Configurar clientes para créditos y cobros
Puede configurar el crédito y los cobros en las cuentas de clientes para realizar un seguimiento de las facturas y los próximos pagos de los mismos. Es importante tener en cuenta que la configuración del módulo Clientes tiene un impacto directo sobre la configuración del módulo Crédito y cobros.
Vamos a revisar el flujo empresarial general para la administración de créditos y cobros.
- Información de facturación y crédito que recibe el vendedor.
- El vendedor aprueba las condiciones de crédito y comienza a realizar envíos al cliente.
- Se factura al cliente.
- El cliente no paga según los términos acordados.
- Se deriva la factura a cobros.
- Comienza el proceso de cobro.
Componentes de crédito y cobros
Además de configurar los créditos y cobros en las cuentas de clientes, hay varios componentes que se deben configurar también para utilizar la funcionalidad en Finance. Deben configurarse los siguientes componentes para prepararlos para el uso de créditos y cobros.
- Definiciones de periodo de vencimiento
- Instantánea de vencimientos
- Sección de clientes (opcional)
- Equipo de cobros (opcional)
- Categoría de caso de cobros
- Nombres de diarios
- Código de auditoría para transacciones de cancelación
- Carpeta para archivos adjuntos a correos electrónicos
- Plantillas de correo electrónico
- Parámetros de clientes (AR) para cobros
- Agentes de cobros (opcional)
- Cuenta de cancelaciones
- Configuración de Outlook para el formulario de cobros de usuarios
- Configuración de correo electrónico para contactos de clientes sobre cobros
- Configuración de correo electrónico para vendedores
Al usar secciones de clientes, puede administrar fácilmente los cobros para clientes con características compartidas. Puede crear y mantener grupos de clientes que compartan parámetros claves. Entre ellos se incluye la configuración de los términos de pago, los periodos de liquidación, las cuentas contables de inventario, el grupo de impuesto de ventas y la cuenta predeterminada.
Al configurar los perfiles de registro que controlan el registro de las transacciones de clientes en la contabilidad, puede administrar qué secuencia de cartas de interés y cobro puede asignarse a un cliente, grupo de clientes o a todos los clientes.
Otro factor que se debe tener en cuenta en el módulo de Crédito y cobros es asegurarse de que el método de pago, los términos de pago, los códigos de cobro, los días de pago y las cuotas de pago de los clientes estén correctamente configurados para obtener la información más precisa sobre los clientes morosos antes de procesar el cobro.
Durante el proceso de cobro, a menudo tiene que registrar que no hay fondos suficientes (NSF) o quizás proponer una cancelación cuando los clientes morosos se niegan a pagar sus deudas. A continuación creará diarios, por ejemplo, uno para NSF y otro para cancelaciones.
En el siguiente procedimiento se muestra cómo configurar los parámetros para cancelaciones y después transacciones de cancelación desde la pestaña Cobros de los parámetros de clientes, la página Facturas de clientes abiertas y la página Cliente.
Vaya a Clientes > Configuración > Parámetros de clientes.
Seleccione la pestaña Cobros.
Expanda o contraiga la sección Cancelación. El diario de Cancelación es el diario general que contiene las transacciones de cancelación que cree. Puede adjuntar un código de auditoría a cada cancelación. Puede reemplazar este valor predeterminado en el momento de la cancelación.
Establezca la selección en Sí si desea separar el impuesto de la transacción original en la cancelación.
Cierre la página.
Configurar una tarea de cobro automático
La característica de tarea de cobro automático le permite configurar una estrategia de proceso de cobro que identifica automáticamente las facturas de los clientes que precisan un recordatorio de correo, una actividad de cobro (p. ej. una llamada telefónica) o el envío de una carta de cobro al cliente.
En los parámetros Clientes, también puede especificar el porcentaje de clientes que se comprueban por tarea por lotes cuando se ejecuta la instantánea de vencimientos para las facturas de los clientes.
Para crear un proceso de cobro automatizado, vaya a Crédito y cobros > Configuración > Configurar proceso de cobro. Los pasos del proceso se basan en la factura abierta más antigua de un cliente específico; dicha factura determinará qué tipo de comunicación o actividad debe realizarse.
Primero, deberá configurar la Jerarquía de procesos, que indica cuándo y en qué orden se ejecutan los procesos. Cada nivel de la jerarquía está vinculado a una sección de clientes y, si un cliente pertenece a varias secciones, la jerarquía determinará qué proceso tiene prioridad.
Los Días tranquilos se utilizan para garantizar que un proceso automatizado no se ponga en contacto con el cliente con demasiada frecuencia. Para excluir a clientes del proceso, seleccione las facturas o los importes de saldo con vencimiento del cliente que se utilizan para excluir a un cliente del proceso automatizado y el Importe del umbral. Para obtener más información sobre las secciones de clientes, consulte Revisar información de cobros.
En la ficha desplegable Detalles del proceso se configura el tipo de comunicación que saldrá en la línea Configuración de proceso de cobro que está resaltada. Los campos son:
- Descripción: se utiliza para identificar el propósito o el nombre del paso en la jerarquía.
- Tipo de acción: define si el paso creará una actividad, enviará un correo electrónico o creará una carta de cobro.
- Documento empresarial: define la plantilla utilizada para crear el tipo de acción. Puede ser una plantilla de actividad, una plantilla de correo electrónico o una carta de cobro por cliente.
- Los tipos de acción se pueden crear antes o después de la fecha de vencimiento de la factura, en función de la configuración que aparece en la columna Días en relación con la fecha de vencimiento de la factura.
- Cuando selecciona un tipo de acción de correo electrónico, el destinatario se utilizará para definir si se trata de un contacto de cliente, grupo de ventas o agente de cobros. El valor en el campo Contacto de propósito comercial determinará qué contacto de la cuenta de ese cliente recibirá la comunicación.
En la ficha desplegable Detalles del documento empresarial, la configuración variará en función del Tipo de acción seleccionado en la ficha rápida Detalles del proceso.
Cuando el Tipo de acción es una actividad, se mostrarán los detalles de la plantilla de actividad. Estos detalles incluyen el nombre de la plantilla de la actividad, el tipo de actividad que se creará, el propósito de la actividad, el número de días programados para completar la actividad y los detalles de la actividad.
Si el Tipo de acción es Correo electrónico en la ficha desplegable Detalles del proceso, esta sección incluirá dos fichas desplegables.
- La ficha desplegable Detalles del proceso: proceso general se utiliza para definir el id. de la plantilla, la descripción del correo electrónico, el idioma predeterminado, el nombre de usuario que se asignará a los mensajes de correo electrónico enviados automáticamente y la dirección de correo electrónico de los remitentes asociados.
- La ficha desplegable Detalles de la plantilla de correo electrónico del documento empresarial: proceso general permite que el cuerpo del correo electrónico se cree una vez que los valores en los campos Idioma y Asunto se guarden al seleccionar Editar. Se abrirá una ventana que permite cargar contenido HTML.
Configurar nombres de diario (liquidación, cancelación y NSF)
Puede configurar los nombres de diario que se usan cuando se procesan las transacciones en la página Cobros. Este proceso incluye la liquidación de una transacción, la cancelación de una transacción y el procesamiento de un pago NSF.
Los siguientes son tipos de diarios que se utilizan en transacciones.
- Liquidaciones: use el tipo Diario de pagos de cliente.
- Cancelaciones: use el tipo Diario.
- NSF: use el tipo Diario de pagos de cliente.
Configurar un código de auditoría para las transacciones de cancelación
Se utilizan códigos de auditoría predeterminados cuando se cancelan transacciones en la pestaña Cobros de los parámetros de cliente para especificar la razón de la cancelación. Puede cambiar el código durante el proceso de cancelación.
Puede administrar los códigos de auditoría de las cancelaciones de un cliente desde Clientes > Configuración > Códigos de auditoría de cancelaciones de cliente.
Configurar información de NSF para cuentas bancarias
Puede actualizar las cuentas bancarias para que tengan el diario correcto cuando se identifiquen los pagos NSF en la ficha desplegable Cobros en una cuenta bancaria.
En la pestaña Gestión de pagos, en el campo Diario de pagos sin fondos suficientes (NSF), seleccione un diario de pagos.