Describir los recursos y los procesos de programación
Las organizaciones que administran personal móvil o prestan servicios a los clientes pueden enfrentarse a una amplia gama de escenarios y desafíos de programación. No solo debe identificar quién está disponible para trabajar con un artículo, sino que también debe asegurarse de que la persona programada esté cualificada para realizar las tareas necesarias. Como distribuidor, es fundamental que esté equipado con toda información que pudiera determinar las decisiones o influir en ellas de algún modo. Esto ayuda a evitar malas experiencias, clientes insatisfechos y, en última instancia, pérdidas de ingresos.
Es importante que su solución de programación le proporcione las herramientas necesarias para respaldar sus necesidades específicas de programación. Independientemente del enfoque de su negocio y del modelo de programación que se utilice, su solución de programación debe poder identificar y proporcionar respuestas a las siguientes preguntas:
¿Está el artículo listo para ser programado?: el hecho de que se haya creado una orden de trabajo no siempre significa que esté lista para ser programada. Muchas veces, debe esperar a que lleguen cosas, como piezas, antes de programar el artículo.
Qué tipos de recursos necesito programar: ¿el artículo requiere personas o un equipo específico? ¿Requiere múltiples recursos?
Quién está cualificado para trabajar con este artículo: ¿qué habilidades, certificaciones, roles, oficios, etc. se necesitan para trabajar en el artículo?
Cuándo debe hacerse: ¿existen ventanas de servicio específicas o periodos de tiempo con los que debemos trabajar?
Restricciones del cliente ¿hay algo en el nivel de cliente que podría influir en mi decisión sobre qué recurso programar? Por ejemplo, ¿hay recursos con los que el cliente preferiría o no preferiría trabajar?
Geografía: ¿dónde se está realizando el trabajo, qué recursos cualificados tengo en esa área que cumplan con esos requisitos?
Cancelaciones: ¿cómo nos ocupamos de las cancelaciones o las solicitudes de reprogramación?
La lista no representa una lista completa de cosas que es preciso tener en cuenta. Sin embargo, le da una idea de lo que es importante al proporcionar una solución de programación.
Dynamics 365 Field Service proporciona múltiples formas de ayudar a los distribuidores a administrar las programaciones diarias de su fuerza laboral. Las opciones van desde la gestión y programación manual de artículos hasta soluciones de programación totalmente automatizadas en las que los distribuidores se centran principalmente en gestionar anomalías de programación o situaciones especiales.
Las opciones que Dynamics 365 proporciona son:
Programación manual: el tablero de programación ayuda a proporcionar a los distribuidores la información que necesitan. Desde el tablero de programación, puede ver fácilmente todos los artículos actualmente no programados y la disponibilidad de todos los recursos (personas, instalaciones, equipamiento) y programar esos artículos directamente desde el tablero.
Asistente de programación: el asistente de programación puede utilizarse directamente desde una orden de trabajo o desde el tablero de programación. Ofrece sugerencias de recursos potenciales y franjas horarias para programar un artículo. Estas sugerencias se basan en los requisitos capturados en el registro, como las aptitudes necesarias, las ventanas de tiempo y más.
Programación optimizada o automatizada: Resource Scheduling Optimization permite a las organizaciones programar y reprogramar artículos automáticamente en función de objetivos predefinidos. Esta optimización puede incluir maximizar el tiempo de trabajo del técnico, minimizar los viajes y programar primero los artículos de alta prioridad.
Tablero de programación de Dynamics 365 Field Service
Los distribuidores de las organizaciones necesitan por lo general gran cantidad de información a su disposición. Dependiendo del tamaño de su organización, un distribuidor puede programar en cualquier lugar entre veinte y cientos de recursos potenciales a diario. Para asegurarse de que todos estén donde necesiten estar y que los clientes reciban el servicio requerido, los distribuidores deben conocer cosas como las siguientes:
¿Qué está actualmente programado?
¿Qué necesita programarse?
¿Quién está disponible?
¿Qué aspecto tiene el tráfico?
El panel de programación ayuda a distribuidores como Marco a conocer mejor esta información. Pueden ver en tiempo real lo que está programado, incluidos los recursos asignados, los tiempos y el estado. Además, pueden ver lo que se debe programar, así como la disponibilidad de recursos como personas, instalaciones y equipos.
Vea una breve descripción general de los paneles y componentes usados con mayor frecuencia.
Calendario de programación: muestra una lista de recursos y elementos actualmente programados. El calendario de programación se puede usar para programar nuevos elementos e interactuar con los elementos programados existentes.
Panel de filtro: proporciona acceso a filtros interactivos que se pueden utilizar para ayudar en la programación.
Panel de mapa: proporciona un mapa que se puede utilizar para ayudar en la programación.
Detalles: proporciona más detalles del elemento que está seleccionado actualmente.
Requisitos de recursos: proporciona una lista de requisitos activos que deben programarse.
Pueden ocurrir muchas cosas a lo largo del día que pueden afectar a la programación. A medida que se producen estos cambios o elementos, los distribuidores necesitan poder realizar cambios en la programación lo más rápidamente posible. Entre los ejemplos de cosas que pueden afectar a la programación se pueden incluir:
Una orden de trabajo de emergencia que se creó y necesita que alguien se programe ahora.
Un cliente que cancela o necesita reprogramar.
Un recurso que llama para informar de que está enfermo y necesita que alguien le sustituya.
Un accidente ocurrido en una autopista concreta.
Hay varias formas de poder programar artículos usando el panel de programación.
Son las siguientes:
Arrastrar y mover manualmente elementos por el panel de programación.
Usar buscar disponibilidad para iniciar el asistente de programación.
Directamente desde la vista de mapa.
Bloquear tiempo en el calendario de forma manual.
Si bien las opciones de programación manuales del panel de programación son útiles, la mayoría de las veces es más fácil programar directamente desde una orden de trabajo, usando el asistente de programación. Cuando se cargue el asistente de programación, muestra los recursos potenciales que se podrían programar para el elemento en función de lo que se requiera. Se muestran todos los recursos disponibles y sus intervalos de tiempo abiertos. Los criterios de filtro utilizados para mostrar los resultados se pueden modificar para expandir o reducir el número de resultados devueltos.
En la imagen, el asistente de programación identifica varios recursos que pertenecen al territorio del Medio Oeste y tienen disponibilidad para trabajar en un artículo específico.
El panel de programación ofrece diversos métodos para que los distribuidores puedan reprogramar elementos o sustituir recursos. En función de cuál sea la necesidad específica, los distribuidores pueden hacer lo siguiente.
Volver a reservar: la opción de volver a reservar mueve una reserva a otra hora u otro día, y la asigna a un recurso diferente. Esta opción suele utilizarse cuando un cliente necesita reprogramar por completo.
Sustituir recurso: mantiene la reserva en su momento original y reemplaza el recurso original asociado con la reserva por un recurso diferente. Por ejemplo, un técnico ya no está disponible para trabajar en un artículo y este debe asignarse a otra persona.
Mover elementos a otro día: mueve varios elementos del día actual a la misma hora de otro día. Este movimiento puede producirse si la reserva se creó con anticipación y los cambios en la programación ya no le permiten ejecutarlo en estos días.