Describir flujos de procesos de negocio de Dynamics 365 Sales
Muchas organizaciones emplean procesos durante un ciclo de vida de ventas para maximizar las posibilidades de conseguir la venta. Durante la calificación de clientes potenciales, por ejemplo, los representantes de ventas realizan tareas para determinar si una oportunidad es viable. Los comerciales identifican cómo compra artículos una empresa, el tiempo que les lleva llegar a la compra y otros datos relevantes. Una vez que se califica al cliente potencial, es posible que identifique otros elementos, como los ingresos o si es necesario efectuar una comprobación de crédito.
Los flujos de proceso de negocio (BPF) en Dynamics 365 ofrecen una guía sobre cómo realizar el trabajo. Aportan una experiencia de usuario optimizada para guiar a las personas a través de procesos específicos definidos por su organización. Por ejemplo, Contoso Coffee usa flujos de proceso de negocio para guiar a los vendedores a través del proceso para calificar clientes potenciales, administrar la oportunidad, preparar el presupuesto y generar un pedido.
Un flujo de proceso de negocio se compone de etapas y pasos como elementos primarios. Desde una perspectiva de ventas, una fase en el flujo de proceso de negocio podría representar una fase en el proceso de ventas, como calificar a un cliente o proponer una solución. A su vez, la fase se compone de pasos. Estos pasos son campos que se pueden rellenar según se van finalizando; por ejemplo, puede marcar una casilla cuando haya identificado al responsable de la toma de decisiones.
Dynamics 365 Sales viene de fábrica con dos flujos de proceso de negocio integrados y personalizados para las ventas.
Proceso desde el cliente potencial a la oportunidad de ventas: el proceso de ventas consta de cuatro s, Calificar>Desarrollar>Proponer>Cerrar, que comienzan por el registro de un cliente potencial y se extiende hasta el cierre de una oportunidad.
Proceso de oportunidad de venta: consta de las mismas cuatro etapas que el proceso de cliente potencial a oportunidad. Sin embargo, comienza cuando se crea una oportunidad.
En la imagen, se ve un ejemplo del proceso de cliente potencial a oportunidad aplicado a un cliente potencial recién creado para Contoso Coffee.
En la fase de calificación, se le presentarán pasos para obtener elementos como el proceso de compra, el presupuesto estimado o el periodo de tiempo de compra, entre otras cosas. Una vez que esté listo, puede avanzar fácilmente a la fase de desarrollo, antes de pasar a las de propuesta y cierre. El flujo de proceso de negocio garantiza que todos los comerciales sigan los mismos procesos repetibles. Gracias al respeto a un proceso estándar, los comerciales maximizan sus posibilidades de cerrar oportunidades y se aseguran de no perder ninguna ocasión.
Demostración con clics: Flujo de proceso de negocio
En esta demostración con clics, se le guiará a través de un proceso típico de administración de clientes potenciales. Este proceso incluye la creación de un nuevo cliente potencial en la aplicación y el uso de la funcionalidad de Dynamics 365 Sales para moverlo a través del proceso de calificación.
Flujos de procesos de negocio de Dynamics 365 Sales
Como ha visto, Dynamics 365 Sales facilita que los usuarios capturen y califiquen clientes potenciales. Se pueden crear fácilmente clientes potenciales de varias maneras para adaptarse a diferentes modelos de venta. Después de la creación, los flujos de procesos de negocio ayudan a los vendedores a capturar información esencial y a seguir los pasos necesarios para calificar a clientes potenciales que cumplan con los criterios de su organización.
Poner en práctica lo aprendido
Ahora que hemos examinado estas características individualmente, veamos cómo se usan en combinación para lograr que el cliente potencial de un comercial se convierta en una oportunidad.
Calificar: el comercial califica al cliente potencial mediante el proceso de calificación de clientes potenciales descrito anteriormente.
Desarrollar: el registro avanzó automáticamente a la fase Desarrollar cuando el cliente potencial se convirtió en una oportunidad.
El comercial completa la información adicional que se necesita para la oportunidad, como la fecha estimada de cierre, la necesidad del cliente y la información presupuestaria.
Se agregan las partes interesadas que representan a miembros del equipo del proyecto, miembros de la junta asesora, asesores legales, etc.
Se agregan competidores con los que competimos en la oportunidad.
Se define la información de precios y productos.
Se establece la oportunidad para usar precios calculados por el sistema y se define una lista de precios comerciales.
Se incluye cada elemento de línea y se define la información de precios.
Se programa una reunión con el cliente para una semana a partir de hoy.
El asistente le recuerda la cita al ejecutivo de cuentas.
Durante la reunión, el cliente solicita una propuesta formal para la solución.
El comercial adelanta la oportunidad a la fase Proponer.
Proponer: se genera una oferta formal y se entrega al cliente.
Se definen los recursos de ventas internos que se necesitan para la oportunidad.
Se agregan miembros del equipo de ventas.
- Opcionalmente, se podrían usar equipos de acceso para proporcionar acceso de registro a esos miembros que están definidos.
Se agrega una oferta a la oportunidad que incluye todos los productos definidos en la oportunidad.
Se programa una reunión con el cliente para presentarle formalmente la oferta.
El equipo prepara una presentación final que se adjunta a la oportunidad.
- Si lo desea, se podría usar la integración con SharePoint o OneDrive para almacenar documentos relacionados.
La oferta se activa y se presenta al cliente durante la reunión.
- Se actualizan las notas sobre la reunión.
El cliente acepta la oferta.
El comercial adelanta la oportunidad a la fase Cerrar.
Cerrar: se completan las tareas necesarias para cerrar la oportunidad.
El cliente recibe la propuesta final y la firma.
La oferta se convierte en un pedido y se cierra.
- La oportunidad se cierra.
Las oportunidades se pueden cerrar de varias maneras. Se pueden cerrar cuando se cierra una oferta asociada o cuando se crea un pedido a partir de una oferta. El otro método consiste en cerrar la oportunidad manualmente.