Administración de documentos
Las capacidades de administración de documentos de Dynamics 365 se limitan a agregar archivos adjuntos a notas en registros individuales. Si bien esto brinda la capacidad de asociar documentos con registros de Dynamics 365, no es una verdadera solución de administración de documentos. No proporciona capacidades como el seguimiento de cambios o el control de versiones. Por este motivo, muchas organizaciones utilizan Microsoft SharePoint para crear sitios web en los que puede almacenar, organizar o compartir información, y acceder a esta, de forma más segura desde cualquier dispositivo. Con SharePoint, los usuarios tienen un espacio único para colaborar en documentos, e incluye características como el seguimiento de cambios y el control de versiones.
Dynamics 365 brinda la capacidad de aprovechar las capacidades de administración de documentos de SharePoint dentro de las aplicaciones de interacción con el cliente de Dynamics 365. Puede crear carpetas para guardar y administrar documentos en las aplicaciones de interacción con el cliente de Microsoft Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing y Dynamics 365 Project Operations. Los documentos se almacenan sin problemas en SharePoint.
Aunque los documentos se almacenan en SharePoint, puede acceder directamente a ellos desde el sitio de SharePoint y desde los registros de Dynamics 365, como se muestra en la siguiente imagen.
Cuando utiliza SharePoint Online con las aplicaciones de interacción con el cliente, puede hacer lo siguiente:
Crear, cargar, ver y eliminar documentos que están almacenados en SharePoint desde dentro de aplicaciones de interacción con el cliente.
Utilizar la capacidad de administración de documentos de SharePoint en las aplicaciones de interacción con el cliente, como registrar o retirar el documento y cambiar sus propiedades.
Permita que los usuarios de aplicaciones que no son de interacción con el cliente, por ejemplo, para revisar una oferta, puedan acceder directamente a los documentos de SharePoint (siempre que tengan los permisos apropiados).
Antes de comenzar a aprender cómo configurar la funcionalidad, deberá comprender cómo funciona la integración. Los documentos se almacenan y se accede a ellos a través de SharePoint; no se accede a ellos directamente desde Dynamics 365. Cuando trabaja en aplicaciones de interacción con el cliente de Dynamics 365, básicamente dispone de un IFrame que está conectado al sitio de SharePoint y está formateado para parecerse a Dynamics 365. Por esta razón, cualquier persona que vaya a acceder a los documentos de SharePoint, ya sea directamente desde el sitio de SharePoint o desde las aplicaciones de Dynamics 365, deberá asignar niveles de permiso específicos a usuarios individuales o grupos desde SharePoint.
Para compartir elementos, vaya al Centro de administración de Microsoft 365 e inicie sesión con las credenciales de administrador global de Microsoft 365.
Abra el iniciador de aplicaciones de Microsoft 365 y luego seleccione SharePoint. En el menú izquierdo, generalmente situado en la parte inferior de la pantalla, seleccione Sitio de grupo. En la página Principal, seleccione COMPARTIR (esquina superior derecha).
Puede ver los permisos predeterminados del sitio de grupo seleccionando muchas personas. De manera predeterminada, todos los usuarios de la organización de Microsoft 365 pueden agregar y editar documentos en el sitio de equipo de SharePoint. Para invitar a otros, seleccione Invitar a personasy luego agregue personas ajenas a su organización para compartir documentos con ellas.
Para obtener más información sobre permisos de SharePoint, consulte Introducción: controlar el acceso de los usuarios con permisos.
Configurar una nueva organización
De forma predeterminada, la administración de documentos no está configurada en entornos nuevos. Si su organización no ha implementado la administración de documentos, cuando un administrador del sistema inicie sesión, se mostrará un mensaje de alerta para habilitar la integración de SharePoint basada en servidor. Si desea habilitar la integración de SharePoint basada en servidor, puede seleccionar Habilitar ahora. Una vez que haya configurado la integración basada en servidor, la alerta ya no aparecerá.
Si el mensaje no aparece, podrá seguir configurando la funcionalidad a través del Centro de administración de Power Platform. En el Centro de administración de Power Platform, seleccione un entorno que desee configurar, vaya a Configuración > Integración > Configuración de administración de documentos y luego seleccione Habilitar integración de SharePoint basada en servidor. Esta acción le dirigirá a un asistente de configuración que le ayudará a configurar la integración de SharePoint basada en servidor.
Deberá definir si se está conectando a un sitio de SharePoint Online u On-Premises. Según la opción que seleccione, deberá proporcionar información adicional. Por ejemplo, si se está conectando a un sitio de SharePoint Online, deberá proporcionar la URL del sitio de SharePoint al que desea conectarse, como https://contoso.sharepoint.com.
Definir tablas para usar con administración de documentos
Una vez que haya habilitado la integración de SharePoint basada en servidor, deberá configurar las tablas que desea que estén disponibles para la integración de administración de documentos. Por ejemplo, si desea almacenar documentos en SharePoint para cuentas o contactos específicos, deberá asegurarse de habilitar esas respectivas tablas para administración de documentos.
Después de haber completado la configuración inicial, es posible que se le pregunte si desea ir directamente a la configuración de administración de documentos. Si no, puede acceder a la configuración desde el Centro de administración de Microsoft Power Platform. Después de seleccionar un entorno con el que desea trabajar, seleccione Configuración > Integración > Configuración de administración de documentos > Configuración de administración de documentos.
Deberá seleccionar las tablas que desea usar para administrar documentos de SharePoint. Si aún no se ha especificado una URL, deberá introducir la URL del sitio de SharePoint donde se crearán las ubicaciones de los documentos y las carpetas para almacenarlos.
A medida que avanza por el asistente de configuración de administración de documentos, puede definir la estructura de carpetas que desea utilizar. Si no selecciona nada en este punto, cuando alguien utilice por primera vez la integración para un registro, se le pedirá que cree la carpeta para almacenar los datos. Si selecciona la opción Basado en entidad, se crean automáticamente las bibliotecas de documentos y las carpetas basadas en la entidad Cuenta o Contacto en el sitio de SharePoint. No se pedirá a los usuarios que las creen.
Para obtener más información, consulte Habilitar la administración de documentos en entidades.
Una vez que haya habilitado la integración de SharePoint basada en servidor, puede mejorar aún más la integración habilitando OneNote y OneDrive para la Empresa.
OneNote: cuando esta característica está habilitada, tendrá el beneficio de usar OneNote para tomar o revisar notas de clientes directamente desde los registros de clientes. Para obtener más información, consulte Configurar la integración de OneNote.
OneDrive para la Empresa: cuando esta característica está habilitada, los usuarios pueden crear y administrar documentos privados usando OneDrive para la Empresa. Para obtener más información, consulte Habilitar OneDrive para la Empresa (en línea).
Usar la administración de documentos
Una vez que haya configurado la integración de SharePoint, puede comenzar a agregar documentos a los registros. Cuando abra un registro habilitado para administración de documentos, como una cuenta, aparecerá una opción Documentos cuando seleccione la pestaña Relacionado.
Cuando se abra la pestaña Documentos, verá la Cuadrícula asociada al documento, que le proporcionará las siguientes opciones:
Nuevo: le permite crear un nuevo documento directamente desde la ventana. Podrá crear un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel, un bloc de notas de OneNote o una presentación de PowerPoint. También podrá crear una nueva carpeta para almacenar documentos.
Cargar: le permite cargar un documento existente directamente en el sitio de SharePoint.
Ubicación de documentos: le permite especificar desde qué ubicación del documento desea ver los documentos. Puede que tenga varias ubicaciones configuradas para diferentes tipos de documentos.
Abrir ubicación: le permite abrir la ubicación de documentos de SharePoint directamente desde la subcuadrícula, para que pueda aprovechar todas las opciones disponibles.
Agregar ubicación: le permite agregar una ubicación de documentos adicional para almacenar documentos.
Editar ubicación: le permite realizar cambios en la ubicación de documentos existente con el que está trabajando.
Actualizar: actualiza la ubicación de documentos.
Para obtener más información, consulte Uso de administración de documentos.