Describir el ciclo de vida de una orden de trabajo
En Dynamics 365 Field Service, una orden de trabajo es una tarea o un trabajo que se debe programar o asignar a alguien. Las órdenes de trabajo generalmente incluyen información como la siguiente:
- Para quién es la orden de trabajo
- El tipo de trabajo que se debe realizar
- Los plazos
- Los productos y servicios que se deben entregar
- Las tareas que hay que hacer
Por ejemplo, Contoso Coffee podría crear una orden de trabajo para un cliente cuya máquina de expreso no tiene circulación de agua y, por tanto, debe repararse.
Ese no es el único escenario en el que se podría crear una orden de trabajo. Se pueden crear órdenes de trabajo para un número ilimitado de escenarios; por ejemplo:
Una solicitud interna para instalar un nuevo equipo.
Un seguimiento de una inspección o auditoría.
El envío de un técnico basado en una alerta generada por un dispositivo de IoT.
Un caso que no se puede resolver de forma remota y requiere el envío de un técnico.
El modo y el momento en que las organizaciones crean órdenes de trabajo depende de múltiples factores, como el modelo de servicio, los procedimientos y la tecnología que se utiliza. Dynamics 365 Field Service admite la creación de órdenes de trabajo de muchas formas. Estas son algunas de las formas en las que una organización puede crear una orden de trabajo:
Como parte de un proceso de venta de servicio:
Creado manualmente después de realizar un pedido
Creado automáticamente a partir de una oportunidad de ventas generada en Dynamics 365
Como remisión a una instancia superior de un caso que no pudo resolverse de forma remota
- Convertido automáticamente en orden de trabajo basada en registros de casos creados en Dynamics 365
Convertido manualmente en solicitud de cliente o servicio de programación desde un portal
Automáticamente según un contrato o programación de servicio
Automáticamente a partir de un evento generado por un dispositivo de IoT
Cada orden de trabajo tiene un estado que define el estado actual de la orden de trabajo. El estado permite a las personas saber en qué punto de su ciclo de vida se encuentra la orden de trabajo.
Los estados de orden de trabajo disponibles son los siguientes.
Abierto: sin programar: indica que se ha creado la orden de trabajo, pero aún no se ha programado en el sistema.
Abierto: programado: indica que se ha programado la orden de trabajo y se le ha asignado a un recurso la responsabilidad de completar el trabajo.
Abierto: en curso: indica que un agente de campo está trabajando activamente en el artículo.
Abierto: completado: indica que el trabajo se ha completado; es posible que la orden de trabajo esté a la espera de la aprobación final para garantizar que todo se haya hecho correctamente.
Cerrado: registrado: indica que la orden de trabajo está cerrada y se puede facturar.
Cerrado: cancelado: indica que el trabajo en el artículo no se había completado y se había cancelado.
A medida que la orden de trabajo avanza por su ciclo de vida, el estado se refleja en el registro de la orden de trabajo en Dynamics 365. Si bien cada organización es un poco diferente, las etapas por las que pasa una orden de trabajo durante su ciclo de vida serán similares al gráfico.
Creación de órdenes de trabajo: se crea una orden de trabajo, generalmente a partir de un caso u oportunidad.
Programar: a continuación, se programa la orden de trabajo.
Distribución: se distribuye la orden de trabajo.
Servicio: se ejecuta la orden de trabajo y se actualizan los detalles.
Revisión/Aprobación: un supervisor revisa y aprueba la orden de trabajo.
Ajuste de facturas e inventarios: se realizan ajustes de inventario y se genera una factura para la cuenta correspondiente.
Además, las organizaciones pueden realizar un seguimiento de los costes y gastos asociados con las órdenes de trabajo. La información de las órdenes de trabajo se puede utilizar para el seguimiento de costes, y ayuda a las organizaciones a identificar cuánto les está costando cada orden de trabajo.
Demostración de clics: trabajar con órdenes de trabajo
En esta demostración de clics, se le guiará a través de varios escenarios de creación de órdenes de trabajo. En primer lugar, veremos la creación de una orden de trabajo a partir de un registro de caso y, posteriormente, veremos los diferentes componentes de la orden de trabajo.
Trabajar con órdenes de trabajo
Como hemos visto, Dynamics 365 Field Service proporciona varias opciones para crear órdenes de trabajo basadas en las necesidades de su organización. Una vez creada, la información importante, como los productos necesarios y los servicios que se prestarán, se puede completar automáticamente en función del propósito de la orden de trabajo. También se puede definir otra información importante, como prioridad, ventanas de programación y las preferencias del cliente, a fin de ofrecer orientación durante la programación de la orden de trabajo.
Aplicación Field Service para Outlook.
Los programadores y distribuidores pasan gran parte de su día de trabajo viendo y respondiendo a correos electrónicos. Esto significa que, a menudo, reciben solicitudes de órdenes de trabajo y solicitudes de programación directamente desde los correos electrónicos de los clientes.
La aplicación Dynamics 365 Field Service para Outlook se integra con el correo electrónico de sus programadores y les permite crear y programar órdenes de trabajo de clientes sin necesidad de salir de Microsoft Outlook. Mientras visualiza el correo electrónico de un cliente, puede abrir el componente Field Service. Una vez abierto, puede ver una lista de órdenes de trabajo existentes o puede usar Copilot en Dynamics 365 Field Service para crear una orden de trabajo basada en el contenido del correo electrónico.
Copilot escanea el contenido del correo electrónico y ofrece sugerencias sobre cómo crear la orden de trabajo. Como programador, puede aceptar esas sugerencias o modificarlas según sea necesario.
Además de ayudar a crear órdenes de trabajo, el complemento Field Service también ayuda a programar órdenes de trabajo directamente desde Outlook. Analiza el elemento que desea programar y ofrece sugerencias de programación en función de la disponibilidad y las capacidades de los técnicos, la proximidad a la ubicación del cliente, los plazos acordados y la unidad de negocio.
