Crear un evento de seminario web de Microsoft Teams
Según su licencia de Microsoft 365, puede tener acceso al servicio de Microsoft Teams, que es un proveedor de reuniones en línea. La funcionalidad de Microsoft Teams ahora está incorporada directamente en Dynamics 365 Marketing, lo que permite a los vendedores configurar, promover y hospedar eventos en directo y reuniones interactivas hospedadas en Microsoft Teams, así como informar sobre ellos, directamente desde la aplicación Marketing.
Nota
Para usar Microsoft Teams como proveedor de eventos en línea, debe tener una licencia de Microsoft 365 que le permita acceder al servicio de Teams. Si no tiene la licencia correcta, no aparecerán las opciones Seminario web de Teams, Reunión de Teams ni Evento en directo de Teams en la lista de proveedores de streaming.
Nota
Es preciso revisar varias directivas y configuraciones de Teams antes de crear eventos de Teams en Dynamics. Trabaje con su administrador de Teams para establecer qué configuración debe implementarse en su organización. Para obtener más información, consulte Habilitar seminarios web de Teams en Dynamics 365 y Habilitar eventos en directo de Teams en Dynamics 365 Marketing.
Para crear un evento de seminario web con Microsoft Teams, lleve a cabo los siguientes pasos.
Abra el área de trabajo Eventos y luego vaya a Planificación de eventos > Evento > Eventos.
Para crear un nuevo evento, seleccione + Nuevo en la barra de comandos.
Complete los detalles en la sección Información clave.
Nombre del evento: este campo es obligatorio.
Tipo de evento: seleccione un tipo, por ejemplo, Demostración, Formación, Seminario web, etc. El sistema incluye varias opciones listas para usar, pero puede modificarlas para adaptarlas a las necesidades de su negocio. Este campo es para fines de seguimiento y elaboración de informes internos y no afectará a ninguna de las otras características del evento.
Complete los detalles en la sección Programación.
Zona horaria del evento: este campo es obligatorio. La zona horaria se establece de forma predeterminada en la zona horaria asociada al usuario que está creando el evento. En caso necesario, puede cambiarla en cada evento.
Fecha de inicio del evento: este campo es obligatorio. Especifique la fecha de inicio del evento. La fecha aparecerá en el sitio web del evento.
Fecha de finalización del evento: este campo es obligatorio. Especifique la fecha de finalización del evento. La fecha aparecerá en el sitio web del evento. Una vez que guarde el registro del evento, aparecerá una cuenta atrás del evento, en días, en forma de campo de solo lectura.
En la sección Transmitir este evento en línea, cambie ¿Desea transmitir este evento? a Sí y, a continuación, elija el tipo de evento de Teams.
Seminario web de Teams: use los seminarios web de Teams para crear presentaciones en línea. Uno o varios presentadores pueden compartir contenido, vídeos y audio. Los participantes pueden ver el contenido y tienen la posibilidad de interactuar con los presentadores. El público interactúa con reacciones, publicaciones en el chat o respondiendo preguntas de encuestas. Los asistentes no pueden compartir su propio audio, vídeo o contenido. Los seminarios web son útiles para ponencias de conferencias o reuniones, donde algunos presentadores se dirigen a un público más amplio. Los seminarios web pueden admitir hasta 1000 asistentes. Después de seleccionar Seminario web de Teams como proveedor de streaming de su evento, podrá ver y editar las opciones de reunión en Dynamics 365 Marketing. Para cambiar la configuración predeterminada, configure la alternancia de Cambiar las opciones de reunión a Sí. Esto revela la configuración del seminario web, que puede ajustar en función del evento. Para obtener más información, consulte Seminario web de Teams.
Nota
Solo puede crear seminarios web de Teams públicos desde Dynamics 365 Marketing. Estos eventos están abiertos a todos los que estén registrados para el evento.
Eventos activos de Teams: los eventos activos son útiles para ponencias de conferencias o reuniones donde algunos presentadores se dirijan a un público numeroso. Los presentadores pueden compartir contenido, vídeo y audio con los asistentes. El público puede enviar preguntas utilizando la característica de preguntas y respuestas del evento en directo. Después de seleccionar Eventos activos de Teams como proveedor de streaming de su evento, podrá ver y editar las opciones de reunión en Dynamics 365 Marketing. Para obtener más información, consulte Eventos activos de Teams. Para obtener más información, consulte Eventos activos de Teams.
Nota
Solo puede crear eventos en directo de Teams públicos desde Dynamics 365 Marketing. Estos eventos están abiertos a todos. No es necesario que los asistentes inicien sesión para asistir al evento.
Reuniones de Teams: la opción Reuniones de Teams le permite crear una experiencia de reunión interactiva en línea, donde todos los asistentes puedan compartir audio, vídeo o contenidos. Las reuniones también pueden incluir una característica con la que los participantes pueden unirse a las reuniones desde una línea telefónica normal. Después de seleccionar Reuniones de Teams como proveedor de streaming de su evento, podrá ver y editar las opciones de reunión en Dynamics 365 Marketing. Para cambiar la configuración predeterminada, configure la alternancia de Cambiar las opciones de reunión a Sí. Esto revela la configuración de la reunión, que puede ajustar en función del evento. Para obtener más información, consulte Reuniones de Teams.
URL de Teams: vínculo que los presentadores o productores pueden usar para acceder al evento de Teams.
Propietario de la reunión de Teams: el propietario de la reunión de Teams se establece en el usuario que crea el evento en Dynamics 365 Marketing. No puede cambiar el propietario de la reunión de Teams una vez que se haya creado el evento. Esto es diferente del propietario del registro de evento de Marketing. El propietario de la reunión de Teams se designa como propietario del evento en Teams. Téngalo en cuenta al decidir quién será responsable de crear eventos en la aplicación Marketing. Deberá iniciar sesión y crear el evento como la persona que desea figurar como Organizador en la invitación al evento.
Cuando termine de configurar las opciones del evento, seleccione Guardar.
Agregue Presentadores a su evento (para seminarios web, eventos en directo y reuniones).
Un productor es un anfitrión que se asegura de que los asistentes disfruten de una excelente experiencia de visualización, controlando la transmisión del evento en directo. El productor puede iniciar y detener el evento, administrar las fuentes de vídeo del presentador, etc.
Para agregar un productor, navegue hasta la pestaña Información adicional.
En la sección Miembros del equipo, seleccione Agregar miembro del equipo para un evento existente. Busque el miembro del equipo que le gustaría agregar. Si el registro del miembro del equipo no existe actualmente, créelo.
Seleccione Agregar.
Para obtener más información, consulte Roles del evento en directo.
Personalice el contenido del calendario (para los inscritos en el evento).
Cuando los asistentes se registran en un evento, desean una forma de realizar un seguimiento no solo de la fecha del evento, sino también de las sesiones a las que tienen previsto asistir. El editor de correo electrónico de Dynamics 365 Marketing permite generar automáticamente archivos iCalendar personalizados para realizar un seguimiento de los eventos y las sesiones. Con el editor de correo electrónico, puede agregar un botón de archivo iCalendar personalizado para el contacto de correo electrónico. Cuando el contacto selecciona el botón, se descarga el archivo iCalendar, lo que permite que el contacto lo agregue al calendario de su elección.
Para configurar el contenido del calendario de ese archivo iCalendar, vaya a la pestaña Información adicional.
Vaya a la sección Contenido del calendario.
Para eventos transmitidos en streaming, se agrega automáticamente un botón de registro si el contenido del calendario está vacío. Es un vínculo importante, ya que genera un vínculo personalizado para el asistente y crea automáticamente un registro para registrarse en Dynamics cuando el asistente hace clic en el vínculo para unirse al evento virtual.
Puede agregar contenido adicional a la invitación del calendario según sus necesidades (por ejemplo, una descripción del evento, una lista de temas o los oradores).
La sección de contenido de la izquierda le permite editar el contenido de los calendarios que admiten descripciones HTML, como Outlook. La sección de contenido de la derecha le permite editar el contenido de los calendarios que solo admiten descripciones de texto, como Gmail y Apple Calendar. Según el calendario al que se importe el archivo iCalendar, se utilizará la descripción HTML o solo texto.
Para obtener más información, consulte Personalizar descripciones de un archivo iCalendar.
Nota
Una vez que se haya creado o actualizado un evento de Teams y se hayan agregado los productores y presentadores (agregando miembros del equipo y oradores), la reunión aparecerá en su calendario de Outlook y en su calendario de Teams. El calendario es una versión de solo lectura del evento. Los cambios introducidos en el evento desde el calendario del propietario de la reunión de Teams no actualizarán el evento en Dynamics 365 Marketing. Los oradores y los miembros del equipo pueden unirse al evento en directo desde sus calendarios.
La característica de integración de calendario para productores y presentadores no se ve afectada por el campo Contenido del calendario de la pestaña Información adicional. El campo Contenido del calendario solo afecta a los archivos .ics enviados a través del diseñador de correo electrónico a los inscritos en el evento. Para obtener más información, consulte Integración con el calendario.
El siguiente paso en la planificación de su seminario web será configurar el formulario de registro de su evento. Consulte la siguiente unidad (Crear formulario de registro de eventos) para obtener más información sobre las distintas opciones de registro en Dynamics 365 Marketing.
Para obtener más información, consulte Configurar un seminario web de Microsoft Teams.
Nota
La sincronización entre Teams y Dynamics 365 Marketing funciona en una dirección: de Dynamics 365 Marketing a Teams. El elemento de calendario de Teams para su evento es de solo lectura. Dynamics 365 Marketing puede sobrescribir cualquier cambio que introduzca en Teams. Administre y edite su reunión solo desde la aplicación Marketing.
Nota
Cualquier cambio que se introduzca en el registro de eventos de Dynamics 365 solo se reflejará en Teams cuando lo realice este usuario o cuando seleccione Sincronizar con Teams.
Importante
Un usuario que tenga acceso a un registro de eventos y permisos para editar el registro de Dynamics 365 Marketing puede introducir cualquier cambio en un registro. Sin embargo, dado que es posible que el mismo usuario no haya creado el evento en directo o la reunión correspondiente en Teams (y, por lo tanto, puede que no sea el Propietario de la reunión de Teams), los cambios que el usuario introduzca en un registro de eventos de Marketing no se propagarán a Teams. Todo cambio introducido en el registro de eventos de Dynamics 365 solo se reflejará en Teams cuando el propietario de la reunión de Teams del evento seleccione Sincronizar con Teams en el registro de eventos de Dynamics.
Para obtener más información, consulte Mantener Dynamics y Teams sincronizados.