse debido a la ramificación. En nuestro ejemplo, para evitar la divulgación de información, es necesario dividir el proceso en dos independientes: uno para el procesamiento de la solicitud y otro para la investigación de fraude. El proceso para el gestor de préstamos tendrá este aspecto.

El proceso para la investigación será independiente e incluirá las siguientes fases.

Tendrá que proporcionar un flujo de trabajo para sincronizar la decisión Aprobar o Denegar del registro Investigación con el registro Solicitud.

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