Configurar y usar diarios
Al igual que todos los demás módulos de las aplicaciones de finanzas y operaciones, el módulo Contabilidad general incluye una página Parámetros. Puede configurar parámetros específicos para el módulo, por ejemplo, cómo desea gestionar el proceso de cierre del ejercicio, cuál será la diferencia máxima de decimales para el redondeo, cuáles serán sus secuencias numéricas y cómo desea transferir los registros al libro mayor, entre muchos otros aspectos que también pueden afectar a otros módulos pero que deben configurarse en esta página.
Antes de comenzar a usar diarios, debe asegurarse de que la página Parámetros de contabilidad general (en Contabilidad general > Configuración de contabilidad general > Parámetros de contabilidad general) se ha configurado correctamente para los requisitos de su cliente.
Por ejemplo, considere algunos de los siguientes valores para el campo Comprobar el asiento utilizado.
- Rechazar el duplicado: impide el uso de diferentes fechas de transacción para el mismo número de asiento.
- Rechazar los duplicados dentro del ejercicio: permite el uso de diferentes fechas de transacción para el mismo número de asiento en distintos ejercicios.
- Aceptar duplicados: utiliza diferentes fechas de transacción para el mismo número de asiento en el campo Fecha de la transacción de líneas de diario.
- Atención en caso de duplicados: configura el sistema para que le notifique si las líneas de diario con diferentes fechas de transacción tienen el mismo número de asiento.
Trabajar con diarios
El proceso de trabajo con diarios consta de los pasos siguientes.
- Crear un nuevo diario
- Agregar líneas de diario
- Validar
- Registrar
Crear un nuevo diario: muchos de los módulos de Finance usan diarios para la introducción de transacciones. En Contabilidad general, use diarios para el registro contable. En Clientes, use diarios para el registro. Cuando abra un cuadro de diálogo de diario, utilice la plantilla asociada al tipo de diario para crear nuevos diarios.
Crear líneas de diario y registrar transacciones: cuando cree un nuevo diario, introduzca las transacciones de registro en el diario y regístrelo o transfiéralo para que otra persona lo revise y apruebe.
Ver movimientos del diario y transacciones
Puede ver los movimientos del diario y las transacciones de varias maneras. Puede usar páginas de consulta que ofrezcan capacidades para explorar en profundidad o puede usar diversas opciones de informe en Contabilidad general.
Puede ver las transacciones registradas de muchas formas mediante consultas tales como Saldo de comprobación, Traza de auditoría y Transacciones de asiento.
Puede filtrar por un solo valor o un intervalo de valores. Al definir un intervalo, asegúrese de utilizar la sintaxis correcta. Los valores deben estar separados por un doble punto (..).
Transacciones de asiento
Transacciones de asiento es una página de Contabilidad general > Consultas e informes en la que puede seleccionar elementos de tablas y campos diversos para especificar los criterios del saldo o la transacción que está buscando.
Por ejemplo, puede ver todas las transacciones de una fecha o cuenta específicas o todas las transacciones de un Tipo de registro determinado que están en una Capa de registro específica.
De forma predeterminada, la página muestra el número de diario, el asiento, la fecha y la cuenta principal, pero puede agregar tablas, campos y criterios adicionales para limitar la búsqueda.
Traza de auditoría
Traza de auditoría es una página de Contabilidad general > Consultas e informes que muestra los tipos de transacciones, las descripciones, los autores de las transacciones y la fecha de creación de las transacciones. En la página Traza de auditoría, puede ver las transacciones de asiento.
Cada transacción contable es parte de un asiento. Cuando se registra un asiento o un grupo de asientos, el sistema crea un movimiento de traza de auditoría con un identificador numérico único. El movimiento incluye un texto de transacción generado automáticamente que identifica el origen del movimiento.
Haga clic en el botón Asiento para ver los asientos contenidos en el movimiento de traza de auditoría. El movimiento también incluye referencias al usuario que lo creó y a la fecha y hora del movimiento.
Puede usar la lista Transacciones contables para ver una relación de todas las transacciones registradas en la cuenta actual. Los movimientos son el resultado de registrar transacciones en diarios, pedidos de venta y de compra y cualquier otro módulo que se registre en contabilidad.
La información que figura en los campos de las transacciones contables no se puede modificar. Para corregir un movimiento, realice una transferencia; esta figurará luego en la página de consulta Traza de auditoría.
Alias de cuenta contable
Puede asociar un acceso directo a una cuenta contable utilizando un alias de cuenta contable en Contabilidad general > Plan de cuentas > Cuentas. Cuando escribe el acceso directo y presiona la tecla Tab, la cuenta y las dimensiones se rellenan, y el cursor o el foco irán al campo de foco inicial.
Informes financieros
También puede explorar y analizar transacciones de contabilidad general ejecutando informes financieros en Contabilidad general > Consultas e informes > Informes financieros. Debido a que el diseño de los informes financieros puede basarse en cuentas, dimensiones, categorías de cuentas o una combinación de los tres, puede ver las transacciones explorando en profundidad de varias maneras.
Si desea obtener más información sobre las transacciones de contabilidad general, también puede incluir varias propiedades de transacción como parte del diseño del informe. Si desea ver las transacciones que conforman un saldo de contabilidad general, puede explorar en profundidad hasta las transacciones de la cuenta, del mismo modo que puede hacerlo en la página de lista Saldo de comprobación.
Informes de contabilidad
Además de los informes financieros, puede usar los siguientes informes de contabilidad para ver las transacciones de contabilidad general.
- Extracto de dimensión: muestra las transacciones por día y cuenta, y también ofrece opciones para mostrar las transacciones por dimensión y periodo.
- Lista de transacciones contables: muestra las transacciones en las divisas de transacción, contabilidad y notificación de una cuenta.
- Imprimir diario: muestra el resultado de un diario registrado. Puede ejecutar el informe por número de lote del diario o por tipo de diario o agregar campos adicionales.
- Transacciones registradas por diario: muestra las transacciones que se han registrado en un diario, agrupadas por asiento. Al ejecutar este informe, deberá introducir una fecha de inicio y de finalización, que deben ser del mismo ejercicio.
- Lista de transacciones por fecha: muestra todas las transacciones por fecha, junto con el número de diario, el asiento y la cuenta contable. También muestra las transacciones en las divisas de transacción, contabilidad y notificación.
- Origen de la transacción: muestra la cuenta por diario y por divisa de transacción, contabilidad y notificación. También muestra cada línea del diario que se usó como contrapartida.
Publicar líneas de diario y documentos desde Microsoft Excel
El complemento Microsoft Excel para movimientos de diario proporciona un nivel adicional de automatización y facilita la introducción de datos. La acción Abrir líneas en Excel está disponible en Diario general y en las páginas Asiento del diario.
Puede introducir y publicar líneas de diarios financieros en Excel. Después de crear un diario, el botón Líneas abiertas en Excel muestra las plantillas disponibles. Las plantillas están diseñadas para admitir escenarios específicos; sin embargo, no todas las combinaciones de tipo de cuenta se admiten en el diario.
Cuando se publican las líneas, es necesario validarlas para asegurarse de que cumplen con las reglas configuradas en los diarios financieros. Puede editar o registrar los asientos de Finance.
Para agregar dimensiones financieras a una plantilla, se requieren cambios adicionales. Después de agregar dimensiones a la entidad, están disponibles en el diseñador de Excel y se pueden agregar a la plantilla.