Configurar y gestionar cartas de cobro
La administración y el cobro de las transacciones atrasadas es una función necesaria en muchas organizaciones. En Finance, la funcionalidad de la mayoría de cobros está centralizada en la página Cobros y en las siguientes páginas de lista relacionadas.
- Cobros
- Casos de cobros
- Actividades de cobro
Ocasionalmente, una persona maneja los cobros de una empresa para todos los clientes. En otras situaciones, un equipo de agentes de cobros puede trabajar de forma conjunta para administrar cobros.
Si sus necesidades comerciales lo requieren, puede configurar agentes de cobros. Cada agente de cobros puede tener una o más secciones de clientes (una consulta que contiene un conjunto de clientes) asignados.
Por ejemplo, una sección de clientes puede consistir en clientes US-001 a US-019 y se pueden asignar varios agentes de cobros al grupo. Esto permite que cada agente de cobros de la sección de clientes vea el cliente US-001 según US-019.
Configuración de cartas de cobro
Cuando un cliente no paga una factura, una empresa, según su política de empresa, generalmente envía una carta de cobro. Adicionalmente, la empresa puede cobrar un cargo por cada carta de cobro, con el cargo agregado al balance de la carta de cobro del cliente.
- Existe la posibilidad de elegir el tipo de carta de cobro que se envía normalmente, dependiendo del retraso del cliente en los pagos.
- Una carta de cobro tiene un diseño estándar que solo puede ser modificado por un desarrollador. Sin embargo, existe la opción de configurar notas específicas para imprimirlas en una carta de cobro en una secuencia específica.
Tanto si la preferencia es por un solo procedimiento de carta de cobro para todos los clientes como si se trata de varios procedimientos de cobro diferentes, Finance puede encargarse de ambos. Decida qué pasos incluir para cada procedimiento de cobro, por ejemplo, si se cobra una tarifa al cliente, cuántos días de gracia se permiten y el importe mínimo que se debe pagar por cada carta de cobro. Asegúrese de especificar las reglas para el cálculo de intereses y el registro.
Si va a Crédito y cobros > Carta de cobro > Configurar secuencia de cartas de cobro, puedes ver una página similar a esta.
Secuencias de carta de cobro
Las cartas de cobro funcionan secuencialmente. Esto significa que la carta de cobro 2 (dos) no se puede imprimir para un cliente a menos que la carta de cobro 1 (uno) ya se haya impreso.
Además, la selección en los parámetros determina qué carta se envía al cliente. Esto no significa que se deban usar todas las cartas de cobro predefinidas. Por ejemplo, una secuencia de cartas de cobro podría tener una de las siguientes estructuras:
- Secuencia 1:
- Cartas de cobro 1
- Cartas de cobro 2
- Cobro
- Secuencia 2:
- Cartas de cobro 1
- Cartas de cobro 2
- Cartas de cobro 3
- Cartas de cobro 4
- Cobro
- Secuencia 3:
- Cartas de cobro 1
- Cartas de cobro 2
- Secuencia 4:
- Cartas de cobro 1
- Cobro
Para poder usar las secuencias de cartas de cobro, debe adjuntar la secuencia de cartas de cobro a un perfil de contabilización de cliente en Perfiles de contabilización en el campo Secuencia de carta de cobro.
Finance crea la primera carta de cobro de acuerdo con la fecha de vencimiento de la factura, el valor que introduce para el periodo de gracia en el campo Días e información que especifique en esta línea.
Nota de la carta de cobro
Puede imprimir, publicar o cancelar los trabajos de cartas de cobro en la página Nota de la carta de cobro. Si no es necesario publicar una carta de cobro específica, cancele la carta resaltando la línea y presionando el botón Cancelar. Puede cancelar un grupo de cartas de cobro presionando el botón Cancelar y especificando los criterios de selección. Además, puede agregar tarifas, cambiar la redacción, etc., antes de publicar. Una vez que se publica la carta, no se permiten cambios.
No es inusual esperar para registrar los gastos de cartas de cobro hasta que el cliente haya pagado el gasto. En la mayoría de los casos, el cliente no paga el gasto en absoluto.
Por lo tanto, la carta de cobro permanece en esta página y finalmente se cancela después de pagar la factura. La carta de cobro (con una tarifa adjunta) debe publicarse solo si el cliente paga la tarifa.
Controlar las cartas de cobro a nivel de cliente
También se pueden configurar cartas de cobro a nivel de cliente para que se realice un seguimiento del código de la carta de cobro para cada operación, pero el procesamiento de las cartas de cobro se basará en un único nivel de carta de cobro que se almacena para el cliente. La carta de cobro único contendrá todas las transacciones vencidas para el cliente.
Debido a que ahora se realiza un seguimiento de los días de gracia a nivel de cliente, la siguiente carta de cobro no se enviará hasta que haya pasado el número de días de gracia para la siguiente carta de cobro de la secuencia, aunque las transacciones se atrasen después de que se haya enviado la última carta de cobro. Esta opción reduce la cantidad de cartas de cobro que enviará para cada cliente.
Omitir pagos y notas de crédito cuando se calcula el código de carta de cobro
Si incluye pagos y abonos en las transacciones que se incluirán en las cartas de cobro, es posible que tenga pagos o abonos que desencadenen una carta de cobro. Puede controlar la forma en que los pagos y los abonos controlan el código de la carta de cobro modificando el valor del parámetro Omitir pagos y notas de crédito cuando se calcula el código de carta de cobro.
Para omitir pagos y notas de crédito cuando se calcula el código de carta de cobro, haga lo siguiente:
- Vaya a Clientes > Configuración > Parámetros de clientes y seleccione la pestaña Cobros.
- Cambie el valor de Omitir pagos y notas de crédito cuando se calcula el código de carta de cobro a Sí.