Crear un flujo de nube mediante un desencadenador instantáneo, automatizado o programado
En esta unidad de aprendizaje, descubrirá los diferentes tipos de desencadenadores disponibles en Power Automate. Aprenderá a crear flujos instantáneos, configurar flujos automatizados que respondan a eventos externos y diseñar flujos programados para tareas periódicas.
Los desencadenadores en Power Automate
En Power Automate, un desencadenador es el evento que inicia un flujo de nube. Es como el punto inicial o la señal que le dice al flujo que comience a ejecutar sus acciones. Power Automate proporciona tres tipos principales de desencadenadores para distintos casos de uso.
Desencadenadores instantáneos: estos desencadenadores los activa manualmente el usuario. Por ejemplo, puede usar un desencadenador instantáneo para enviar un correo electrónico de recordatorio rápidamente, con solo hacer clic en un botón.
Desencadenadores automatizados: se basan en eventos y se activan automáticamente cuando sucede algo específico. Por ejemplo, puede configurar un desencadenador automatizado para que se le notifique cada vez que reciba un correo electrónico de un remitente en particular.
Desencadenadores programados: ejecutan flujos a intervalos regulares y de acuerdo con una programación predefinida. Un caso de uso habitual podría ser generar un informe semanal todos los lunes por la mañana.
Elegir el tipo correcto de desencadenador depende de la naturaleza de la tarea que desee automatizar. Por ejemplo, si necesita supervisar la actividad en las redes sociales, podría configurar un desencadenador para notificarle cada vez que alguien envíe un tuit utilizando un hashtag específico.
Creación de un flujo instantáneo: los flujos instantáneos están diseñados para ejecutar tareas inmediatamente después de un desencadenador manual, así que son ideales cuando los usuarios necesitan automatización bajo demanda. Por ejemplo, podría asociar un flujo instantáneo a un dispositivo, como un botón "flic". Cuando se pulsa el botón, se inicia el flujo.
Para crear un flujo instantáneo, comience seleccionando la opción "Flujo de nube instantáneo" en Power Automate. Debe seleccionar cómo activar el flujo "Desencadenar un flujo manualmente" o "Cuando Power Apps llama a un flujo", lo que permitirá a los usuarios iniciar el proceso haciendo clic en un botón. Por ejemplo, podría crear un flujo instantáneo que envíe un correo electrónico preescrito a un equipo cuando se alcance un hito del proyecto. Tras configurar el desencadenador, defina las acciones posteriores, como enviar notificaciones, actualizar registros o generar informes. Este tipo de flujo es perfecto para tareas que requieren la intervención del usuario para iniciar el proceso.
Creación de un flujo automatizado: las condiciones o los eventos específicos desencadenan flujos automatizados, así que son ideales para optimizar tareas repetitivas. Para crear un flujo automatizado, seleccione la opción "Flujo de nube automatizado" y elija un desencadenador basado en el evento que desea supervisar. Por ejemplo, puede usar el desencadenador "Cuando llega un correo electrónico nuevo" para guardar automáticamente los archivos adjuntos de correo electrónico en una carpeta designada. Después de seleccionar el desencadenador, defina las siguientes acciones, como crear una tarea, actualizar una base de datos o enviar una notificación. Los flujos automatizados aumentan la eficacia, ya que eliminan la necesidad de intervención manual en procesos rutinarios.
Creación de un flujo programado: los flujos programados se ejecutan a intervalos predefinidos, por lo que son perfectos para tareas periódicas, como las copias de seguridad de datos o la generación de informes. Para crear un flujo programado, seleccione la opción "Flujo de nube programado" y especifique la frecuencia y los plazos para la ejecución del flujo, como diario, semanal o mensual. Por ejemplo, puede configurar un flujo programado para generar y enviar por correo electrónico un informe de rendimiento de ventas todos los lunes por la mañana. Una vez configurada la programación, añada las acciones necesarias, como consultar datos, compilar informes o enviar recordatorios. Los flujos programados garantizan la uniformidad y fiabilidad de las tareas urgentes sin necesidad de supervisión manual.
Al comprender los diferentes tipos de desencadenadores, estará mejor equipado para diseñar flujos para sus necesidades específicas, ya sea para responder a eventos en tiempo real, ejecutar tareas bajo pedido o programar procesos repetitivos.