Compartir un flujo de nube
Cuando crea un flujo, usted es el único que puede editarlo. El flujo puede ejecutarse en función de las acciones de otros usuarios, como alguien que agrega un registro a una base de datos, pero solo usted puede administrarlo. Compartir un flujo en Power Automate le permite colaborar, delegar tareas o proporcionar acceso limitado según necesidades específicas. Puede compartir flujos mediante la copropiedad, los permisos de solo ejecución o el envío de copias. Cada método tiene diferentes propósitos y ofrece flexibilidad en la administración de flujos.
Compartir un flujo con copropiedad
La copropiedad permite que varios usuarios administren y editen un flujo juntos. Cuando comparte un flujo como copropietario, el destinatario puede modificar el flujo, probarlo y solucionar problemas en este. Esta opción es ideal cuando los miembros del equipo necesitan trabajar juntos en el diseño o el mantenimiento del flujo.
Pasos para compartir un flujo con copropiedad
Para compartir con copropiedad, vaya al flujo que desea compartir en Power Automate y seleccione Compartir en la página de detalles del flujo.
En la sección Propietarios, añada la dirección de correo electrónico de la persona con la que quiere compartir el flujo.
Los copropietarios tienen todos los permisos para el flujo. Pueden probar ejecuciones, ver el historial de ejecución, editar el flujo, agregar o eliminar otros propietarios y eliminar el flujo. Añada solo a usuarios en los que confíe y que necesiten estas actividades. Si se trata de un flujo instantáneo y los usuarios solo necesitan ejecutarlo, es mejor añadirlos como usuarios de solo ejecución en lugar de copropietarios.
Compartir un flujo con permisos de solo ejecución
Los permisos de solo ejecución permiten a los usuarios ejecutar un flujo sin editar ni ver su diseño. Solo se pueden compartir flujos instantáneos con permisos de solo ejecución. Esta opción es útil cuando los usuarios necesitan desencadenar un flujo, pero no deben tener acceso a datos confidenciales o a la configuración. Por ejemplo, puede compartir un flujo con permisos de solo ejecución para que los empleados puedan enviar solicitudes de aprobación sin exponer la lógica interna del flujo.
Para compartir el flujo con permisos de solo ejecución, abra el flujo que desea compartir y seleccione Compartir en la página de detalles del flujo. En el panel Administrar permisos de solo ejecución, añada las direcciones de correo electrónico de los usuarios que deberían tener acceso de solo ejecución.
Configure las conexiones para el flujo de modo que los usuarios puedan ejecutarlo sin necesidad de otras credenciales. Los usuarios con permisos de solo ejecución pueden desencadenar el flujo mediante botones, aplicaciones u otras interfaces, según el diseño del flujo.
Enviar una copia de un flujo
Enviar una copia de un flujo le permite compartir el diseño del flujo con otro usuario sin perder el control de la versión original. El destinatario obtiene un duplicado del flujo, que puede personalizar de forma independiente. Esta opción es ideal para compartir plantillas o flujos de trabajo reutilizables entre equipos o departamentos.
Para enviar una copia del flujo, abra el flujo que desea compartir y seleccione Compartir en la página de detalles del flujo. Seleccione Enviar una copia y proporcione la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea enviar la copia.
El destinatario recibe un correo electrónico con un enlace para importar el flujo a su entorno. Por ejemplo, puede enviar una copia de un flujo que automatiza el procesamiento de facturas a un compañero de otro departamento, para que pueda adaptarlo a sus necesidades.
Importante
Cuando se envía una copia, esta no se puede recuperar ni eliminar. No comparta flujos con información confidencial.
Elija el método de uso compartido adecuado según el nivel de acceso y colaboración requeridos. Comprender bien estas opciones le permitirá administrar el acceso a sus flujos de manera segura y eficiente.