Resumir los pagos de proveedores y clientes en las transacciones bancarias
Cuando se registra un diario en un tipo Cuenta bancaria, el sistema crea una transacción bancaria en el subdiario contable bancario. Cada transacción bancaria debe tener un tipo de transacción, que a menudo se basa en el nombre del diario. El tipo de transacción es uno de los campos utilizados por el sistema para hacer coincidir las entradas del extracto bancario en la conciliación bancaria avanzada con las transacciones reales que usted ha registrado en el subdiario contable bancario.
Un tipo de cuenta Cliente o Proveedor crea una transacción de pago de cliente o proveedor porque hay una determinada cantidad de dinero que se ha pagado de una cuenta bancaria o se ha desembolsado de esta. A menudo, se recibe un pago de un cliente, o se realiza un pago a un proveedor, por conceptos que abarcan varias facturas. Dependiendo de su configuración, puede obtener una transacción bancaria separada para cada asiento en el diario de pagos del cliente o proveedor, o puede obtener una transacción resumida. Las transacciones resumidas son útiles para la conciliación bancaria avanzada. Muchos bancos solo proporcionan una entrada para pagos electrónicos por día, y hace falta una transacción resumida correspondiente en Finance para encontrar la coincidencia con la transacción en el extracto bancario. La característica de transacciones resumidas para pagos de proveedores y clientes proporciona estas transacciones resumidas. Cuando las transacciones bancarias no se resumen en el subdiario contable bancario, el proceso para conciliar el extracto es manual para todas las transacciones resumidas en el extracto bancario.
Hay determinadas condiciones que bloquean la capacidad de resumir transacciones, como las siguientes:
- No se pueden resumir los cheques. Cada transacción debe ser única e incluir el número de cheque.
- No es posible resumir transacciones con resguardos de depósitos. Cada transacción debe ser única e incluir el número de resguardo de depósito. La casilla de verificación Resguardo de depósito está deshabilitada para los nombres de diarios que utilizan transacciones bancarias resumidas.
Configuración para resumir transacciones bancarias para pagos
La configuración para resumir transacciones bancarias requiere ajustes en tres lugares.
- Administración de características: active la característica Capacidad para registrar pagos detallados de clientes o a proveedores y, además, resumir los importes en la cuenta bancaria en el espacio de trabajo Administración de características. Esta característica está activada de forma predeterminada a partir de la versión 10.0.36 de la aplicación.
- Secuencias numéricas: debe especificar una secuencia numérica única para las transacciones bancarias resumidas en la pestaña Secuencias numéricas de Parámetros de gestión de efectivo y bancos.
- Nombres de diarios: establezca el nombre del diario que planea usar para un diario de pagos a fin de resumir los importes de las transacciones bancarias. Nuevo asiento no se debe configurar como Manual ni como Un solo asiento.
Secuencias numéricas en parámetros de efectivo y bancos
Se requiere una secuencia numérica para resumir las transacciones bancarias. Puede configurar secuencias numéricas para el módulo "Gestión de efectivo y bancos" en Gestión de efectivo y bancos > Configuración > Parámetros de gestión de efectivo y bancos. Seleccione la pestaña Secuencias numéricas y agregue una secuencia numérica para la referencia Id. de resumen de transacciones bancarias. Las transacciones que coincidan con los criterios resumidos crean una única transacción a la que hace referencia un valor de la secuencia numérica. Cada transacción detallada está vinculada a la transacción resumida.
Nombres de diarios
La configuración que permite resumir transacciones bancarias para pagos se encuentra en Contabilidad general > Configuración de diario > Nombres de diarios. Hay dos campos en el grupo Banco que determinan si las transacciones bancarias se resumen y cómo se resumen. Para resumir las transacciones, primero debe configurar la alternancia Resumir importes en cuenta bancaria en Sí, lo que activará la lista desplegable Criterios de resumen. Luego, puede seleccionar una de las opciones siguientes.
- No resumir: el sistema no resume las transacciones bancarias.
- Criterios predeterminados: el sistema resume las transacciones bancarias con la misma cuenta bancaria, método de pago, código de divisa, tipo de cuenta principal (cliente o proveedor) y fecha de la transacción.
- Criterios predeterminados con número de documento: el sistema resume las transacciones bancarias con la misma cuenta bancaria, método de pago, código de divisa, tipo de cuenta principal (cliente o proveedor), fecha de transacción y número de documento (como número de factura).
- Criterios predeterminados con referencia de pago: el sistema resume las transacciones bancarias con la misma cuenta bancaria, método de pago, código de divisa, tipo de cuenta principal (cliente o proveedor), fecha de transacción y referencia de pago.
Nota
No puede habilitar transacciones resumidas si Nuevo asiento está establecido en Manual o Solo un número de asiento.
Nota
Si selecciona No resumir, ocurrirá lo mismo que si no pone el campo Resumir importes en cuenta bancaria en Sí. Aparecerán los campos de resumen para los siguientes tipos de diario: Diario, Pagos del cliente y Pagos del proveedor.
Ejemplo de pagos a proveedores
Para el siguiente ejemplo, se han configurado dos nombres de diario de pagos de clientes.
- VendPay: transacciones bancarias no resumidas. La alternancia Resumir importes en cuenta bancaria está establecida en No.
- APPAYSUM: transacciones bancarias resumidas. La alternancia Resumir importes en cuenta bancaria está establecida en Sí.
Aparte de los dos campos de resumen, estos nombres de diarios se configuran de la misma manera.
Transacciones no resumidas
Cuando las transacciones no se resumen, cada asiento único en el diario de pagos del proveedor tiene una transacción bancaria única. El sistema puede crear un asiento único por proveedor o por cada factura, en función de lo que escoja el usuario.
- El método de pago que el usuario aplica a las facturas y al pago posterior determina si el sistema combina varias facturas en un único asiento de pago cuando el usuario crea una propuesta de pago. El usuario puede establecer la opción Periodo en el método de pago como Factura, Fecha, Semana o Total. Cuando el usuario selecciona Factura, cada factura tiene su propio asiento de pago. Las otras opciones combinan varias facturas en un solo pago. Cada asiento de pago tiene su correspondiente transacción bancaria.
- Si el usuario crea manualmente el diario de pagos, se pueden pagar varias facturas mediante el mismo pago desde la pestaña Liquidar, en la línea del diario de pagos, para indicar las facturas. El usuario también puede especificar una única factura para cada línea de pago y tener una línea de pago por factura. La configuración del nombre del diario Nuevo asiento en Solo un número de asiento crea un asiento de pago único para todas las líneas de factura incluidas en el diario. En este caso, se trata de una única transacción bancaria.
Si el usuario tiene varios asientos de pago en un diario de pagos, el sistema crea varias transacciones bancarias en función del proceso que el usuario determine al crear el diario de pagos.
Para este ejemplo, el usuario selecciona el diario de pagos VendPay, que tiene la alternancia Resumir importes en cuenta bancaria establecida en No. Luego, el sistema crea y registra un diario con dos líneas, y cada una de ellas constituye un asiento único y representa el pago de una única factura para un proveedor.
El sistema crea una transacción bancaria para cada asiento (lo que, en este caso, corresponde a cada factura) que el usuario pague.
Cuando el usuario combina varias facturas en una sola línea en el diario de pagos, el sistema genera un único asiento de pago.
Las distintas facturas son visibles antes del registro si el usuario selecciona el elemento de menú Ver transacciones marcadas mientras selecciona la línea del asiento en el diario. Cuando el usuario haya registrado la transacción, podrá revisar las facturas pagadas por el diario de pagos desde Todos los proveedores > Factura > Liquidar > Deshacer liquidación, o desde el informe Diario de pago registrado del proveedor.
Este diario de pagos tiene una sola transacción bancaria porque el diario solo tiene un asiento de pago.
Transacciones resumidas
En este ejemplo, el nombre del diario está configurado para resumir importes en cuentas bancarias y los criterios de resumen son los criterios predeterminados. Como ya hemos dicho, en este ejemplo se utiliza el nombre de diario APPAYSUM. Este ejemplo utiliza diarios similares a los descritos anteriormente: uno con múltiples asientos de pago para el mismo proveedor (porque al proveedor se le ha dado un pago separado para cada factura) y otro que tiene todas las facturas pagadas con un único pago combinado al proveedor.
Para los ejemplos resumidos, el método de pago es electrónico. Este primer diario de ejemplo tiene dos facturas, cada una pagada mediante un asiento de pago independiente, y dos asientos de pago.
El diario tiene solo una transacción bancaria; sin embargo, hay dos pagos únicos con asientos separados en el diario. Esto es lo que hace la opción Resumir.
En un ejemplo más complejo, es posible que tenga un único diario de pagos que pague varias facturas para varios proveedores. Supongamos que hay tres asientos de pago independientes para dos proveedores distintos. En este caso, seguirá recibiendo una única transacción bancaria resumida siempre que el método de pago sea electrónico.
El diario contiene una única transacción bancaria que incluye los tres pagos.
Ejemplo de pago de cliente
Los pagos de clientes funcionan de la misma manera que los pagos a proveedores, aunque el dinero entre en la cuenta bancaria en lugar de salir de esta. En lugar de repetir los mismos ejemplos para clientes y proveedores, en esta sección solo tratamos un ejemplo. En este ejemplo, varios clientes pagan varias facturas, y cada factura se paga de forma individual con asientos independientes.
Transacciones no resumidas
En este primer ejemplo, la alternancia Resumir importes en cuenta bancaria está establecida en No en el Nombre del diario. El sistema recibe pagos de tres clientes diferentes, y se reciben pagos múltiples de uno de los clientes. Cada pago es para una sola factura.
El diario de pagos del cliente tiene cuatro facturas y cuatro asientos.
Con el resumen deshabilitado, el diario muestra cuatro transacciones bancarias, una por asiento.
Transacciones resumidas
En este ejemplo, la opción Resumir está habilitada para el nombre del diario, y los criterios de resumen son los predeterminados. Como en el ejemplo anterior, varios clientes pagan varias facturas y cada factura tiene su propio asiento. El método de pago requerido y otros campos para el resumen son los mismos, y el sistema crea una única transacción bancaria.
El diario de pagos del cliente tiene cuatro facturas y cuatro asientos para dos clientes distintos.
Con el resumen habilitado, el sistema crea una única transacción bancaria que abarca todos los asientos.
Como ocurre con las restricciones de resumen al generar cheques para proveedores, el resumen de recibos no se admite si se utilizan resguardos de depósitos. Cada resguardo de depósito debe tener su propia transacción bancaria.
Revise las transacciones resumidas para el ejemplo.
Si revisa las transacciones bancarias resumidas, observe que la columna Número de asiento tiene un asterisco (*) y un número generado en la columna Id. de resumen de transacciones bancarias. Esto es válido tanto para los pagos de clientes como para los pagos a proveedores.
Seleccione el elemento de menú Ver transacciones bancarias resumidas a fin de revisar las transacciones de pago individuales incluidas en la transacción bancaria única. El sistema activa esta característica cuando selecciona una transacción resumida en la cuadrícula. Desde la cuadrícula, podrá acceder al asiento, a la transacción bancaria y a la factura.
