Configurar roles de seguridad

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Cuando configure la seguridad en Dynamics 365 Sales, asigne a cada usuario un rol de seguridad basado en el acceso que quiere que dicho usuario tenga. Los permisos se asignan mediante roles de seguridad según la función que desee que tengan los usuarios.

En Dynamics 365 Sales, los roles de seguridad son una matriz de privilegios de seguridad (nivel de fila) y de niveles de acceso (basados en las tareas) para las diferentes tablas. En esta matriz de seguridad hay distintas pestañas según la funcionalidad. Las personas pueden tener más de un rol de seguridad. Dichos roles se pueden acumular, por lo que todos los permisos estarán basados en todos los roles que tengan asignados los usuarios.

Además de la seguridad basada en roles administrada tal y como se describe en las siguientes secciones, se pueden crear formularios basados en roles. Dichos formularios sirven para crear una experiencia de usuario diferente basada en el rol que tenga una persona. Por lo tanto, si tiene un formulario personalizado para los socios de su división de Australia, puede que le interese tener un formulario algo diferente para los socios de su división de Europa. Necesita un formulario de reserva designado para cada tabla a fin de que todo usuario que tenga algún tipo de acceso disponga de un formulario. Si un usuario tiene acceso a más de un único formulario en una tabla, podrá ver un selector de formularios que le permitirá desplazarse entre formularios. Los formularios basados en roles no controlan el acceso del usuario a los datos, sino que adaptan la experiencia del usuario al rol que tiene.

La pestaña Ventas contiene las filas más aplicables para la aplicación Sales. Las pestañas Administración de empresas y Flujos de proceso de negocio son también importantes para las ventas. Esas pestañas contienen permisos que habilitan la funcionalidad que más se utiliza en la aplicación Sales.

Todo rol de seguridad tiene asociados unos privilegios y niveles de acceso. Los roles de seguridad se incluyen con unos privilegios establecidos previamente para todo lo que necesite usar en la aplicación Sales. La aplicación Sales incluye roles como los de director de ventas o comercial. Estos roles otorgan permisos predeterminados a la persona que los posee según el rol que tenga asignado.

El rol de seguridad de comercial le da a un comercial todos los permisos que necesitan los comerciales para introducir toda su información del día como, por ejemplo, agregar o editar clientes potenciales, oportunidades y facturas.

Por lo general, no es preciso cambiar los privilegios predeterminados de los roles del director de ventas o el comercial, a menos que tenga una organización de ventas única. El rol de comercial solo le permite al usuario que lo tenga crear y eliminar determinadas filas, como facturas y pedidos. En cambio, el usuario con el rol de director de ventas puede crear o eliminar esas filas para cualquier persona de su unidad de negocio. Por ejemplo, un director de ventas puede escribir un pedido para otro comercial o eliminar uno de sus pedidos, mientras que el comercial no puede eliminar ni escribir un pedido de otro vendedor. Esto es solo un ejemplo de las muchas maneras de configurar los privilegios incluidos.

Si se dan determinadas circunstancias por las que desee agregar o eliminar privilegios que no estén incluidos en uno de los roles, puede crear roles personalizados y cambiar los privilegios de esa tabla. Por ejemplo, si quiere permitir que los comerciales asignen cuentas a cualquier persona de la organización y no solo a sí mismos, puede personalizar el rol para que se adapte a esta necesidad.

Privilegios

Por privilegios se entiende la seguridad que define qué acción puede llevar a cabo un usuario en el sistema, como por ejemplo:

• Crear
• Leer
• Escribir
• Eliminar
• Anexar
• Anexar a
• Asignar
• Compartir

Como se muestra en las capturas de pantalla anteriores, los círculos definen qué privilegios tienen los usuarios para esa tabla. Si el círculo está vacío, no hay privilegios asignados. Por ejemplo, si el usuario no tiene acceso a la creación de facturas, el círculo correspondiente a Factura, en la columna Crear, estará vacío.

Niveles de acceso

Los niveles de acceso muestran el nivel de interacción de un usuario con las filas de una tabla determinada. El relleno de un círculo muestra su nivel. Los niveles pueden ser: ninguno, unidad de negocio, unidad de negocio principal-secundaria y organización. Para cambiar el nivel, tiene que hacer clic en el círculo. Con cada clic se cambiará el relleno o el color. Haga clic en el círculo hasta que muestre el nivel que desee.

Nota

Muchos de los permisos de la sección Privilegios diversos solo tienen la opción de organización o nada. Los demás niveles no se aplican a estos privilegios.

• Usuario (básico): este nivel da acceso a las filas que posee o a todo lo que se comparta con él o el equipo al que pertenezca. Utilice esta opción si quiere que el usuario pueda acceder únicamente a sus propias filas. Podría dar a un comercial la posibilidad de eliminar las cuentas o clientes potenciales de otros comerciales.

• Unidad de negocio (local): este nivel permite obtener acceso a los datos de otros usuarios de una unidad de negocio. Para ello, es preciso configurar una unidad de negocio en Dynamics 365 y puede ser una jerarquía de un departamento. Los directores de ventas pueden estar interesados en ver todas las filas de sus subordinados.

• Primario: unidades de negocio secundarias (profundo): este nivel le da al usuario acceso a todas las unidades de negocio a las que pertenece, así como a todas las unidades de negocio subordinadas de su unidad de negocio.

• Organizativa (global): un usuario con este nivel tiene acceso a todas las filas de la organización. Si uno de sus comerciales puede agregar productos desde cualquier nivel de la organización, le interesará concederle acceso a todos los productos de la organización, no solo a los que estén disponibles para su unidad de negocio.

También puede crear roles de seguridad personalizados copiando uno de los roles de seguridad incluidos y cambiando los privilegios y niveles de acceso necesarios. Cree la personalización basándose en las necesidades concretas del trabajo. Si tiene tablas personalizadas en su sistema, solo los administradores y los personalizadores del sistema tienen acceso a ellas de forma predeterminada. Por lo tanto, para que sus usuarios puedan trabajar con estas tablas, necesitará un rol de seguridad con los privilegios y niveles de acceso correctos para ellos.

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