Planificar su plan de cuentas
Formulando preguntas y reuniendo los requisitos del cliente, puede planificar el plan de cuentas que se ajuste a las necesidades del cliente. En muchos casos, el cliente elige traer su plan de cuentas existente del sistema heredado a Dynamics 365 Finance. Si este es el caso, todo lo que necesita son los datos de origen que ha creado extrayendo datos o exportándolos del sistema heredado en un formato como CSV o Microsoft Excel.
Luego, tras un poco de limpieza y reestructuración del plan de cuentas, dependiendo de lo que el cliente quiera, puede usar el espacio de trabajo Administración de datos para importar los datos a Finance.
Para obtener más información, consulte Migrar datos y empezar a funcionar con las aplicaciones de finanzas y operaciones.
Esta es una lista con ejemplos típicos de lo que puede preguntar al entrevistar al personal del departamento de finanzas del cliente:
¿Qué grado de especificación se necesita?
¿Cómo debe estructurarse el plan de cuentas?
¿Han ofrecido alguna sugerencia los contables externos sobre la estructura del plan de cuentas? ¿Quiere el cliente tener en cuenta estas sugerencias?
¿Qué cuentas necesita el cliente en el sistema?
¿Qué información necesita el cliente para el seguimiento financiero?
¿Qué cuentas y dimensiones deben seguirse simultáneamente?
¿Necesita el cliente hacer un seguimiento del centro de coste?
¿Desea el cliente que Finance cree números de cuenta automáticamente o quieren crearlos manualmente?
Tal vez un contable disponga de un ejemplo de plan de cuentas que podría consultar para ver si puede ser relevante para la empresa del cliente. Por otro lado, puede ser que, después de crear su plan de cuentas, desee que un contable lo revise para asegurarse de que sea relevante desde el punto de vista de un auditor.
Para crear el plan de cuentas, debe enumerar las cuentas que se agrupan bien entre sí y agrupar ingresos, costes y cuentas de saldo similares.
Antes de crear un plan de cuentas de una empresa y planificar la estructura, tenga en cuenta lo siguiente:
Asegúrese de que haya suficiente espacio entre los números de cuenta, de modo que, en el futuro, pueda crear cuentas principales adicionales entre las cuentas principales existentes.
Decida si las cuentas de operaciones deben ir antes de las cuentas de saldo o al revés.
Revise los requisitos de informes del país o la región donde tenga su sede su organización.
Revise los requisitos de informes de su entidad jurídica.
Determine el grado de especificación que se requiere, tanto para organizaciones externas como para su organización.
Para seguir y mantener la información financiera en una organización, se configura un plan de cuentas, que es una colección de cuentas que definen un marco financiero.
Para un seguimiento más amplio de las transacciones en estas cuentas, puede agregar segmentos. Estos segmentos se denominan dimensiones financieras.
Por ejemplo, una cuenta de gastos puede incluir dimensiones financieras denominadas Departamento, Centro de costes y Propósito.
Dynamics 365 Finance tiene un plan de cuentas relacional. Cuando crea sus cuentas principales, no tiene que agregar segmentos en el nivel de cuenta.
Las reglas definidas por el usuario determinan lo que el sistema hace para unir las dimensiones financieras a las cuentas principales y a otras dimensiones financieras. También ayudan a determinar cómo introduce el sistema las transacciones. Estas reglas definidas por el usuario se conocen como estructuras contables y reglas avanzadas.
Básicamente, el sistema agrupa cuentas como ingresos y costes (cuentas operativas) y activos y pasivos (cuentas de saldo).
Cualquier entidad jurídica de una organización puede compartir y usar un plan de cuentas. El plan de cuentas que usa una entidad jurídica se define en la página del Libro mayor.
Puede modificar el delimitador del plan de cuentas en la página Contabilidad > Configuración de contabilidad > Parámetros de contabilidad general.
Para crear el plan de cuentas, vaya a la página Plan de cuentas. Puede crear cuentas principales en la página Plan de cuentas o en la página Cuentas principales.
Contabilidad > Plan de cuentas > Cuentas > Plan de cuentas
Sus cuentas principales no deben usar ningún carácter especial que se use como delimitador para un plan de cuentas. Si usa caracteres especiales podría sufrir problemas de inestabilidad, o podría ser que siempre tuviera que usar búsquedas o el cuadro de diálogo cuando introduzca combinaciones de cuentas y dimensiones.