Configurar cuentas bancarias y aprobaciones de cuentas bancarias para proveedores
El uso de cuentas bancarias de proveedores es necesario para pagos electrónicos, como la cámara de compensación automática (ACH) o los pagos electrónicos. Dynamics 365 Finance almacena la información necesaria para transferir fondos a la cuenta de un proveedor como cuentas bancarias del proveedor. Puede crear muchas cuentas bancarias, pero el sistema solo utiliza una como la cuenta actual o predeterminada para pagos electrónicos. Los campos obligatorios difieren según el banco que recibe el archivo de pago y el país o región del destinatario.
En esta unidad, se explica el proceso para crear cuentas bancarias de proveedores, configurar la cuenta bancaria de pago electrónico predeterminada y crear un flujo de trabajo para la aprobación de cambios en las cuentas. Una cuenta incorrecta que aún sea válida podrá transferir fondos, pero a una parte implicada errónea. El proceso de aprobación agrega un ciclo de revisión para evitar que se almacene información incorrecta de la cuenta bancaria.
Crear cuentas bancarias de proveedor
Para configurar cuentas bancarias de proveedores, vaya a la página Todos los proveedores y seleccione Grupo de proveedores en el panel de acciones. En el grupo de menú Configuración, seleccione el elemento de menú Cuentas bancarias.
La ficha desplegable General contiene el número de cuenta bancaria del proveedor y otros datos necesarios para identificar el banco. En Estados Unidos, el Número de ruta y el Número de cuenta bancaria son obligatorios. En otros países o regiones, es posible que sea obligatorio introducir el código SWIFT e IBAN. Un pago electrónico desde Estados Unidos a una cuenta bancaria para la que hay que incluir un código SWIFT o IBAN debe utilizar esos códigos, en lugar del número de ruta y la cuenta bancaria. La ficha desplegable General también le permite desactivar la cuenta bancaria del proveedor por un rango de fechas (Fecha de activación y Fecha de vencimiento).
Algunos bancos piden la dirección del banco del proveedor, los números de teléfono y otros datos que encontrará en las páginas Proveedor y Cuenta bancaria del proveedor. Las fichas desplegables Dirección e Información de contacto le permiten proporcionar la dirección y el número de teléfono del banco del proveedor cuando sea necesario. Cuando configure los pagos electrónicos, debe comprender los requisitos detallados.
La ficha desplegable Configuración contiene información de moneda y un Código de texto. El Código de texto se utiliza para algunas transferencias electrónicas, especialmente transferencias bancarias, a fin de validar al solicitante de la transferencia. Si especifica un código incorrecto para la cuenta bancaria del proveedor, la transferencia no se llevará a cabo.
Algunos bancos exigen o sugieren validaciones de cuenta para acreditar la información bancaria del proveedor antes de hacer el primer pago electrónico. Una validación de cuenta es una solicitud ACH por un importe pequeño, en dólares, o un importe igual a cero. Si la transferencia se realiza correctamente, el sistema considera que la cuenta bancaria del proveedor se ha probado y configurado del modo adecuado.
La ficha desplegable Validaciones de cuentas indica el estado de las solicitudes de validaciones. Cuando haga falta una validación de cuentas, deberá emitir una para cada cuenta bancaria de la empresa que utilice para pagos electrónicos. Cuando emite una validación de cuentas, el sistema establece una fecha activa para la validación según lo que haya en el campo Días de respuesta para validación de cuenta para la cuenta bancaria de su empresa (no la del proveedor). En este caso, no recibe una respuesta "válida" del banco. En lugar de esto, si el banco no indica ningún error, dé por sentado que la validación de cuenta ha sido correcta y que el sistema la considera válida automáticamente en la fecha especificada.
Las validaciones de cuentas no siempre son necesarias. La alternancia Se necesita validación de cuenta en la cuenta bancaria de su empresa indicará si debe haber una validación correcta antes de poder hacer pagos electrónicos para la cuenta bancaria de ese proveedor. Los campos de validación de cuenta se encuentran en la ficha desplegable Gestión de pagos, en la página Cuenta bancaria. Vaya a Cuentas bancarias desde el módulo "Gestión de efectivo y bancos" o desde el espacio de trabajo Gestión bancaria.
Establecer una cuenta bancaria de proveedor predeterminada para pagos electrónicos
Un proveedor puede tener muchas cuentas bancarias que acepten pagos electrónicos. Dynamics 365 Finance no pregunta qué cuenta bancaria debe utilizar para un pago electrónico. Lo que hace es usar la cuenta bancaria del proveedor que usted haya establecido como predeterminada para ese proveedor. A fin de especificar la cuenta predeterminada, vaya a la página Todos los proveedores, seleccione la ficha desplegable Pago e introduzca la cuenta en el campo Cuenta bancaria.
Para copiar esta cuenta predeterminada en el grupo Banco de terceros del diario de pagos del proveedor, vaya a la ficha desplegable Banco de la línea del diario de pagos y seleccione la cuenta predeterminada en el campo Información de la cuenta. Puede modificar la línea del diario de pagos a fin de seleccionar otra cuenta bancaria del proveedor. Si no especifica una cuenta bancaria en la línea del diario de pagos (lo que suele ocurrir cuando no se especifica una cuenta bancaria predeterminada para el proveedor), la solicitud para generar el archivo de pago generará un error e indicará que no existe ninguna cuenta bancaria del proveedor, aunque haya muchas.
Configurar la aprobación del flujo de trabajo para crear y actualizar cuentas bancarias de proveedor
Las cuentas bancarias de los proveedores incluyen información confidencial que debe supervisar con cuidado. Hay un proceso de aprobación del flujo de trabajo para que una persona independiente revise y valide los cambios propuestos en una cuenta bancaria del proveedor. El tipo de flujo de trabajo es Aprobación de flujo de trabajo para cambio de proveedor propuesto. Este flujo de trabajo se configura como cualquier otro flujo de trabajo en Finance. El remitente es la persona que hace los cambios en la cuenta bancaria del proveedor. Establezca los Parámetros del flujo de trabajo en el menú Administración del sistema a fin de No permitir aprobación por parte del remitente, lo que garantizará la revisión por parte de otra persona. Este parámetro se aplica en todo el sistema y afecta a todos los flujos de trabajo.
El uso del flujo de trabajo de aprobación de la cuenta bancaria del proveedor requiere tres configuraciones:
- Debe activar la característica Flujo de trabajo de propuesta de cambio de cuenta bancaria de proveedor en el espacio de trabajo Administración de características. En la versión 10.0.3 de la aplicación, esta característica estaba activada de forma predeterminada.
- Configure las opciones de aprobación de la cuenta bancaria del proveedor en Parámetros de proveedores.
- En la pestaña General, abra la ficha desplegable Aprobación de cuenta bancaria de proveedor.
- Ponga las alternancias Aprobación de cuenta bancaria (crear) y Aprobación de cuenta bancaria (actualización) en Sí.
- En la lista Habilitar, seleccione los campos que desea revisar antes de aceptar el cambio. La mayoría de los campos de las fichas desplegables General y Configuración son compatibles.
- Establezca el Comportamiento de entidad de datos en Crear propuestas de cambio.
- Cree y active Aprobación de flujo de trabajo para cambio de proveedor propuesto.
Después de activar el flujo de trabajo, entrarán en vigor los siguientes cambios en el proceso de la cuenta bancaria del proveedor:
- Para cuentas bancarias nuevas, el menú Flujo de trabajo aparecerá en Cuenta bancaria del proveedor cuando el usuario guarda la nueva cuenta bancaria del proveedor. El estado Revisión aparece como Borrador.
- Para las cuentas bancarias existentes, el usuario puede ver un cuadro de diálogo con Cambios propuestos, donde se indica cuáles serán los cambios. El usuario puede seleccionar el botón Descartar para retirar los cambios o el botón Cerrar para activar el flujo de trabajo. Aparecerá un nuevo elemento de menú llamado Cambios propuestos, con el mismo cuadro de diálogo Cambios propuestos. Todos los cambios aparecerán en el cuadro de diálogo y el usuario puede descartar los cambios individuales sin descartar la solicitud completa. Cuando el usuario revisa y acepta la lista de cambios, puede enviar la propuesta al flujo de trabajo.
Muchos flujos de trabajo admiten el uso de vínculos en la notificación del flujo de trabajo para el aprobador, de modo que este pueda ir directamente al registro por revisar. La característica Aprobación de flujo de trabajo para cambio de proveedor propuesto le permite colocar un vínculo en el mensaje de notificación, pero ese vínculo muestra un error y no dirige al aprobador al registro de la cuenta bancaria del proveedor. En lugar de hacer eso, incluya la información de la cuenta del proveedor y de la cuenta bancaria del proveedor en el mensaje de notificación para que el aprobador sepa qué cuenta modificada debe revisar.
Para obtener más información, consulte Flujo de trabajo de cuenta bancaria de proveedor.