Documentación del usuario
La documentación del usuario explica cómo planea utilizar el cliente el sistema que ha creado para él. La documentación del usuario no siempre tiene por qué ser un documento real que lean los usuarios. Se pueden crear tutoriales en vídeo, diapositivas de PowerPoint que guíen al usuario a lo largo de un proceso, soporte técnico de Power Pages, preguntas frecuentes e instrucciones paso a paso sobre cómo utilizar el sistema en un documento.
A menudo, los usuarios quieren una guía de inicio rápido. Para ello, puede resultar útil crear un lote de diapositivas de PowerPoint que explique los conceptos básicos del sistema.
Los vídeos cortos sobre el uso del sistema pueden ser extremadamente valiosos para los usuarios. Los usuarios pueden consumir el contenido en su propio tiempo y obtener en un formato más reducido información que sea específica para sus necesidades. Los vídeos de formación son cada vez más populares porque son más fáciles de consumir para los usuarios. El aspecto negativo de los vídeos es que no son fáciles de actualizar. Si actualiza el sistema a la última versión y se han realizado varios cambios, deberá crear nuevos vídeos de formación.
La documentación completa del usuario suele explicar cómo planea utilizar el cliente la solución. Además, debe incluir cómo planea navegar el usuario en el sistema, el propósito de la solución (por qué ha elegido implementarla) y el tipo de usuarios que utilizarán la solución.
También debe incluir el ámbito del proyecto, describiendo las razones para crear la solución de la forma que lo ha hecho y las razones para incluir determinados procesos. Es importante igualmente explicar el motivo por el que ha excluido algunos procesos y funciones. Esta documentación detallada ayudará a que los usuarios comprendan más fácilmente por qué ha creado el sistema de determinada manera.
Una buena manera de comenzar con el documento de usuario es explicar los términos clave. La tecnología de Microsoft está llena de acrónimos y la mayoría de los usuarios no los conocen. Es recomendable proporcionar una lista de acrónimos y términos específicos de Dynamics 365 que está utilizando en el documento de usuario y lo que significan.
Recuerde, está creando este documento para los usuarios. Por tanto, asegúrese de que esté redactado para que entiendan cómo utilizar el sistema que usted ha creado. Los usuarios no están interesados en conocer el aspecto técnico de cómo ha creado la solución. Lo que quieren es saber y conoce lo que es importante para ellos y cómo puede ayudarlos el sistema a realizar su trabajo.
En muchos sistemas, es probable que haya creado diferentes soluciones para diferentes grupos de usuarios. Por ejemplo, el contable quiere aprender a crear clientes en Microsoft Dynamics 365 Finance, mientras que el CFO quiere aprender a obtener informes del sistema.
Cuando cree la documentación del usuario, puede dividirla en secciones para que cada usuario pueda encontrar la sección que se le aplica. Por ejemplo, el coordinador de eventos ha comenzado recientemente a utilizar Microsoft Dynamics 365 Customer Insights - Journeys. Solo le interesa la sección Eventos, y no la sección sobre cómo crear un correo electrónico de marketing. Sin embargo, para otros usuarios del equipo de marketing la sección Correos electrónicos de marketing es fundamental. Asegúrese de tener un buen índice y encabezados prácticos para ayudar al usuario a navegar a las secciones del documento que sean más relevantes para él y su trabajo.
Además, puede crear preguntas frecuentes (FAQ) y guías de solución de problemas en la documentación de usuario. En las preguntas frecuentes se ofrece una lista de las dudas más comunes que pueden tener los usuarios. La lista debe ser breve y responder solo a las preguntas más habituales. Una guía de solución de problemas ayuda al usuario a resolver los problemas más comunes que puedan encontrar. Si el usuario no encuentra su proyecto y usted ha implementado Microsoft Dynamics 365 Project Operations, puede deberse a que está buscando en una vista incorrecta. Una solución sencilla a este problema cambiar de vista. La solución puede parecer fácil, pero si el usuario no tiene experiencia, puede sentirse frustrado cuando no entiende cómo funciona algo.
Las guías visuales pueden ayudar a mejorar una explicación. Cuando enseñe a utilizar el sistema, asegúrese de agregar imágenes del sistema para facilitar el aprendizaje.