Estados y versiones de pedidos de compra
En esta unidad se describe los diversos estados que puede tener un pedido de compra hasta el momento en que se confirma. También describe cuándo las nuevas versiones de un pedido de compra están disponibles para el proveedor. El comportamiento varía en función de si usa la gestión de cambios para los pedidos de compra o no.
Versiones y estados sin utilizar la gestión de cambios
La siguiente lista muestra un ejemplo de los cambios en el estado y la versión por los que podría pasar un pedido de compra.
- Se crea la versión inicial del pedido de compra en Supply Chain Management: el estado es Aprobado.
- El pedido de compra se envía al proveedor: se registra una versión en la interfaz de colaboración del proveedor y el estado cambia a En revisión externa.
- El proveedor envía una respuesta de Aceptado con cambios: el estado sigue siendo En revisión externa.
- Realiza algunos cambios que el proveedor solicitó: el estado ha cambiado a Aprobado.
- Envía la nueva versión del pedido de compra al proveedor: se registra una nueva versión en la interfaz de colaboración del proveedor y el estado cambia a En revisión externa.
- El proveedor acepta la nueva versión del pedido de compra: el estado sigue siendo En revisión externa, a menos que la cuenta del proveedor esté configurada para establecer automáticamente los pedidos de compra en estado Confirmado cuando el proveedor los acepta.
Los proveedores no tienen que confirmar un pedido de compra a través de la interfaz de colaboración del proveedor. También pueden enviar un correo electrónico o comunicar su aceptación de un pedido de compra a través de otros canales. Luego puede confirmar manualmente el pedido en Supply Chain Management.
En este caso, recibirá una advertencia que indica que el pedido se está confirmando aunque el proveedor no haya respondido. El pedido de compra aparece en el historial de confirmación como un Pedido confirmado abierto que no tiene ninguna respuesta. En este punto, el proveedor ya no tiene la opción de confirmar o rechazar el pedido de compra.
La versión del pedido de compra que está disponible para otros procesos en Supply Chain Management es siempre la última versión, aunque esa versión aún no se haya registrado en la interfaz de colaboración del proveedor.
Versiones y estados con la gestión de cambios habilitada
Si la gestión de cambios para los pedidos de compra está habilitada, pasan por un flujo de trabajo de aprobación para llegar al estado Aprobado. Este proceso no es visible para el proveedor.
La siguiente lista muestra un ejemplo de los cambios en el estado y la versión por los que podría pasar un pedido de compra cuando la gestión de cambios está activada. Se registra una versión cuando se aprueba el pedido de compra, no cuando se envía el pedido de compra al proveedor o se confirma.
- Se crea la versión inicial del pedido de compra en Supply Chain Management: el estado es Borrador.
- El pedido de compra se envía al proceso de aprobación (el proceso de aprobación es un proceso interno en el que el proveedor no participa): el estado cambia de Borrador a En revisión a Aprobación si no se rechaza durante el proceso de aprobación. El pedido de compra aprobado se registra como una versión.
- El pedido de compra se envía al proveedor: se registra la versión en la interfaz de colaboración del proveedor y el estado cambia a En revisión externa.
- Realiza algunos cambios que el proveedor solicitó, ya sea manualmente o mediante la acción de procesar actualización de pedido de compra en la respuesta para actualizar el pedido de compra: el estado vuelve a cambiar a Borrador.
- El pedido de compra se envía nuevamente al proceso de aprobación: el estado cambia de Borrador a En revisión a Aprobación si el pedido de compra no se rechaza durante el proceso de aprobación. De forma alternativa, el sistema se puede configurar para que los cambios de campo específicos no requieran una nueva aprobación. En este caso, el estado se cambia primero a Borrador y luego se actualiza automáticamente a Aprobado. El pedido de compra aprobado se registra como una nueva versión.
- Envía la nueva versión del pedido de compra al proveedor: se registra la nueva versión en la interfaz de colaboración del proveedor y el estado cambia a En revisión externa.