Planeamiento de un piloto
Al planear un piloto, se debe permitir un tiempo suficiente para realizar pruebas suficientes antes de la implementación. Una vez completadas las pruebas y resueltos todos los problemas conocidos, la implementación debe implementarse en fases. Siempre existe la posibilidad de que haya factores externos que no se hayan identificado en el laboratorio que puedan aparecer de repente y afectar a la implementación. Incluso si una implementación no provoca complicaciones técnicas, el personal de TI debe estar preparado para admitir el impacto de la implementación en los usuarios finales. Si no se proporcionan recursos suficientes para capacitar a los usuarios y abordar preguntas o preocupaciones, puede tener un impacto tan negativo como un problema de software o hardware.
Implementación por fases
La implementación por fases mediante anillos de implementación es el concepto de empezar con grupos pequeños y, después, ampliar la escala de implementación de forma mesurada a lo largo del tiempo. Normalmente, cuando se redacta un plan de comunicación y entrenamiento, estos anillos y sus miembros deben formarse. De este modo, puede reducir el riesgo potencial y validar el enfoque a medida que abra continuamente la válvula de implementación o pausar las actividades si es necesario, por ejemplo, cuando ve que se producen más llamadas al departamento de soporte técnico de lo esperado.
Los anillos de implementación se crean mejor en cooperación con las unidades de negocio y sus administradores. Quiere conocer las fechas y horas críticas que debe evitar al implementar o realizar cambios. Con un planeamiento minucioso y la compra a las partes interesadas, conseguir que los usuarios participen y se sientan cómodos con los cambios que surjan será más fácil.
Fase 1: el equipo de TI y los agentes internos pioneros
Comience su implementación con el equipo de TI y los entusiastas pioneros, que se ofrecen como voluntarios para el acceso anticipado. Con estos "agentes internos", puede probar sus comunicaciones, los impactos del cambio y la eficacia de las comunicaciones y el entrenamiento. El departamento de TI ejecuta pequeños pilotos durante esta fase y aprende técnicas de solución de problemas y automatización para ayudar durante fases de implementación más amplias.
Es importante haber involucrado a los miembros en la fase piloto inicial para asegurarse de que documentan sus observaciones y retroalimentan el proceso. Además, es conveniente tener expertos fuera del equipo de TI que ayuden a ampliar la comunicación orgánica y de boca en boca sobre las nuevas funcionalidades, y a menudo será lo primero que se tratará a la hora de prestar soporte a los usuarios en fases posteriores cuando necesiten ayuda.
Fase 2: Piloto
Una vez que se haya familiarizado con la primera fase, puede dirigirse a un conjunto más amplio de usuarios para la segunda fase piloto. Esto debe incluir una combinación representativa de roles de usuario, tipos de dispositivos, aplicaciones, complementos de Office, etc. Los dispositivos piloto también deben ser usuarios o dispositivos de bajo riesgo para minimizar el impacto empresarial durante la fase piloto. Los datos que devuelven estos grupos se usarán en Analytics para dirigirse a las tandas iniciales de la fase 3, la implementación más amplia.
Recuerde que todos los equipos de esta fase y futuras fases deben registrarse en el servicio Analytics, por lo que puede recopilar datos de diagnóstico sobre el estado del dispositivo y la aplicación, así como sobre el ahorro de ancho de banda. Análisis de puntos de conexión puede ayudar a determinar candidatos para grupos piloto y a identificar posibles problemas que a los usuarios podría resultar difícil de identificar y notificar.
Para esta fase, es especialmente importante comunicar los cambios y ayudar a los usuarios a utilizar las nuevas funcionalidades. A menudo, los usuarios pueden anular la prioridad e ignorar el correo electrónico u otras comunicaciones procedentes de TI; esto les permite reunirse con el equipo de administración para obtener su ayuda para comunicar el cambio e impulsar la adopción de nuevas herramientas y tecnologías.
También necesitará su aportación en los períodos de tiempo que se deben evitar, por lo que puede minimizar la interrupción del usuario. Por ejemplo, el equipo financiero puede resultar necesario al final de los trimestres fiscales o en los equipos de desarrollo de productos durante el lanzamiento de un producto.
En paralelo al planeamiento de dispositivos, usuarios, departamentos y plazos, puede empezar a crear sus planes de comunicación y entrenamiento, así como comenzar a compilar contenido o a interactuar con recursos externos para ayudar a entrenar a los usuarios.
Fase 3 y posteriores: Implementación más amplia en producción
Al llegar a las fases de una implementación más amplia, habrá perfeccionado los procesos, la comunicación, el entrenamiento y las herramientas de autoservicio. Ahora puede usar los datos de diagnóstico recopilados para dirigirse a más PC.
Implemente a un ritmo razonable para el departamento de TI, el departamento de soporte técnico, los usuarios y la capacidad de red. Siempre puede volver al paso 2 en el ciclo del proceso de implementación para optimizar aún más la red. Tenga en cuenta también la capacidad de red y use herramientas de optimización, como la memoria caché del mismo nivel, LEDBAT y otras técnicas para facilitar una transferencia más rápida de datos relacionados con la implementación.
Además de los datos de diagnóstico que supervisa mediante las herramientas de análisis, también puede supervisar el uso del servicio Microsoft 365 de forma granular con informes de uso detallados por carga de trabajo en el centro de administración y mediante los paneles de administración de Power BI. Son herramientas excelentes para ayudar a establecer y controlar los objetivos a medida que implemente nuevas herramientas para trabajar juntos, como Microsoft Teams, o nuevas formas de compartir archivos, como OneDrive.
La aceptación y adopción de nuevas tecnologías continuarán mucho después de que todos los PC de la organización tengan Windows 11 y Aplicaciones de Microsoft 365 instalados. Además, los usuarios no cambiarán necesariamente la forma de trabajar, sin dedicar tiempo a informarse y entrenarse en relación con las nuevas funcionalidades. Por último, la comunicación es continua con los nuevos modelos de mantenimiento que proporcionan nuevas funcionalidades en una programación semianual en curso para Windows y, opcionalmente, en una programación mensual para Office.