Configurar usuarios
Antes de poder crear flujos de trabajo, debe configurar a los usuarios que participarán en ellos. Este paso es necesario, por ejemplo, para especificar quién recibirá una notificación para actuar en un paso del flujo de trabajo.
En la página Grupo de usuarios de flujo de trabajo puede configurar usuarios en los grupos de usuarios del flujo de trabajo y luego especificar los números de los usuarios en una secuencia del proceso, como una cadena de aprobadores.
Los usuarios de flujo de trabajo que funcionan como usuarios de aprobación, tanto solicitantes de aprobación como aprobadores, también deben estar configurados en la página Config. usuario aprobación.
Configuración de usuarios del flujo de trabajo
Los grupos de usuarios del flujo de trabajo contienen a las personas que formarán parte del flujo de trabajo. Al configurar flujos de trabajo de aprobación y si varias personas deben realizar una aprobación, puede seleccionar Grupo de usuarios de flujo de trabajo como tipo de aprobador para el flujo de trabajo.
Cada persona que se incorpore a un grupo de usuarios de flujo de trabajo tiene una secuencia.
Si asigna números incrementales a cada aprobador en el campo N.º de secuencia, puede definir la jerarquía de los usuarios del grupo. Si asigna el mismo número en el campo Nº secuencia, puede definir que una solicitud de aprobación no se puede aprobar hasta que varios aprobadores iguales la hayan aprobado, independientemente de la jerarquía.
Para configurar usuarios del flujo de trabajo, siga estos pasos:
Seleccione el icono Buscar página de la esquina superior derecha de la página, especifique Grupos de usuarios de flujo de trabajo y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
Seleccione Nuevo.
En el campo Código, introduzca un máximo de 20 caracteres para identificar el flujo de trabajo.
En el campo Descripción, introduzca una descripción del flujo de trabajo.
En la ficha desplegable Miembros de grupo de usuarios de flujo de trabajo, rellene los campos en la primera línea de la siguiente manera:
Nombre de usuario: especifique el usuario que participará en los flujos de trabajo. El usuario debe existir en la página Configuración de usuario.
Nº secuencia : especifica el orden en el que el usuario del flujo de trabajo participa en un flujo de trabajo en relación con otros usuarios. Este campo se puede utilizar, por ejemplo, para especificar cuándo aprueba el usuario en relación con otros aprobadores cuando se utiliza la opción Grupo de usuarios de flujo de trabajo en el campo Tipo de aprobador en la respuesta del flujo de trabajo relacionada. Para definir que una solicitud de aprobación no se aprueba hasta que varios aprobadores iguales la hayan aprobado, independientemente de la jerarquía, debe configurar un grupo de usuarios de flujo de trabajo plano y asignar el mismo número de secuencia al aprobador correspondiente.
Repita el paso 5 para agregar más usuarios de flujo de trabajo al grupo de usuarios.
Configurar usuarios de aprobación
Los usuarios de aprobación participan en los flujos de trabajo de aprobación. En la página Config. usuario aprobación, puede establecer límites de cantidad para tipos específicos de solicitudes y definir aprobadores sustitutos a quienes se delegan las solicitudes de aprobación cuando el aprobador original está ausente.
Siga estos pasos para configurar un usuario de aprobación:
Seleccione el icono buscar página en la esquina superior derecha de la página, introduzca config. usuario aprobación y luego seleccione el vínculo relacionado.
Cree una nueva línea en la página Config. usuario aprobación y luego complete los campos de la siguiente manera:
Id. de usuario: seleccione el id. de usuario de la persona que participa en el proceso de aprobación.
Cód. vendedor/comprador: especifique el código de vendedor o comprador que se aplica al usuario en el campo Cód. vendedor/comprador.
Por lo general, debe rellenar el campo Cód. vendedor/comprador si el vendedor o comprador responsable del cliente o proveedor es también la persona que debe aprobar la solicitud de compra o venta en cuestión.
Id. aprobador: seleccione el id. de usuario de la persona que debe aprobar las solicitudes realizadas por el usuario que aparece en el campo Id. usuario.
Importe límite aprob. ventas: especifica el importe máximo de ventas en el campo DL que el usuario que consta en el campo Id. de usuario puede aprobar. Cuando el usuario crea un documento de ventas que excede este importe, el documento requerirá una aprobación adicional.
Aprobación venta ilimitada: especifica que el usuario que consta en el campo Id. de usuario puede aprobar todas las solicitudes de venta independientemente de su importe. Esencialmente, los documentos de venta del usuario no necesitarán más aprobación.
Importe límite aprob. compras: especifica el importe máximo de compras en el campo DL que el usuario que consta en el campo Id. de usuario puede aprobar.
Aprobación compra ilimitada: especifica que el usuario que consta en el campo Id. de usuario puede aprobar todas las solicitudes de compra independientemente de su importe.
Imp. lím. aprob. solic. compra: especifica el importe máximo de DL que el usuario que consta en el campo Id. de usuario puede aprobar para ofertas de compra.
Aprob. solic. compra ilimitada: especifica que el usuario que consta en el campo Id. de usuario puede aprobar todas las ofertas de compra independientemente de su importe.
Sustituir: seleccione el Id. de usuario del usuario que debe aprobar las solicitudes que realiza el usuario que consta en el campo Id. de usuario si el que consta en el campo Id. aprobador no está disponible.
Correo electrónico: especifica la dirección de correo electrónico del usuario que consta en el campo Id. de usuario.
Nº teléfono : especifica el número de teléfono del usuario.
Administrador aprobación: especifica el usuario que tiene derechos para desbloquear los flujos de trabajo de aprobación, por ejemplo, al delegar solicitudes de aprobación en aprobadores sustitutos y eliminar solicitudes de aprobación vencidas.
Repita el paso 2 para agregar más usuarios a la configuración de usuarios de aprobación.
Dado que la jerarquía de aprobadores se configura en un orden secuencial, lo que significa que un aprobador puede necesitar la aprobación de otro, asegúrese de probar la coherencia de la jerarquía y de que no se produzcan jerarquías circulares.
Antes de que los usuarios comiencen a trabajar según la configuración de usuarios de aprobación, puede probar la configuración ejecutando el informe Prueba config. usuario aprob.. Puede probar la configuración usuario por usuario para las siguientes opciones:
Configuración aprobación ventas
Configuración aprobación compras
Config. aprobación solicitudes
Todos
Para ejecutar el informe, seleccione la acción Prueba config. usuario aprob. en la página Config. usuario aprobación. Un error típico en el informe del usuario de aprobación ocurre cuando el límite de importe de un aprobador es menor que el del usuario que está más abajo en la jerarquía que el aprobador.