Configurar componentes de crédito y cobros
En esta unidad se explica cómo configurar componentes de crédito y cobros.
Configurar definiciones de periodo de vencimiento
Puede utilizar la página Definiciones de periodo de vencimiento para analizar la madurez de las cuentas de clientes y proveedores en función de la fecha introducida. La fecha introducida, junto con la información de unidad e intervalo que introduzca en la pestaña Periodos de esta página, se utiliza para calcular un intervalo de fechas para cada periodo de vencimiento (encabezado de columna) en la página Definición de periodo de vencimiento.
Cuando se realice el análisis, cada periodo de vencimiento que configure para la definición del periodo de vencimiento se corresponderá con una columna de la página de lista o de la página o informe.
Los períodos de vencimiento se muestran en la página de la lista, o en la página o informe, en el orden en que se configuran. Deberá utilizar las definiciones de periodo de vencimiento para crear instantáneas de vencimientos de clientes. Las instantáneas de vencimientos se utilizan para mostrar información en la página Cobros y en las páginas de lista relacionadas.
En la definición de periodo de vencimiento se establecen las columnas que aparecen en las páginas de lista Saldos vencidos, Actividades de cobros y Casos de cobros. También se definen los períodos que aparecen en la página Cobros.
Si se configura una sección de clientes, se utilizará la definición del periodo de vencimiento de dicha sección.
Si no se configuran secciones de clientes, se utilizará la definición del periodo de vencimiento predeterminada que se especifica en la página Parámetros de clientes.
Si no se especifica ninguna definición de periodo de vencimiento predeterminada, se utilizará la primera definición de periodo de vencimiento de la página Crédito y cobros > Configuración > Definiciones de periodo de vencimiento.
Crear una instantánea de vencimientos de clientes
Las instantáneas de vencimientos proporcionan un acceso rápido a la información sobre vencimientos del personal de cobros a través de la página de lista Saldos vencidos en Crédito y cobros > Cobros > Saldos vencidos. En esta página se incluyen iconos junto al campo Saldo de importe vencido que permiten a los usuarios identificar rápidamente las cuentas y el estado de vencimiento.
Se debe crear una instantánea de vencimientos para poder ver la información de la página Crédito y cobros > Cobros > Saldos vencidos.
Vaya a Crédito y cobros > Tareas periódicas > Calcular vencimientos de saldos de clientes para actualizar la instantánea de vencimientos de los clientes.
Una instantánea de vencimientos incluye los siguientes elementos de cada cliente.
- Un encabezado de instantánea de vencimientos
- Uno o más encabezados de instantáneas de vencimientos de la empresa
- Registros detallados para cada periodo de vencimiento en la definición del periodo de vencimiento
Cree registros de instantáneas de vencimientos para todos los clientes o para los clientes de una sección de clientes.
Opcional: configuración de secciones de clientes
Puede configurar secciones de clientes para representar diferentes grupos de clientes.
Puede usar las secciones de clientes para filtrar la información del cliente que aparece en la página Crédito y cobros > Cobros > Configuración > Secciones de clientes, o cuando cree instantáneas de vencimientos.
A continuación se muestran ejemplos que podrían usarse para las secciones de clientes.
- Clientes que tienen saldos superiores a un importe especificado
- Clientes en países, regiones o distritos específicos
- Tipos de clientes
- Clientes agrupados por tamaño, volumen o frecuencia de pedido
Opcional: creación de un agente de cobros
Si varias personas de su organización trabajan con cobros, puede configurar un equipo de cobros. Puede seleccionar el equipo en la página Parámetros de clientes.
Para que los trabajadores puedan crear actividades o enviar mensajes de correo electrónico a través de la página Cobros, debe comprobar que se haya seleccionado la clave de configuración Sincronización de Microsoft Outlook y que la sincronización de Outlook esté configurada para dichos trabajadores.
Si no crea un equipo de cobros, se creará un equipo automáticamente cuando configure agentes de cobro en la página Crédito y cobros > Configuración > Agentes de cobros.
Utilice la página Agentes de cobros para configurar empleados y contratistas como agentes de cobros y asignarles secciones de clientes de manera opcional. Un agente de cobros es una persona que trabaja con los clientes para asegurarse de que los pagos se recauden de manera oportuna.
Si varias personas de su organización realizan trabajos de cobros, puede configurar agentes de cobros, que se definen como usuarios en la página Relaciones del usuario.
Puede asignar secciones de clientes (consultas de clientes) a los agentes de cobros para ayudarles a organizar su trabajo. Los agentes de cobros se agregan al equipo seleccionado en la página Parámetros de clientes. Si no se selecciona un equipo en esa página, se creará automáticamente un nuevo equipo con el nombre de Cobros y los agentes de cobro se agregarán a dicho equipo.
Configurar una categoría de caso de cobros
Si planea usar casos para organizar su trabajo de cobros, configure una categoría de casos que tenga el tipo de categoría Cobros. Vaya a Administración de la organización > Configuración > Casos > Categorías de casos para crear una categoría de caso de cobros.
Esta configuración solo es necesaria si desea utilizar la funcionalidad de casos en la página Crédito y cobros > Cobros > Casos de cobros.
Configure los ajustes de correo electrónico y dirección de los contactos de clientes de cobros
Configure direcciones de correo electrónico para los contactos de los clientes si desea enviar mensajes de correo electrónico a dichos contactos desde la página Cobros. El contacto de cobros se utiliza como contacto predeterminado en la página Cobros. Puede configurar una dirección para extractos para un cliente en caso de que para los extractos se deba utilizar una dirección distinta a la dirección principal.
En la ficha desplegable Crédito y cobros de un cliente, en el campo Contacto de cobros, seleccione la persona de la organización del cliente que trabaja con su agente de cobros. Esta persona se utiliza como el contacto predeterminado en la página Cobros y se le envían mensajes de correo electrónico.
Si no se especifica un contacto de cobros para un cliente, se utiliza el contacto principal del cliente. Si no se especifica un contacto principal, los mensajes de correo electrónico se envían a la primera dirección que aparece en la página Contactos.