Usar opciones de personalización
Desde el primer momento, Dynamics 365 Sales tiene una funcionalidad completa. La aplicación le aporta todo lo que necesita para establecer relaciones con los clientes y realizar un seguimiento de dichas relaciones, además de administrar el proceso de ventas desde la fase de cliente potencial hasta el pedido. Cada empresa es única tanto desde el punto de vista de los datos cuyo seguimiento realiza, como de los procesos que sigue. El primer paso para adaptar la funcionalidad a sus necesidades consiste en configurar Dynamics 365 Sales. Esta unidad explica cómo comenzar a personalizar la aplicación mediante lo siguiente:
- Seguimiento de más datos
- Cambio o adición de procesos comerciales
- Personalización de formularios y vistas para cumplir con sus requisitos específicos.
Antes de empezar a personalizar, es preciso que tenga un buen conocimiento de la funcionalidad lista para usar, así no volverá a crear algo que la aplicación ya ha creado.
Aplicación Centro de ventas o aplicación personalizada
Dynamics 365 Sales se enviará con una aplicación Centro de ventas. Esta aplicación está configurada para que los usuarios utilicen todas las características de ventas principales. La navegación y el contenido de la aplicación son personalizables. A medida que Microsoft vaya actualizando Dynamics 365 Sales, esta aplicación reflejará automáticamente dichos cambios, a menos que usted introduzca modificaciones que impidan que esta actualización se produzca. Por ejemplo, si Microsoft ha agregado una nueva tabla a la navegación de la aplicación, sus usuarios la verán automáticamente después de la actualización. Y lo mismo ocurre con las vistas y los formularios de tablas. De forma predeterminada, si no cambia los formularios y las vistas, podrá ver todos los cambios que Microsoft realiza en una actualización. Sin embargo, si crea sus propios formularios o vistas y luego cambia la aplicación Centro de ventas para que haga referencia a ellos, no se actualizarán automáticamente.
Otra decisión que normalmente debe tomarse en torno a las aplicaciones consiste en determinar si debe utilizar la aplicación Centro de ventas o crear una aplicación personalizada que incluya un subconjunto de los mismos activos. Recuerde que con la aplicación, puede crear lo que ven sus usuarios y con lo que estos interactúan y la forma de definir la experiencia del usuario. Una aplicación personalizada le da un control completo sobre el contenido, pero no tiene el beneficio de actualizarse automáticamente cuando Microsoft envía una actualización. Si su aplicación personalizada hace referencia a los mismos formularios y vistas que Centro de ventas, seguirá reflejando automáticamente los cambios que Microsoft envíe en las actualizaciones, aunque la aplicación esté personalizada.
No se sugiere una única elección correcta. Es importante que evalúe sus necesidades de control y personalización para el enfoque que decida adoptar.
Roles de seguridad
Los roles de seguridad que se incluyen proporcionan un conjunto de roles de ventas de ejemplo como el rol de comercial o el de director de ventas. Puede utilizar dichos roles y modificarlos. A menudo, los equipos los copiarán y los adaptarán a sus propias necesidades. Por ejemplo, puede compartir datos con todo el personal de ventas de una oficina o una división, o bien puede requerir que todo el personal de ventas vea únicamente sus propios datos. Revise cómo se adaptan sus propios requisitos específicos a los roles incluidos y luego decida qué personalización se necesita.
La personalización de los roles de seguridad es también otra forma de adaptar a qué tienen acceso los usuarios en una aplicación.
Tablas, formularios y vistas
Los formularios son las principales formas en que los usuarios utilizan la aplicación para crear, leer, editar e interactuar de cualquier otra forma con los datos. La aplicación se entrega con varios formularios para cada tabla. Puede editar esos formularios del sistema y también crear los suyos propios. Si edita los formularios y las vistas ya existentes, a medida que Microsoft vaya introduciendo cambios en la aplicación, la mayoría de dichos cambios se producirán automáticamente al actualizar Dynamic 365 Sales. Si crea sus propios formularios y vistas o realiza una copia de dichos formularios y vistas, usted tendrá la responsabilidad de introducir los cambios después de cada versión.
La personalización de formularios y vistas más frecuente consiste en eliminar columnas que no necesita. Los formularios predeterminados se entregan cargados por completo para que así tenga una buena aplicación de ventas generales; sin embargo, la mayoría de las personas no suele utilizar todas las columnas. Por ejemplo, en Cuenta, si no realiza envíos a sus clientes, es normal eliminar la sección Envío que incluye el Método de envío y las Condiciones de flete. La eliminación de las columnas que no se usan reducirá el desorden y los usuarios podrán centrarse en los datos que necesitan proporcionar.
Revisar las vistas para encontrar las columnas esenciales es útil, al igual que crear vistas que filtren las necesidades comunes. Las buenas vistas pueden ayudar a sus usuarios a encontrar rápidamente los datos que buscan.
Nota
La eliminación de columnas de formularios y vistas no es lo mismo que su eliminación de la aplicación. Si elimina columnas del sistema de los formularios y las vistas, se producen relativamente pocas consecuencias.
Flujos de proceso de negocio
Un flujo de proceso de negocio es una herramienta que ayuda a orientar a los usuarios por los procesos de negocio en las filas. Le permite darle acceso al usuario para que complete determinados pasos antes de que el proceso finalice. En Dynamics 365 Sales, se incluyen algunos flujos de proceso de negocio, o bien puede crear los suyos propios. Configurar las fases y los pasos de un proceso para que funcionen con los procesos de negocio de su empresa es fundamental para que se puedan utilizar, a menos que la empresa adopte los procesos incluidos.
El proceso de ventas que va de cliente potencial a oportunidad es uno de los flujos del proceso de negocio incluidos. En este flujo de proceso de negocio se explica cómo obtener un cliente potencial hasta la fase de cierre de la oportunidad. Lo puede utilizar prácticamente cualquier empresa promedio que se encuentre en las fases de ventas.
El proceso de oportunidad de venta es otro flujo de proceso de negocio que Dynamics 365 Sales ha incluido. Este flujo de proceso de negocio incluye las fases y los pasos para ejecutar un proceso de oportunidad.
Además de personalizar las fases y los pasos, también puede agregar ramas condicionales para controlar las variaciones del proceso. También puede agregar una automatización a los flujos de trabajo o los flujos de Microsoft que se desencadenan desde las fases o los pasos del proceso.
Al personalizar Dynamics 365 Sales, lo cambia y pasa de ser una aplicación estándar que todos tienen a una aplicación que se adapta a sus requisitos específicos.