Configurar grupos de artículos y grupos de modelos de artículo
Grupos de artículos
En todas las entidades jurídicas se debe configurar al menos un grupo de artículos, ya que es un requisito previo que se usará en el procesamiento del inventario.
Los grupos de artículos se usan para administrar el inventario dividiendo los artículos de inventario en grupos según las características de los artículos. Puede seleccionar números de cuentas principales para las transacciones de contabilidad automáticas que se generan para las transacciones de recepción y emisión de grupos de artículos en el inventario. También puede configurar previsiones de suministro y demanda para grupos de artículos.
Los grupos de artículos tienen tres propósitos principales:
- Definir conjuntos de cuentas contables para movimientos contables de una colección de productos clasificados en el grupo de artículos.
- Usar los grupos de artículos para presentar información financiera detallada y consultas.
- Crear otros informes relacionados con los productos.
Para crear un grupo de artículos, vaya a Gestión de inventarios > Configuración > Inventario > Grupos de artículos. Especifique qué cuentas del plan de cuentas quiere usar para los distintos tipos de cuentas en cada área.
La ficha desplegable Pedido de ventas muestra las cuentas principales que están configuradas para el grupo de artículos, además de la contabilidad relacionada con el documento de pedido de ventas en el ciclo de ingresos.
Para los productos que se configuran como productos mantenidos en existencias, se registra una transacción de inventario con la línea de pedido de ventas para la cantidad pedida.
Por ejemplo, cuando se entrega un producto mantenido en existencias para un pedido de ventas, se generan movimientos contables en los campos Pedido, cuenta principal de albarán (emisión) y Ventas, cuenta principal de compensación de albarán (consumo), si la casilla Publicar inventario físico en la página Grupos de modelos de artículos y la opción Registrar el albarán en Parámetros de clientes están seleccionadas.
La ficha desplegable Pedido de compra muestra las cuentas principales que están configuradas para el grupo de artículos, además de la contabilidad relacionada con el documento de pedido de compra en el ciclo de compras.
Para los productos que configurados como productos mantenidos en existencias, se generan transacciones de inventario con la línea de pedido de compra para la cantidad del pedido.
Una ficha desplegable Inventario se muestran las cuentas que se usan para el registro relacionado con la fabricación para el grupo de artículos.
Por ejemplo, el sistema usa los tipos de cuenta Inventario, ganancias del precio de recepción fijo e Inventario, pérdidas del precio de recepción fijo para registrar ganancias o pérdidas por desviación respecto del precio de recepción fijo de productos que están configurados con un modelo de inventario de precio de recepción fijo en el grupo de modelos de inventario. También utiliza la Recepción y la Emisión para registrar albaranes y emitir movimientos de inventario para los productos mantenidos en existencias.
En la ficha desplegable Producción se muestran las cuentas que se usan para el registro relacionado con la fabricación para el grupo de artículos.
La ficha desplegable Configuración le permite configurar la previsión y grupos de impuestos predeterminados. La pestaña Previsión contiene la Clave de asignación de artículos predeterminada. Seleccione la clave de asignación definida por el usuario que servirá como clave estándar propuesta al crear previsiones para el grupo de artículos. Las claves de asignación de artículos se crean en la opción de configuración de Claves de asignación de artículos del módulo Planificación maestra.
Los grupos Impuesto de compra e Impuesto de venta contienen el campo Grupo de impuestos de artículos. Aquí es donde especifica un grupo de impuestos de venta de artículos predeterminado para los artículos en los grupos de artículos seleccionados.
Grupos de modelos de artículo
Los grupos de modelos de artículos contienen configuraciones que determinan cómo se controlan y gestionan los artículos en las recepciones y emisiones. Esta configuración también determina cómo se calcula el consumo de artículos. Esta característica facilita el mantenimiento porque muchos artículos se controlan con frecuencia con la misma configuración.
Puede adjuntar varios productos a un grupo de modelos de artículo. En lugar de proporcionar información detallada para cada artículo, un grupo de modelos de artículo recopila toda la información. Esto lo vincula a los productos en cuestión y ayuda a facilitar la actualización, ya que normalmente puede administrar varios artículos de acuerdo con la misma configuración que solo tiene que actualizarse en un lugar. Por lo tanto, debe crear grupos de modelos de artículo solo cuando sea necesario.
Los grupos de modelos de artículo son una parte importante de la configuración del producto para las existencias, la gestión de inventario y la contabilidad. Los grupos de modelos de artículos contienen configuraciones que determinan cómo se controlan y gestionan los artículos en su recepción y emisión.
Para crear un grupo de modelos de artículo, vaya a Gestión de inventarios > Configuración > Inventario > Grupos de modelos de artículo.
Los grupos de modelos de artículo determinan las siguientes directivas de inventario y stock:
- Si el producto está mantenido en existencias o no
- La suposición del flujo de costes y el método de medida de costes para la valoración del inventario de productos mantenidos en existencias
- Si se permiten existencias negativas, tanto físicas como financieras
- Si las transacciones de inventario se deben registrar en la contabilidad general
- El flujo de trabajo que se utiliza cuando envía o recibe artículos
- Las reglas de reserva
La configuración de un grupo de modelos de artículo es importante cuando determina cómo se integrará el artículo con otras áreas de Supply Chain Management. En este módulo, no se abordan todos los campos, ya que afectan a otros ámbitos del sistema que se abordarán en otros módulos.
Método de gestión de costes y reconocimiento de costes
El grupo de campos Método de gestión de costes y reconocimiento de costes determina si se realiza un seguimiento de los productos en existencias.
Contiene el parámetro Producto mantenido en existencias. Si la casilla de verificación Producto mantenido en existencias no está activada, no se mantienen transacciones de inventario para ese producto. Por lo tanto, no se puede usar el producto para funciones relacionadas con la producción o el inventario. Esto incluye los diarios de inventario dependientes de las transacciones de inventario.
Los productos que no están mantenidos en existencias se pueden usar en pedidos de compra y venta.
Seleccione la casilla Producto mantenido en existencias para indicar que el producto debe administrarse en el inventario. Los productos que se administran en el inventario generan transacciones de inventario. Estos productos se pueden incluir en los cálculos de costes. También se pueden mantener cantidades disponibles para estos productos. En los productos mantenidos en existencias se incluyen artículos y servicios.
No se puede añadir un servicio a las existencias. Sin embargo, el sistema exige que se generen transacciones de inventario proforma para los servicios que contribuyen al valor en inventario de bienes tangibles. Por ejemplo, se deben generar transacciones de inventario proforma si se usa un servicio para subcontratar procesos de producción.
A continuación enumeramos transacciones que solo se usan para productos mantenidos en existencias:
- Pedidos de producción
- Pedidos de transferencia
- Diarios de inventario
- Órdenes de cuarentena
- Pedidos de calidad
- Bloqueo del inventario
- Previsión del inventario
Si se configura un grupo de modelos para un producto no mantenido en existencias, muchos de los parámetros son irrelevantes.
Integración contable
El grupo de campos Integración contable determina si las transacciones de inventario se deben registrar en la contabilidad general, física o financieramente, y cuándo deben registrarse. Los campos de este grupo son los siguientes:
- Registrar inventario físico
- Registrar inventario financiero
- Registrar en cuenta de ingresos diferidos según entrega de ventas
- Acumular pasivo en la recepción de producto
Registrar inventario físico
En la siguiente lista se explica el efecto del parámetro Registrar inventario físico cuando se selecciona o se anula su selección:
- Si se selecciona este campo, los movimientos físicos de los productos mantenidos en existencias se registran en el libro mayor si:
- En la entrega de ventas, cuando el parámetro Registrar el albarán se selecciona en la página Parámetros de clientes.
- En la recepción de productos, cuando el parámetro Registrar recepción de producto en libro mayor se selecciona en la página Parámetros de proveedores.
- Al informar de que se finaliza la producción, cuando Registrar informe como terminado está seleccionado en la página Parámetros de control de producción.
- Si selecciona el parámetro Registrar inventario físico, las listas de empaquetado de las compras o ventas se registran como costes en el libro mayor. Esto significa que el valor de los artículos físicamente recibidos, entregados o flotantes no solo se refleja en el inventario, sino también en el libro mayor. Cuando se actualiza la misma factura de compra o venta, las transacciones se revierten desde la actualización del albarán.
- Si no selecciona el parámetro Registrar inventario físico, los movimientos físicos de los productos mantenidos en existencias no se registran en el libro mayor, independientemente de si las opciones de configuración Registrar el albarán, Registrar recepción de producto en libro mayor y Registrar informe como terminado están seleccionadas en los parámetros de clientes, proveedores y control de producción.
Registrar inventario financiero
En la siguiente lista se explica el efecto del parámetro Registrar inventario financiero cuando se selecciona o se anula su selección:
- Si se selecciona este campo, el valor financiero actualizado de los artículos se registra en el libro mayor cuando:
- Se actualiza el estado de facturación de un pedido de compra. Se registra el gasto de producto en la cuenta de recepciones de inventario.
- Se actualiza el estado de facturación de un pedido de ventas. El coste del producto se registra en las cuentas de emisión y consumo de inventario.
- Si no se selecciona este parámetro, se registran las compras como gastos de compra de artículos en la cuenta de gastos cuando la compra se corresponde con una factura de proveedor.
El valor de inventario registrado se puede conciliar con las cuentas de estado relacionadas en la contabilidad general.
Si no se selecciona esta opción, cuando se actualiza el estado de facturación de un pedido de compra, el valor de los artículos se registra en la cuenta de consumo de artículos, pero no en la cuenta de recibo de inventario. Cuando se actualiza el estado de facturación de un pedido de ventas, no se realiza ningún registro en la cuenta de consumo ni en la cuenta de emisión de artículos. Puede dejar esta opción sin seleccionar para los artículos de servicio si el consumo de los artículos no debe registrarse cuando se facturan los pedidos de venta. Cuando no se selecciona esta opción, las líneas del diario de los artículos no generan registros de contabilidad.
Registrar en cuenta de ingresos diferidos según entrega de ventas
Seleccione el parámetro Registrar en cuenta de ingresos diferidos según entrega de ventas para registrar los ingresos esperados en la entrega de ventas. Esto se usa generalmente cuando una empresa reconoce ingresos al momento del envío en lugar de en el momento de facturar al cliente. Cuando se factura el pedido, se liberan las entradas contables para ingresos diferidos.
Seleccione esta opción para acumular los ingresos calculados para la cantidad entregada de actualizaciones de albarán. Los ingresos acumulados que se contabilizan en la entrega de ventas se compensan cuando se factura al cliente por la entrega.
Acumular pasivo en la recepción de producto
Seleccione el parámetro Acumular pasivo en la recepción de producto para registrar en la contabilidad general los gastos y pasivos esperados para las compras en las actualizaciones de albarán. Cuando la recepción de producto se corresponde con la factura del proveedor, se liberan los asientos contables de los pasivos acumulados.
Incluir valor físico en coste
Seleccione la opción Incluir valor físico en coste para indicar que las transacciones que se actualizan físicamente deben incluirse en el cálculo del coste medio. Este parámetro puede usarse al cerrar el inventario, dependiendo del método que se use para la valoración del inventario. Los siguientes métodos de valoración de inventario utilizan este parámetro durante el cierre del inventario:
- FIFO
- LIFO
- Fecha LIFO
Los siguientes métodos de valoración de inventario no utilizan este parámetro durante el cierre del inventario:
- Peso medio
- Coste Medio a fecha
Precio de recepción fijo
Seleccione la opción Precio de recepción fijo para ajustar las emisiones y recepciones a un precio de recepción fijo. El precio de recepción fijo es un principio para la valoración de inventario que establece el precio de las recepciones según el coste planificado activo o el coste básico de un producto.
El precio de recepción fijo se define en el campo Precio de la pestaña Gestionar costes en la página Detalles de producto emitido.
Cuando esta opción está seleccionada, se registran las recepciones y emisiones de la siguiente manera:
- Para los albaranes de compra, el registro se produce a coste real.
- Para las facturas de compra, la diferencia de precio entre el coste real y el precio de recepción fijo se registra en la contabilidad general como una desviación.
- El importe se registra en la cuenta de pérdidas o ganancias al precio fijo de recepción.
- El inventario se actualiza en función del precio de recepción fijo.
- Para albaranes de pedidos de venta y facturas de venta, el registro se realiza al coste estimado.
Cuando ejecuta un cierre de inventario o un recálculo, si la opción Precio de recepción fijo está seleccionada, el valor de las transacciones de emisión se ajusta de acuerdo con el precio especificado en el campo Precio. Si no se selecciona la opción Precio de recepción fijo, el valor de las transacciones de emisión no se ajusta de acuerdo con este precio.
Si se modifica el precio de recepción fijo y desea que todas las transacciones de emisión nuevas utilicen el nuevo coste, siga estos pasos:
- Ejecute un cierre del inventario.
- Ajuste el saldo para el inventario disponible de modo que coincida con el nuevo coste.
- Active un nuevo coste planificado.
Modelo de inventario
Seleccione el modelo de inventario que se utiliza para cerrar y realizar ajustes en la página Cierre y ajuste.