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Trabajar con códigos de auditoría

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Los códigos de auditoría le permiten analizar los resultados de un proceso de recuento y cualquier discrepancia que ocurra durante ese proceso. Puede especificar el motivo para realizar el recuento, como un pallet roto rota o un ajuste de existencias basado en muestras de inventario.

Antes de configurar el sistema, le recomendamos que defina una estrategia para trabajar con códigos de auditoría. Por ejemplo, intente responder las siguientes preguntas mientras define su estrategia:

• ¿Deberían ser obligatorios los códigos de auditoría en los almacenes?
• ¿Deben ser obligatorios u opcionales los códigos de motivo en algunos artículos?
• ¿Cuántos códigos de motivo requiere?
• ¿Tiene que preseleccionar una lista limitada de códigos de motivo para realizar ajustes?
• ¿Cómo deberían usar los códigos de motivo los usuarios de los escáneres de códigos de barras? ¿Los códigos de motivo deben ser preseleccionados, obligatorios o no editables?
• ¿Los trabajadores del almacén requieren un comportamiento de código de auditoría diferente en los escáneres móviles? Si la respuesta es sí, puede crear más elementos de menú y asignarlos a diferentes personas.
• ¿Los códigos de motivo deben impulsar el registro de la cuenta de contrapartida financiera?

Puede crear múltiples directivas de código de motivo y cada directiva de código de motivo puede tener dos directivas de código de motivo de recuento. Las directivas de código de motivo de recuento se pueden usar en el nivel de almacén o de artículo.

Los trabajadores de almacenes y minoristas que realizan ajustes de inventario pueden seleccionar el motivo del ajuste mientras trabajan. Con una lista de posibles motivos para el ajuste (robado, vencido o dañado), los ajustes se pueden registrar en la cuenta de contrapartida correspondiente para cada motivo. Esto da lugar a que los ajustes se registren automáticamente como un diario de recuento en la cuenta correcta una vez que se registre.

Para configurar directivas de código de auditoría, use el siguiente procedimiento:

1. Vaya a Gestión de inventarios > Configuración > Inventario > Directivas de código de motivo de recuento y cree una nueva directiva de código de auditoría.
2. En el campo Tipo de código de motivo de recuento, Seleccione Obligatorio u Opcional para especificar si la selección de un código de auditoría debe ser una acción opcional o una acción obligatoria en uno de los siguientes diarios de recuento:
   • Recuento cíclico (dispositivo móvil)
   • Recuento puntual (dispositivo móvil)
   • Recuento de umbral (dispositivo móvil)
   • Ajuste de entrada (dispositivo móvil)
   • Ajuste de salida (dispositivo móvil)
   • Diario de contabilidad (cliente rico)

También puede configurar códigos de motivo para almacenes individuales y para productos. La configuración del código de auditoría para los productos puede ignorar la configuración de los almacenes.

Códigos de auditoría obligatorios

Si el parámetro Obligatorio se establece en la configuración de códigos de auditoría para almacenes o artículos, el diario de contabilidad no se puede completar y cerrar hasta que se proporcione un código de auditoría.

Para configurar códigos de auditoría para almacenes, use el siguiente procedimiento:

1. Vaya a Gestión de almacenes > Configuración > Desglose de almacenes > Almacenes.
2. En la pestaña Gestión de inventarios y almacenes, en el campo Directiva de código de motivo de recuento, seleccione una de las siguientes opciones:
   • En blanco: el parámetro que se configura para el artículo se usa para determinar si los diarios de contabilidad son obligatorios para el producto.
   • Obligatorio: siempre se requiere un código de auditoría en diarios de contabilidad del almacén.
   • Opcional: no se requiere un código de auditoría en diarios de contabilidad para el almacén.

Para configurar códigos de auditoría para productos, use el siguiente procedimiento:

1. Vaya a Gestión de información de productos > Productos > Productos emitidos.
2. En la pestaña Producto, seleccione Directiva de código de motivo de recuento y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:
   • En blanco: el parámetro que se configura para el almacén se usa para determinar si los diarios de contabilidad son obligatorios para el producto.
   • Obligatorio: siempre se requiere un código de auditoría en diarios de contabilidad del producto. Esta configuración reemplaza cualquier configuración de código de auditoría a nivel de almacén.
   • Opcional: no se requiere un código de auditoría en diarios de contabilidad para el producto. Esta configuración reemplaza cualquier configuración de código de auditoría a nivel de almacén.

Usar códigos de auditoría en diarios de contabilidad

En un diario de contabilidad, puede agregar códigos de auditoría para recuentos de los siguientes tipos:

• Recuento cíclico
• Recuento puntual
• Recuento de umbral
• Entrada de ajuste
• Salida de ajuste

Los códigos de auditoría se agregan a las líneas de diario en el recuento de diarios del tipo Diario de recuento.

1. Vaya a Gestión de inventarios > Entradas del diario > Recuento de artículos > Recuento.
2. En los detalles de la línea del diario de recuento, en el campo Código de motivo de recuento, seleccione una opción.

Para ver el historial de recuento tal como está registrado por los códigos de motivo vaya a Gestión de inventarios > Consultas e informes > Historial de recuento y, a continuación, en el campo Código de motivo de recuento, vea el historial de recuento que se ha registrado a través de un código de motivo.

Usar un código de motivo para un ajuste de cantidad

Para agregar un código de motivo para un ajuste de cantidad, use el siguiente procedimiento:

1. En la página Inventario disponible, seleccione Ajustar cantidad. Puede abrir la página Inventario disponible de varias maneras. Por ejemplo, seleccione Gestión de inventarios > Consultas e informes > Inventario disponible.
2. Seleccione Ajustar cantidady luego, en el campo Código de motivo de recuento, seleccione un código de auditoría.

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