Trabajar con pedidos de compra cuando se utiliza la colaboración de proveedor
Cuando trabaja con la colaboración del proveedor, también trabaja con pedidos de compra:
- Enviar un pedido de compra a un proveedor.
- Confirmar y aceptar un pedido de compra por parte de un proveedor.
- Cambiar un pedido de compra.
- Cancelar un pedido de compra.
- Agregar archivos adjuntos a un pedido de compra.
- Actualizar un pedido de compra cuando un proveedor sugiere cambios.
Enviar un pedido de compra a un proveedor
Los pedidos de compra se preparan en Supply Chain Management. Navegue a Proveedores > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.
Cuando un pedido de compra tiene un estado de Aprobado, puede enviarlo al proveedor seleccionando Enviar para confirmación en la pestaña Compra del panel de acciones. El estado del pedido de compra se cambia a En revisión externa.
Después de enviar el pedido de compra, el proveedor podrá verlo en la página Pedidos de compra para revisión en la interfaz de colaboración del proveedor. El proveedor puede aceptar el pedido de compra, rechazarlo o sugerirle cambios. El proveedor también puede agregar comentarios para comunicar información como cambios en el pedido de compra. Si desea atraer la atención del proveedor sobre un nuevo pedido de compra, también puede utilizar el sistema de gestión de impresión para enviar el pedido de compra por correo electrónico.
Confirmar y aceptar un pedido de compra por parte de un proveedor
Después de que un proveedor acepta un pedido de compra, este se puede confirmar automáticamente o puede que tenga que confirmarse manualmente. El comportamiento depende de si el campo Activación de colaboración se establece en Activo (el pedido de compra se confirma automáticamente) o En activo (el pedido de compra no se confirma automáticamente) por parte del proveedor.
Consulte la unidad Configurar colaboración de proveedor anterior para obtener una descripción general de las respuestas que el proveedor puede dar.
Puede usar el espacio de trabajo Preparación de pedidos de compra para controlar los pedidos de compra a los que ha respondido el proveedor. Este espacio de trabajo contiene dos listas que contienen pedidos de compra que tienen un estado de En revisión externa:
- En revisión externa requiere acción
- En revisión externa, en espera de respuesta del proveedor
Cambiar un pedido de compra
Para cambiar un pedido de compra al que ya ha respondido un proveedor, debe enviarle una nueva versión del pedido. El nuevo pedido de compra tendrá un sufijo de versión para indicar que se trata de una versión modificada de un pedido de compra que se envió anteriormente.
En la página Historial de confirmaciones del proveedor del pedido de compra, que se encuentra en Proveedores > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra en la pestaña Compra en el panel de acciones, tanto a usted como a sus proveedores, podrán realizar un seguimiento del historial de cada pedido. La versión previamente confirmada de un pedido de compra permanece en la lista de pedidos de compra confirmados hasta que se haya confirmado el nuevo pedido.
Cancelar un pedido de compra
Al cancelar un pedido de compra, el estado cambia a Aprobado. Debe devolver el pedido de compra al proveedor para que el proveedor pueda confirmar o rechazar la cancelación. Tras confirmar la cancelación, el pedido de compra aparecerá en la lista de pedidos de compra confirmados del proveedor como Cancelado.
Agregar archivos adjuntos a un pedido de compra
Puede agregar archivos adjuntos, como archivos, imágenes y notas al pedido de compra mediante el sistema de administración de documentos. Los archivos adjuntos del tipo Externo serán visibles para el proveedor cuando envíe el pedido de compra.
Actualizar un pedido de compra cuando un proveedor sugiere cambios
Si un proveedor ha respondido a un pedido de compra y ha sugerido cambios, el siguiente paso es procesar la respuesta.
En el espacio de trabajo Preparación de pedido de compra, en la lista En revisión externa requiere acción, puede identificar pedidos de compra que un proveedor ha aceptado con cambios o rechazado o aceptado si no está configurada la confirmación automática. Desde esta lista, también puede ir a la respuesta del proveedor.
En una respuesta, un proveedor puede cambiar la siguiente información en el encabezado:
- La referencia de documento de proveedor
- El modo de entrega
- Las condiciones de entrega
- La fecha de entrega confirmada
El proveedor también puede agregar una nota o archivo adjunto.
En las líneas del pedido de compra, el proveedor puede cambiar la cantidad y las fechas de entrega, agregar notas y anexos, rechazar una línea, sustituir una línea con otro producto que se introduce como texto y dividir una línea en varias entregas. El estado de una línea de pedido de compra varía en función de los cambios que el proveedor haya sugerido:
- Aceptado con cambios
- Rechazado
- Sustituido: en este caso, se agrega una línea adicional que tiene un estado de Sustituir.
- Confirmado
- Dividir en programación: en este caso, se agregan líneas adicionales que tienen un estado de Líneas de programación.
Si una línea no tiene cambios, el estado de la línea es Aceptado.
En la respuesta, los estados de línea indican los tipos de cambios que ha realizado el proveedor. Además, todos los campos que se modificaron aparecen en negrita para que pueda identificar mejor los cambios.
Puede actualizar un pedido de compra seleccionando Procesar actualización de pedido de compra en la respuesta o en una línea a la vez. Un campo ¿Se ha procesado la actualización del pedido de compra? en el encabezado y las líneas indica si el sistema ha procesado el encabezado o las líneas para actualizar el pedido de compra con los cambios originados en la respuesta. Puede ejecutar la acción Procesar actualización de pedido de compra solo una vez para cada encabezado o línea.
No todos los cambios sugeridos se pueden actualizar en un pedido de compra. Solo las actualizaciones en el encabezado y las actualizaciones de fechas y cantidades en líneas se pueden actualizar automáticamente en el pedido de compra. Para otros cambios, debe actualizar manualmente el pedido de compra. En este caso, el valor del campo ¿Se ha procesado la actualización del pedido de compra? es Actualización manual.
Por ejemplo, si un proveedor sugiere que una línea se divida en una programación, este cambio debe hacerse manualmente.
Todas las líneas que tienen un estado de Aceptado tendrán una fecha de entrega confirmada. Cuando ejecuta la acción Procesar actualización de pedido de compra, esta fecha se actualiza en el pedido de compra.
Las notas y los archivos adjuntos no se transfieren automáticamente al pedido de compra actual. Además, los acuerdos comerciales no se vuelven a evaluar en las líneas de pedido de compra cuando actualiza el pedido de compra actual con la acción Procesar actualización de pedido de compra.