Procesar el cierre de fin de año
Al acabar el año, siempre es necesario realizar las siguientes tareas:
Realizar movimientos de ajuste que reflejen las transacciones del año anterior.
Imprimir informes, como informes financieros.
Hacer una copia de seguridad de los datos.
Crear un ejercicio nuevo y transferir los saldos de apertura.
Crear y registrar una hoja de cierre
Puede darse el caso de que una empresa imprima una balance de situación de comprobación para detectar incoherencias e introducir los ajustes necesarios antes de cerrar el periodo. Para realizar ajustes en Finance, puede ejecutar una de las dos tareas siguientes:
Anotar movimientos de diario típicos, según el ajuste.
Usar la página Ajustes del periodo de cierre.
Tenga en cuenta la información siguiente cuando utilice la página Ajustes del periodo de cierre:
Esta página muestra una vista avanzada de los saldos de las cuentas y en ella se pueden anotar directamente movimientos de fin de año.
Las anotaciones efectuadas en la página normalmente se producen en el periodo de cierre del ejercicio.
Se pueden crear varias hojas de cierre específicas (por ejemplo para ingresos, gastos, cuentas de saldo, etc.) y luego cargar los saldos desde la contabilidad general hasta la hoja de cierre. Después de cargar las transacciones, realice las transferencias de una cuenta a otra.
Se parece a un diario porque puede crear tantas hojas de cierre nuevas como sea necesario y puede registrar varias líneas de movimientos.
No se pueden realizar transacciones al periodo de Apertura en una hoja de cierre; utilice la opción Apertura solo cuando la transacción sea de saldo de apertura. Sin embargo, puede realizar ajustes en los períodos normales y en los períodos de cierre. Por lo general, este campo se establece en Cierre.
La elección de las columnas que deben rellenarse se realiza en función de la opción Cerrar que se seleccione al configurar cada cuenta en el plan de cuentas.
Registrar el ajuste del periodo de cierre
Cuando haya acabado de realizar las transferencias o los ajustes necesarios, seleccione el botón Registrar para registrar el ajuste de periodo de cierre. El ajuste de periodo de cierre solo se registra en el periodo de cierre.
También es el momento de generar informes y comprobar los resultados antes de cerrar el periodo y transferir los saldos finales al año nuevo como saldos de apertura.
Para registrar la hoja de cierre, abra el periodo de cierre en la página Períodos. Después de registrar la hoja de cierre, asegúrese de volver a cambiar el periodo a En espera.
Financial Reporting
Financial Reporting for Finance permite a los profesionales de las finanzas y los negocios crear, mantener, implementar y ver informes financieros. Son informes que no están limitados por las restricciones de los informes tradicionales y son útiles para diseñar con eficiencia varios tipos de informes.
Para obtener más información sobre la creación de informes financieros, consulte el vínculo de la unidad Resumen al final de este módulo.
Cierre de fin de año
Al final de un ejercicio, debe ejecutar el proceso de cierre de fin de año para transferir al año nuevo los saldos de apertura. La mayoría de las empresas ejecutan el proceso de cierre de fin de año varias veces. La primera ejecución del cierre de fin de año sirve para trasladar los saldos al nuevo ejercicio. Luego el fin de año se puede volver a ejecutar tantas veces como sea necesario para trasladar los saldos de los movimientos de ajuste al nuevo ejercicio.
Durante el proceso de cierre de fin de año se crean dos tipos de transacciones. Siempre se genera una transacción de apertura que se utiliza para crear los saldos de apertura del nuevo ejercicio. La transacción de apertura muestra los saldos de las cuentas contables del balance de situación en el nuevo ejercicio y los saldos de las cuentas contables de pérdidas y ganancias en la cuenta contable de ganancias retenidas en el nuevo ejercicio. La transacción de Cierre se crea opcionalmente para reducir los saldos de las cuentas de pérdidas y ganancias a cero en el año fiscal que se está cerrando.
El cierre de fin de año incluye transacciones no liquidadas para los saldos iniciales. Para facilitar la liquidación de las transacciones de saldo inicial de cada año fiscal, las organizaciones pueden optar por mantener los detalles de las transacciones no liquidadas para las cuentas principales identificadas en la liquidación del libro mayor. A fin de garantizar la uniformidad entre los saldos iniciales y las transacciones no liquidadas, las liquidaciones solo pueden hacerse dentro del año fiscal.
En el informe Transacciones no liquidadas, los usuarios pueden especificar un Desde y Fecha hasta para ver las transacciones no liquidadas dentro de su organización. El informe utiliza la fecha de liquidación para determinar qué transacciones se han liquidado en la Fecha hasta.
Optimizar cierre de fin de año
La característica Optimizar cierre de fin de año ayuda a garantizar que el procesamiento de cierre de fin de daño se ejecute en el microservicio cuando el servicio Optimizar cierre de fin de año esté instalado en Dynamics 365 Lifecycle Services y la característica Optimizar cierre de fin de año esté habilitada en Finance. La característica Optimizar cierre de fin de año también proporciona resultados de cierre de fin de año. Además de ejecutar la lógica de cierre de fin de año en el microservicio, especifica las dimensiones financieras del balance de situación de forma pormenorizada cuando cierra un año.
Para obtener más información, consulte Optimizar cierre de fin de año.
Prepararse para cerrar el año
Antes de ejecutar el proceso de cierre de fin de año, valide los siguientes valores.
En la página Cuenta principal:
Valide que todas las cuentas principales tengan el tipo de cuenta principal correctamente definido. El tipo de cuenta principal se usa para determinar si el saldo de la cuenta principal se utilizará como saldo de apertura o se cerrará en ganancias retenidas en la transacción de apertura.
El campo Cuenta de apertura se puede utilizar para transferir el saldo de la cuenta principal a otra cuenta principal durante el cierre de fin de año. La nueva cuenta principal se especifica en el campo Cuenta de apertura. Por lo general, este campo se usará para las cuentas principales de balance de situación cuando la cuenta principal se desactive y se use otra cuenta principal para el nuevo ejercicio.
En la página Parámetros de contabilidad general, en Cierre del ejercicio:
La opción Eliminar transacciones de cierre de año se utiliza para especificar si la transacción de apertura generada por el sistema a partir de un cierre de fin de año anterior debe eliminarse cuando el cierre de fin de año se vuelva a ejecutar. Si esta opción se establece en Sí, se eliminará la transacción de apertura anterior y se creará otra transacción de apertura basada en los saldos actuales. Si esta opción se establece en No, se guardará la transacción de apertura anterior y se creará una transacción de apertura adicional para transferir los saldos de las transacciones de ajuste que se registran después del cierre de fin de año anterior.
La opción Crear el asiento de cierre al lanzar el proceso de transacciones de cierre / apertura se usa para crear transacciones de cierre en el ejercicio que se está cerrando y poner los saldos de las cuentas de ganancias y pérdidas a cero. Si esta opción se establece en Sí, se crean la transacción de apertura y la transacción de cierre. Si esta opción se establece en No, en el siguiente ejercicio solo se crea la transacción de apertura para transferir los saldos. Los saldos de la cuenta de pérdidas y ganancias permanecen al final del ejercicio.
La opción Establecer el estado del ejercicio en Cerrado de forma permanente se utiliza para establecer el ejercicio en el estado cerrado de forma permanente. Use esta configuración con precaución ya que todos los períodos que tengan un estado permanentemente cerrado no se pueden volver a abrir, lo que impide que se registren ajustes en el ejercicio. Se recomienda establecer esta opción en No.
La opción Es necesario rellenar el número de asiento se utiliza para definir si se requiere un número de asiento al ejecutar el proceso de cierre de fin de año. Como buena práctica, es recomendable solicitar un número de asiento para poder detectar fácilmente la transacción de apertura.
En la página Calendario fiscal:
El siguiente ejercicio tiene que existir para poder ejecutar el cierre de fin de año. El siguiente ejercicio es necesario para crear los saldos de apertura en el periodo de apertura.
En la página Calendario contable:
Opcional: todos los períodos fiscales del ejercicio que se cierra se pueden establecer en En espera para evitar que se introduzcan nuevas transacciones. Cuando se identifican movimientos de ajuste, los períodos que están En espera se pueden volver a abrir para registrar movimientos de ajuste, incluso si el proceso de cierre de fin de año ya se ha ejecutado.
Definir plantillas de cierre de fin de año
Después de configurar el sistema, se puede ejecutar el proceso de cierre de fin de año. En la página Cierre de fin de año, se puede definir una plantilla para el grupo de entidades jurídicas para el que se ejecutará el proceso de cierre de fin de año. La plantilla se volverá a utilizar en cada cierre de fin de año, aunque podrá modificarse si la organización cambia.
Primero, defina el Nombre del grupo de la plantilla y seleccione el calendario fiscal. El nombre del grupo debe identificar el grupo de entidades jurídicas que se incluyen. Por ejemplo, las plantillas se podrían configurar en función de la geografía, con grupos independientes para las entidades jurídicas de América del Norte, las entidades jurídicas de la región de EMEA y las entidades jurídicas de la región de APAC.
A continuación, las entidades jurídicas se pueden agregar a la plantilla. Las entidades jurídicas se pueden agregar seleccionando una jerarquía organizativa o bien las entidades jurídicas. Si selecciona una jerarquía organizativa, solo se agregarán a la plantilla las entidades jurídicas de la jerarquía que usen el calendario fiscal. Si utiliza entidades jurídicas para agregar elementos a la plantilla, solo se podrán agregar entidades jurídicas que tengan el mismo calendario fiscal. Se requiere el mismo calendario fiscal porque el cierre de fin de año se ejecuta seleccionando un ejercicio, que puede variar según el año.
Después de agregar las entidades jurídicas, defina la cuenta principal de ganancias retenidas de cada entidad jurídica. El campo Fecha de último cierre de fin de año se actualizará cada vez que se ejecute el cierre de fin de año de la entidad jurídica.
La pestaña Dimensión financiera se utiliza para definir qué dimensiones financieras se utilizarán en la transacción de apertura. La configuración que defina es relevante solo para la entidad jurídica que se seleccione en la cuadrícula de entidades jurídicas. Repita la configuración por cada entidad jurídica de la cuadrícula.
La opción Transferir dimensiones de balance de situación se utiliza para definir si las dimensiones financieras de las transacciones que se anotan en las cuentas de balance de situación deben mantenerse en la transacción de apertura. Como buena práctica, es recomendable establecer esta opción en Sí.
La opción Transferir dimensiones de pérdidas y ganancias se utiliza para definir qué dimensiones financieras de las transacciones que se contabilizan en la cuenta de pérdidas y ganancias se transferirán a la cuenta principal de ganancias retenidas. Primero, identifique las dimensiones financieras que son pertinentes para la entidad jurídica seleccionada, como las dimensiones financieras que se contabilizan durante el año, incluso si la dimensión financiera no forma parte de una estructura contable activa.
A continuación, defina cada dimensión como Cerrar uno o Cerrar todo. El valor predeterminado es Cerrar todo, que mantiene los valores de la dimensión financiera original de las transacciones registradas y los usa para crear los saldos de apertura de la cuenta de ganancias retenidas. Se crearán saldos de apertura de ganancias retenidas independientes para cada combinación única de valores de la dimensión financiera.
Si la opción Cerrar uno está seleccionada, todas las transacciones que se contabilicen con esa dimensión financiera se resumirán en un saldo de apertura de ganancias retenidas para el valor de dimensión que se introduzca en el campo después de Cerrar uno.
Por ejemplo, supongamos que todas las transacciones del ejercicio se registraron según la estructura contable Cuenta principal - Departamento. En la Dimensión financiera del departamento de la plantilla, Cerrar uno está seleccionado y se introduce el valor 100. Si los ingresos totales de todas las transacciones que se contabilizan en los departamentos 200, 300 y 400 son 100 000 USD, se creará un saldo de apertura para Ganancias retenidas - 100. Si selecciona la opción Cerrar uno y deja el valor de la dimensión financiera en blanco, todas las transacciones se registrarán en las ganancias retenidas con ese valor de dimensión en blanco.
El proceso de cierre de fin de año no cumple las estructuras contables. No lo cumple porque las estructuras contables pueden cambiar a lo largo del ejercicio y no siempre es posible detectar la estructura contable relevante debido a dichos cambios. Cuando se crean transacciones de apertura, los saldos se verán con dimensiones financieras, tal y como están definidos en la plantilla de cierre de fin de año. Es posible que los movimientos de saldos de apertura incluyan dimensiones financieras que ya no figuren en la estructura contable en curso y combinaciones de segmentos que ya no sean válidas en dicha estructura. Si su organización desea excluir una dimensión financiera del saldo de apertura de ganancias retenidas, establezca la dimensión financiera para que sea Cerrar uno y deje el valor de dimensión vacío.
Ejecutar el proceso de cierre de año
Después de crear las plantillas de cierre de fin de año, puede iniciar el proceso de cierre de fin de año seleccionando Ejecutar ejercicio en el panel de acciones. Seleccione todas las entidades jurídicas o un subconjunto de entidades jurídicas de la plantilla para la que va a ejecutar el cierre de fin de año. Al ejecutar el cierre de fin de año por primera vez en un ejercicio, es probable que elija todas las entidades jurídicas para crear saldos de apertura para todas las entidades jurídicas. Si vuelve a ejecutar el cierre de fin de año, puede optar por ejecutar el proceso solo para las entidades jurídicas para las que se registraron movimientos de ajuste.
Seleccione el ejercicio en el que desea ejecutar el proceso de cierre de fin de año. Si el último periodo del ejercicio tiene más de un periodo de cierre, el campo Nombre del periodo pasará a estar disponible para que pueda seleccionar en qué periodo de cierre registrará la transacción de cierre si la configuración está definida para crear la transacción de cierre.
Introduzca un número de asiento, que puede o no ser obligatorio, según los valores que se hayan configurado en los parámetros de contabilidad general. Se utilizará el mismo número de asiento para todas las entidades jurídicas que se seleccionen para el proceso de cierre de fin de año. El número de asiento no se genera siguiendo una secuencia numérica. Como buena práctica es recomendable usar un número de asiento, aunque no sea obligatorio. Introducir un número de asiento lo ayudará a encontrar más fácilmente la transacción de apertura en el nuevo ejercicio. Si no se especifica un número de asiento, este quedará en blanco para la transacción de apertura.
Si desea revertir un cierre de fin de año anterior para el ejercicio seleccionado, establezca Deshacer cierre anterior en Sí. El cierre de fin de año se revertirá, pero el proceso se puede volver a ejecutar en cualquier momento. Si revierte un cierre de fin de año, la opción Fecha de último cierre de fin de año no estará disponible.
El proceso de cierre de fin de año se ejecuta de manera predeterminada en modo por lotes. Recomendamos que ejecute el proceso en modo por lotes para que el usuario pueda regresar a otras actividades. Cuando el proceso de cierre de fin de año haya terminado, el campo Fecha de último cierre de fin de año se actualizará con la fecha de la sesión.
Preparativos del periodo de cierre
Cuando cree un nuevo ejercicio, es posible que deba controlar las transacciones o impedir que estas actualicen las cuentas contables durante el proceso de cierre. Para detener las transacciones, establezca el periodo o períodos en En espera.
Este proceso es diferente de cuando se configura en Cerrado permanentemente, porque el periodo En espera se puede volver a abrir, mientras que el periodo Cerrado permanentemente, no. Cuando se cierra un periodo, el sistema muestra un mensaje de advertencia que es preciso confirmar para indicar que el periodo debe cerrarse porque la acción es irreversible.
Cuando se cierra un ejercicio, puede habilitar la opción Establecer el estado del ejercicio en Cerrado de forma permanente en la página Parámetros de contabilidad general.
Este enfoque establece todos los períodos de un ejercicio en el estado Cerrado permanentemente. También puede habilitar la opción Comprobar registro en diario de la página Parámetros de contabilidad general si desea comprobar si los períodos se registran en el diario antes de ponerlos en espera o cerrarlos permanentemente.
Transferir saldos de apertura ejecutando el proceso de cierre de fin de año
Después de comprobar los saldos finales, puede transferir los saldos finales al nuevo año como saldos de apertura.
Vaya a Contabilidad general > Cierre de periodo > Cierre de fin de año para ejecutar el proceso de cierre fiscal de las entidades jurídicas seleccionadas.
Seleccione Aceptar para seleccionar el ejercicio que desea cerrar y seleccione si desea deshacer el cierre anterior. Introduzca un valor en el campo Asiento y seleccione Aceptar para ejecutar el cierre fiscal.
En el proceso de apertura de transacciones, Finance crea:
Una línea para la transacción de apertura. Esta línea constituye el saldo de apertura del nuevo año.
Una transacción para cada divisa y dimensión financiera. Es necesario mantener esta transacción para que las estadísticas y los informes financieros sigan estando disponibles para el usuario. Puede transferir saldos con la frecuencia necesaria durante el proceso de cierre de fin de año.
Procesar impuestos sobre las ventas
Para liquidar saldos de impuestos sobre las ventas en las cuentas de impuestos sobre las ventas y compensarlos en la cuenta de liquidación de impuestos sobre las ventas de un periodo determinado, ejecute el procedimiento siguiente:
- Vaya a Impuesto > Declaraciones > Impuesto sobre las ventas > Liquidar y registrar impuestos.
- Introduzca un valor en el campo Período de liquidación y una fecha en el campo Fecha desde.
- En el campo Fecha de la transacción introduzca una fecha.
- Seleccione Aceptar.
Puede ver las transacciones de impuestos sobre las ventas registradas desde varias páginas, según lo que necesite ver.
- Vaya a Impuestos > Consultas e informes > Consultas de impuestos > Impuestos registrados.
- Seleccione los criterios deseados para filtrar las transacciones de impuestos sobre las ventas registradas.
- Cierre la página.
- Vaya a Impuesto > Impuestos indirectos > Impuesto sobre las ventas > Períodos de liquidación de impuestos.
- Expanda la sección Intervalos de periodo.
- Seleccione el intervalo que le interese.
- Muestre las transacciones de componente de impuestos registradas para el intervalo del periodo de liquidación seleccionado; para ello, seleccione Impuestos registrados en el panel de acciones.
- Puede filtrar aún más la lista de transacciones de impuestos registradas.
- Cierre la página.
- Vaya a Impuesto > Impuestos indirectos > Impuesto sobre las ventas> Códigos de impuestos.
- Seleccione el intervalo que le interese.
- En el panel de acciones, seleccione Código de impuestos.
- Seleccione Impuestos registrados.